Foto: © Shutterstock.com

Z-E-N hat in diesem Zusam­menhang weder mit Buddhismus noch Esoterik zu tun, sondern dient als Abkürzung für ein Modell, nach dem sich die zu erledi­genden Tagesaufgaben auswählen lassen. Mithilfe dieses Rasters können auch Zahnärzte überprüfen, für welche Tätigkeiten es sich wirklich lohnt, Zeit aufzuwenden. Konsequent angewandt, garantiert die Z-E-N-Methode sofort effektiv bessere Ergebnisse und verleiht der eigenen Produktivität einen enormen Schub. Denn Zahnarzt zu sein bedeutet ja bei Weitem nicht nur, Patienten zu behandeln – ganz nebenbei gibtes auch noch eine Vielzahl anderer Aufgaben zu bewältigen bzw. zu entscheiden, ob man sich heute genau dafür Zeit nimmt.

Bin ich gerade produktiv  oder nur beschäftigt? Wenn wir die rein produktive Zeit messen, kommt ein durchschnittlicher Unternehmer im Laufe eines Arbeitstages laut Zahlen aus den Vereinigten Staaten auf bestenfalls 45 Minuten. Bei Zahnärzten ist das anders: Sie schaffenes tatsächlich, sich einen Großteil der Zeit auf das Wesentliche, nämlich den Patienten bzw. dessen Behandlung zu konzentrieren. Aber auch Zahnärzte kennen Phasen,in denen sie abgelenkt werden: Kostenvoranschläge sollten geschrieben werden, da kommen Vertreter, die einem neue Produkte anbieten. Diktiert man gerade Rechnungen, stellt sichein neues Labor vor. Und dazwischen verliert man sich bei der Rechercheim Internet. Um herauszufinden, ob wir gerade produktiv oder nur beschäftigt sind, benötigen wir folgende drei Messgrößen:

Z = Zielorientiert
Die erste, alles entscheidende Frage lautet: Was ist mein wichtigstes Ziel? Zu diesem Zweck müssen wir alle „Alibi-Tätigkeiten“ um uns herum weglassen, die uns diesem Ziel nicht wirklich näher bringen. Erst dann können wir zweifelsfrei definieren, welche eine Tätigkeit wir jetzt unternehmen sollten, um unserem Hauptziel entscheidend näherzukommen. Stellen Sie sich also als Erstes die Frage: Bringt mich das, was ich jetzt tue, meinem wichtigsten Ziel am nächsten?

E = Einkommensproduzierend

Die zweite zentrale Frage lautet: Generiert mir das, was ich gerade tue, entsprechendes Einkommen? Ist es einkommensproduzierend? Diese Frage ist für jeden Zahnarzt von entscheidender Bedeutung. Und doch wird sie häufig geradezu sträflich vernachlässigt. Für Zahnärzte als Unternehmer muss das Verwandeln von Zeit in Geld höchste Priorität genießen. Tatsächlich ist dies sogar die einzige Aufgabe, auf die es letzten Endes ankommt.

N = Nutzbringend

Die dritte Frage lautet: Ist das, was ich in diesem Augenblick tue, nutz­bringend? Bietet es meinen Patienten, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern einen entsprechenden Mehrwert? Somit haben wir die drei Eckpfeiler der Z-E-N-Methode definiert:

Z = Zielorientiert
E = Einkommensproduzierend
N = Nutzbringend

und damit ein wertvolles Raster für alle anstehenden Aufgaben. Es geht genau genommen darum, jede unternehmerische Tätigkeit durch diesen Filter zu sieben. Und dieses Sieb ist so engmaschig, dass alles, was weder Z, noch E, noch N ist, hindurchfällt und damit nur die wirklich wesentlichen Aktivitäten hängen bleiben. Die Frage ist natürlich, wie viel Zeit und Raum wir dieser Methode einräumen wollen? Im Idealfall sorgen wir dafür, dass wir jeden Tag mindestens ein Z, ein E und ein N als erledigt markieren können. Die Frage ist natürlich: Was zählt wozu?

