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Foto: Dr. Flex

Der größte Hebel für Entlastung in Zahnarztpraxen liegt im Terminmanagement: 74 % aller telefonischen Anfragen betreffen Terminbuchungen, -verschiebungen oder -absagen. Hier setzt die Dr. Flex VoiceAI an. Sie nimmt Anrufe entgegen, erkennt das Anliegen des Patienten und führt Terminprozesse in Echtzeit im Praxisverwaltungssystem (PVS) aus – ohne parallelen Online-Kalender und ohne doppelte Datenpflege.

Flexibler Automatisierungsgrad dank Assistenzmodi

Neue Assistenzmodi geben Praxen die volle Kontrolle darüber, wie stark die KI eingebunden wird:

• Full Assist: Die VoiceAI übernimmt Telefongespräche vollständig.
• Smart Assist: Patienten werden zuerst an die Praxis geleitet. Ist niemand erreichbar oder die Leitung besetzt, übernimmt die KI automatisch.
• On-Demand-Modus: Aktiviert die VoiceAI gezielt bei Personalausfällen, Stoßzeiten, im Urlaub oder außerhalb der Sprechzeiten.

Die trainierbare Praxis-KI: Eigene Wissensbasis erstellen

Mit der Training Section wird die VoiceAI zur lernenden Praxis-KI. Praxen können eigene Fragen und Antworten hinterlegen und häufige Anliegen strukturieren – etwa zu Anamnese, Kosten, Behandlungsabläufen oder organisatorischen Regeln. Die KI erkennt wiederkehrende Fragen und schlägt sie zur Ergänzung vor. Bei Bedarf löst die VoiceAI direkte Aktionen aus, wie den Versand eines Anamnese-Links per SMS. Komplexere Anliegen landen im Ticket-System zur asynchronen Bearbeitung. Für Praxisverbünde bietet das System zudem eine Multi-Standort-Logik mit zentraler Nummer.

DSGVO-konform und praxiserprobt

Die technologische Basis läuft auf eigener Infrastruktur in Deutschland: DSGVO-konform, mit lokaler Datenverarbeitung und beschleunigten Modellen. Über 1.000 dentale Fachkräfte arbeiten bereits mit der Dr. Flex VoiceAI. Das Ergebnis: weniger Telefonbelastung, höhere Erreichbarkeit und mehr Struktur im Praxisalltag. Damit entwickelt sich die VoiceAI von der digitalen Telefonassistenz zur zentralen Kommunikationsschnittstelle der Praxis.

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