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Foto: CGM

Gleichzeitig vermeiden klare Abläufe Missverständnisse und Rückfragen und entlasten damit das Praxisteam. Mit zielgerichteten Lösungen innerhalb des CGM-Portfolios unterstützen die CGM Dentalsysteme Praxen effektiv in der Patientenkommunikation.

Mit flexiblen Zusatzprodukten erweitert das Unternehmen bestehende Praxissoftwarelösungen. Die Anwendungen lassen sich einzeln einsetzen oder flexibel miteinander kombinieren und sollen administrative Abläufe stärker automatisieren, die Erreichbarkeit verbessern und Teams mehr Zeit für die persönliche Betreuung geben.

Für die Patientenkommunikation stehen dabei insbesondere die CGM OnlineRezeption, der KI-gestützte CGM TelefonAssistent, ClickDoc, die CGM VideoSprechstunde und CGM CheckIn im Fokus. Gemeinsam begleiten sie zentrale Kontaktpunkte: von der digitalen Anfrage und Terminbuchung über telefonische Anliegen bis zum Check-in und zur ortsunabhängigen Rücksprache. Digitalisierung wird so nicht zum Ersatz des persönlichen Kontakts, sondern schafft Freiräume für Kommunikation dort, wo sie medizinisch und menschlich besonders wichtig ist.

CGM OnlineRezeption: Anliegen strukturiert und jederzeit erfassen

Mit der CGM OnlineRezeption können Patientinnen und Patienten Terminwünsche, Rezeptanfragen, Rückrufbitten oder weitere Anliegen zukünftig direkt über die Praxiswebsite übermitteln. Ein KI-gestützter Chat führt durch die Anfrage, stellt gezielte Rückfragen und bereitet die Angaben strukturiert auf. Alle Anliegen werden zentral gebündelt und kategorisiert; eine zusätzliche App ist nicht erforderlich. So entsteht ein Kommunikationskanal unabhängig von Öffnungs- und Telefonzeiten. Die Unterstützung zahlreicher Sprachen kann zudem Kommunikationsbarrieren reduzieren. In Verbindung mit dem KI-gestützten CGM TelefonAssistent werden schriftliche und telefonische Anfragen in einer zentralen Übersicht zusammengeführt, was die strukturierte Bearbeitung erleichtert und Medienbrüche¹ reduziert.

CGM TelefonAssistent: Erreichbar bleiben, ohne den Empfang zu überlasten

Tatsache ist: Am Telefon treffen unterschiedliche Kommunikationsgewohnheiten aufeinander. Während viele ältere Patientinnen und Patienten weiterhin selbstverständlich zum Hörer greifen und das persönliche Gespräch bei sensiblen oder medizinischen Fragen wichtig bleibt, vermeiden insbesondere jüngere Menschen klassische Telefonate häufiger und bevorzugen digitale, zeitlich flexible Kontaktmöglichkeiten. Praxen müssen deshalb unterschiedliche Bedürfnisse abdecken und auch in Stoßzeiten erreichbar bleiben.

Der CGM TelefonAssistent unterstützt genau hier. Die KI-basierte Lösung nimmt eingehende Anrufe entgegen, kann mehrere Gespräche parallel verarbeiten, erfasst Anliegen strukturiert und stellt dem Team Zusammenfassungen in einer webbasierten Übersicht bereit. Anfragen lassen sich kategorisieren und gezielt bearbeiten. In Kombination mit ClickDoc können Terminwünsche direkt mit dem Praxiskalender abgeglichen und Termine gebucht werden. So sinkt der Druck durch ein dauerhaft klingelndes Telefon, während Patientinnen und Patienten ihr Anliegen weiterhin telefonisch platzieren können, auch dann, wenn das Team gerade in der Behandlung gebunden ist. Digitale Assistenz ersetzt dabei nicht die persönliche Kommunikation: Sie schafft vielmehr Zeit für Tätigkeiten, bei denen Zuhören, Erklären und individuelle Zuwendung unverzichtbar sind.