Arbeitsleistungen neu definieren

Wonach messen wir, was eine Stunde unserer Zeit wert ist? Im Normalfall werden wir zur Beantwortung dieser Frage den Stundensatz zugrunde legen, den wir üblicherweise in Rechnung stellen. So berechnen beispielsweise Life Coaches, die nach ihrer Ausbildungin unserem Team starten, ein Honorar von 75 Euro pro Stunde. Demnach ist der Life Coach in der Zeit, in der er mit seinem Klienten arbeitet, 75 Euro pro Stunde wert. Doch genau diese Annahme ist falsch! Denn nicht dieseTätigkeit hat dem Coach sein Honorar generiert, sondern die im Vorfeld statt­ gefundene Akquise. Mit anderen Worten: Alles, was dazu geführt hat, dass es überhaupt zu diesem Coaching kommt: Vielleicht das zehn minütige Eingangsinterview am Telefon oder das anschließende Schnuppergespräch. Das Coaching selbst ist hingegen unter der Rubrik N = Nutzbringend einzuordnen. Wenn wir anderen Menschen helfen, das zu erreichen, was sie haben wollen, dann wird es dazu führen, dass wir unweigerlich erreichen, was wir wollen. Liefert ein Coach im Erstgespräch für seinen Klienten einen entsprechenden Nutzen, wird er im Re­gelfall gebucht oder weiterempfohlen. Bereitet der Coach nach dem Schnuppergespräch für das erste intensive Gespräch eine Frageliste vor oder schreibt anschließend eine To-do-Liste, ist er in dieser Zeit, die ebenfalls mit dem Ho­norar abgegolten wird, zielorientiert tätig. Also konkret:
Z könnte zum Beispiel heißen, eine Stunde am PC zu verbringen, um ein Mailing zu gestalten. E könnte beispielsweise heißen, einen Termin mit einer Empfehlung für ein Schnuppercoaching zu vereinbaren oder ein Follow-up Telefonat durch­zuführen. N könnte bedeuten, ein Coaching-Gespräch durchzuführen oder eine Geburtstagsmail zu versenden.

Auf den Zahnarzt übertragen bedeutet dies: Einkommensproduzierend ist er, wenn er seinen Patienten über eine Behandlung informiert, anschließend den Kostenvoranschlag geschrieben hat und die Zusage vorliegt bzw. der Termin vereinbart ist. In dem Moment, in dem er die Behandlung durchführt, agiert er nutzbringend, denn er möchte gegenüber seinem Patienten die bestmögliche Leistung bieten. Erst dann hat er Nutzen gestiftet, der dazu führt, dass er weiterempfohlen wird und so neue Anfragen generiert. In dem Augenblick, in dem er dazu übergeht, diese zu beantworten, ist er wieder einkommensproduktiv tätig. Um die Z-E-N-Methode wirkungsvoll anzuwenden, ist es von essenzieller Bedeutung, diesen Unterschied zu verstehen. Denn nur dann kann diese Methodeunsere tägliche Arbeit tatsächlich re­volutionieren.

Eine Vorstellung vom Wert der Zeit entwickeln

Stellen Sie sich bitte einmal vor, Sie verdienen 300 Euro pro Stunde. Jede Minute Ihrer Zeit wäre also fünf Euro wert. Dann stellt sich doch die Frage: Was von dem, was ich heute noch tue, würde ich bei fünf Euro die Minute sicher nicht mehr tun? Es würde wahrscheinlich eine ganze Menge wegfal­len oder Sie würden vieles delegieren, damit es andere erledigen, einverstanden? Ich weiß, dass es verführerisch ist,ausgiebig in sozialen Netzwerken zu surfen und in den Profilen und Statusmeldungen anderer zu stöbern. Sie müssen sich nur einmal realistisch ganz klar vor Augen führen: Wenn Sie fünf Euro die Minute verdienen, würden Sie wahrscheinlich nicht mehr so ohne Weiteres 20 Minuten sinnlos im Netz surfen, weil Sie dann rechnen müssten: „In diesen 20 Minuten verschwende ich gerade 100 Euro meines Wertes.“ Was würden Sie stattdessen in dieser Zeit tun? Ganz klar: Sie würden einkommensproduzierend tätig sein.

Den wichtigen Themen Vorfahrt gewähren

Mit diesem Modell haben wir eine wunderbare Möglichkeit, wirklich jeden Tag etwas zu tun, was uns unserem Ziel näherbringt. Mit diesem Filterin den kommenden zwölf Monaten zuarbeiten bedeutet, den wirklich wich­tigen Themen Vorfahrt zu gewähren. Stellen Sie sich vor, Sie sind morgen aufgrund einer plötzlichen gesund­heitlichen Einschränkung genötigt, Ihre Arbeitszeit zu halbieren. Selbst wenn Sie nur zwei Stunden pro Tag arbeiten könnten, sollten Sie diese Zeit umso mehr nach der Z-E-N-Methode strukturieren. Einen Großteil dessen, was gegenwärtig unseren Arbeitsalltag ausmacht, könnten wir uns schlicht weg schenken, solange wir diese drei Aufgabenfelder berücksichtigen. Und wir wären dabei nicht nur wesentlich ef­fektiver und produktiver, sondern vor allem weniger gestresst und dadurch in jeder Hinsicht glücklicher und erfolgreicher.