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Foto: Christian Heyse/Profilwerkstatt

Wer in seiner Praxis das Wartungsmanagement und den Umgang mit Defekten und Störungen effizient steuert, profitiert von Zeitersparnissen und spürbar weniger Geräteausfällen. Zahnärztin Hanna Ebert zeigt, wie sie die Abläufe im Team optimiert hat.

Zahnarztpraxen gibt es viele in Berlin, gerade am Kurfürstendamm. Wer sich an dieser exklusiven Adresse durchsetzen will, muss mit einem stimmi­gen Konzept überzeugen.

Hanna Ebert ist das gelungen. Seit der Gründung im Jahr 2011 ist ihre charmante Altbaupraxis stark gewachsen, und im Laufe der Zeit hat die Inhaberin mehrere Mitarbeiterinnen und zwei Zahnärz­tinnen eingestellt.

Der Anspruch des Teams: sich viel Zeit für die zahlreichen Patienten nehmen und auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Damit das klappt, müssen die Praxisabläufe möglichst reibungslos funktionieren. Als wichtige Voraussetzung dafür sieht Ebert ein Wartungsmanagement, das Ausfallrisiken merklich senken kann.

Die Zahnärztin hat hierfür einen besonders effizienten Prozess eta­bliert – nachdem sie zuvor bittere Erfahrungen sammeln musste. Die Zusammenarbeit mit Wartungstechnikern ihres ehemaligen Service­-Dienstleisters war für Ebert in der Vergangenheit teils sehr enttäuschend. Der Grund: mangelhafte Qualität.

Hanna Ebert
Zahnärztin und Praxisinhaberin

„Es war oft sehr ärgerlich. Ein, zwei Tage nach der Wartung gab es plötzlich Defekte, zum Beispiel weil die Techni­ker vergessen hatten, O­-Ringe zur Wasserabdichtung einzusetzen. Auch war es aufwendig, Termine für Wartungen und Reparaturen zu vereinbaren.“

Angesichts dieser Vorfälle hat die Praxisinhaberin das Thema Wartungen und Reparaturen in ihrer Praxis neu organisiert. „Ich muss mich einfach darauf verlassen können, dass die Qualität stimmt“, betont sie.

Großen Wert legt Ebert auf Wartungsberichte, die die Ergebnis­se transparent dokumentieren. Seit jeher eine entschei­dende Rolle spielt in ihrer Praxis die durchdachte Planung und Organisation der Wartungstermine.

„Bei uns be­haneln mehrere Zahnärztinnen parallel, daher sind unsere Abläufe eng getaktet. Wenn ein Gerät gewartet wird, können wir das jeweilige Zimmer einen halben Tag lang nicht nutzen. Die Wartungen müssen daher gut koordiniert werden und außerhalb der Behandlungs­zeiten stattfinden.“ Einfach ist diese Aufgabe nicht: „Es gibt irre viele Geräte, die gewartet werden müssen, und das zu unterschiedlichen Zeitpunkten.“

Durchdachtes Wartungskonzept für die Zahnarztpraxis

Die Anforderungen an Qualität, Transparenz und Planbarkeit von Wartungen waren klar definiert – die passende Lösung lieferten der Wechsel zu einem anderen Service­-Dienstleister sowie der damit einhergehende Abschluss eines Wartungsvertrags.

In dem Wartungs­vertrag ist für ihre Praxis über einen längeren Zeitraum festgelegt, welche Geräte wann gewartet werden müs­sen. Eine große Erleichterung für die Praxisorganisation.

Hanna Ebert
Zahnärztin und Praxisinhaberin

„Wir werden rechtzeitig kontaktiert, wenn eine Wartung ansteht, und können passende Termine frühzeitig organisieren. Ich finde es wertvoll, dabei Ansprechpartner zu haben, die unsere Praxis gut kennen und alle Geräte überblicken.“

Zufrieden ist die Zahnärztin auch mit der Qualität. Die Wartungen würden kompetent durchgeführt. Defekte aufgrund unsachgemäßer Wartungen, wie sie beim ehemaligen Dienstleister aufgetreten seien, habe es seit dem Wechsel nicht mehr gegeben.

 Wartungsmanagement per App: Digitale Lösung erleichtert Anfragen

Modern aufgestellt hat sich die Praxis zudem beim Thema technischer Support. Um Gerätestörungen zu melden oder Ersatzteile zu bestellen, nutzen alle Mit­arbeiterinnen eine App. So auch die angestellte Zahn­ärztin Dr. Paula Fecke, die den Mehrwert der Anwendung schätzt. Kürzlich habe zum Beispiel der Sterilisator eine Fehlermeldung angezeigt. „Anhand unseres Videos konnten die Techniker die Störung leicht nachvollziehen und uns gut helfen“, so Dr. Fecke.

Vorteilhaft ist aus Sicht der angestellten Zahnärztin auch, dass die Rückmeldungen der Techniker zeitnah und zielgerichtet erfolgen.

Dr. Paula Fecke
Zahnärztin

„Es ist per App viel einfacher, das Problem zu kommunizieren. Wir müssen nicht in Warteschleifen am Telefon hängen, sondern können es direkt kanalisieren. Bei Schäden und Reparaturanfragen machen wir einfach Fotos oder Videos. Das betroffene Gerät wird dabei über einen QR­-Code zugeordnet. Die Techniker kommen nur dann in unsere Praxis, wenn es nötig ist. Ansonsten ge­ben sie uns Tipps, mit denen wir das Problem selbst lösen können. Das geht einfach und spart Kosten sowie Zeit.“

Bestens ausgestattet und gut vernetzt

Das Praxisteam nutzt die App auf mehreren Smart­phones und Tablets. Mithilfe der Geräte können die Mitarbeiterinnen Serviceanfragen jederzeit einreichen. Hilfreich dabei: Der Bearbeitungsstand wird in der App transparent angezeigt. So ist für alle Anwenderinnen klar, was gerade passiert. Alle Fäden laufen bei einer Mit­arbeiterin zusammen, die für App­-Themen in der Praxis verantwortlich ist. „Das erleichtert die Organisation, ge­rade wenn neue Kollegen dazukommen“, erläutert Hanna Ebert. Insbesondere dank der intuitiven Nutzerführung gelinge es der zuständigen Kollegin schnell, neue Mit­arbeiter mit der Software vertraut zu machen.

Kollegentipp: Auf Qualität und Support achten

Anderen Zahnärzten rät Ebert dazu, beim Thema War­tungen auf eine hohe Qualität und auf umfassenden Support zu achten: „Entscheidet euch für einen Anbieter, dem ihr vertraut.“ Der falsche Weg sei, nur nach Kosten abzuwägen. Wer beim Service spare, spare an der falschen Stelle. „Wenn die Geräte plötzlich nicht mehr laufen, wissen wir alle, was uns so eine ausgefallene Praxisstunde kostet.“

Insofern ist die Zahnärztin froh darüber, dass fachgerechte Wartungen die Ausfallri­siken ihrer Praxisgeräte deutlich reduzieren und dass sie passende Wartungstermine frühzeitig mit ihrem Service­-Dienstleister festlegt.

Mehr Informationen zu Wartungsverträgen und praktische Tipps rund um die Praxis-Technik.

Quelle: Henry Schein