ClickDoc: Terminmanagement als Teil guter Kommunikation

Auch Terminorganisation ist Patientenkommunikation. Mit ClickDoc können Patientinnen und Patienten Termine online buchen und erhalten Bestätigungen sowie Erinnerungen per E-Mail oder SMS. Patientenformulare, beispielsweise Anamnesebögen, lassen sich bereits mit der Terminbestätigung versenden und vor dem Praxisbesuch digital ausfüllen. Für die Praxis bedeutet das weniger manuellen Verwaltungsaufwand; automatische Bestätigungen, Erinnerungen und Nachrückfunktionen können zudem Terminausfällen entgegenwirken. Patientinnen und Patienten profitieren von einem transparenten Prozess unabhängig von telefonischen Sprechzeiten. Verlässliche Informationen und einfache Terminwege stärken das Praxiserlebnis und damit auch die Patientenbindung.

VideoSprechstunde: Persönlicher Austausch auch auf Distanz

Für geeignete Beratungs-, Kontroll- oder Besprechungsanlässe schafft die CGM VideoSprechstunde einen zusätzlichen direkten Kontaktkanal. Patientinnen und Patienten erhalten einen personalisierten Link und Zugangscode und gelangen darüber in einen virtuellen Warteraum. Während des Gesprächs stehen unter anderem eine Chatfunktion, Dokumentenfreigabe und Bildschirmübertragung zur Verfügung. Gerade für Berufstätige oder Menschen mit eingeschränkter Mobilität kann das den Zugang zur Praxis erleichtern. Fragen lassen sich direkt klären, Informationen erläutern und nächste Schritte abstimmen. Das schafft Transparenz und kann Unsicherheiten reduzieren. Die CGM VideoSprechstunde ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und nach den Vorgaben von KBV und GKV-Spitzenverband zertifiziert.

CheckIn: Ein strukturierter Start in den Praxisbesuch

CGM CheckIn ermöglicht die selbstständige Anmeldung am digitalen Terminal statt am Praxisempfang. Die Praxis entscheidet, welche Funktionen bereitgestellt werden; eine leicht verständliche, mehrsprachige und barrierearme Benutzeroberfläche führt Schritt für Schritt durch den Check-in. In Kombination mit weiteren Anwendungen lassen sich beispielsweise Anamnesebögen ausfüllen oder über ClickDoc Termine vereinbaren. Der digitale Check-in kann Wartezeiten am Empfang reduzieren und Mitarbeitende insbesondere bei hohem Patientenaufkommen oder personellen Engpässen entlasten. Gleichzeitig gewinnen Patientinnen und Patienten mehr Selbstständigkeit im Anmeldeprozess. Das Team kann sich dadurch stärker auf individuelle Fragen und besondere Anliegen konzentrieren.

Mehr digitale Unterstützung, mehr Raum für persönliche Kommunikation

Gute Kommunikation prägt somit das gesamte Praxiserlebnis und damit die Bereitschaft, einer Praxis langfristig verbunden zu bleiben. CGM setzt deshalb nicht auf einen einzigen Kommunikationsweg, sondern auf miteinander kombinierbare, flexible und intelligente Lösungen für unterschiedliche Kontaktpunkte und Präferenzen.

CGM OnlineRezeption, CGM TelefonAssistent, ClickDoc, CGM VideoSprechstunde und CGM CheckIn schaffen digitale Zugänge, strukturieren Routineprozesse und entlasten das Team. So kann Technologie genau dort unterstützen, wo im Praxisalltag häufig Zeit verloren geht und gleichzeitig Raum für das schaffen, was sich nicht automatisieren lässt: Zuhören, Erklären, Beraten und Vertrauen aufbauen

^{1 Ein Medienbruch resultiert, wenn Daten oder Informationen nicht durchgängig digital oder in einheitlicher Form verarbeitet werden können, sondern an einer Schnittstelle in eine andere Form übertragen werden müssen.}