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Foto: Andrey Popov – stock.adobe.com

Wirtschaftlichkeitsanalysen gehören zu den Herausforderungen, denen sich moderne Praxen gegenübersehen. Allerdings sind die Analyse-Ergebnisse externer Berater für die Praxen oft zu komplex und in der Entstehung nicht nachvollziehbar genug. Kostenkennzahlen dienen dabei als Indikatoren, um Veränderungspotenziale auszuweisen und Trends zu ermitteln. Dabei sollten insbesondere drei Kennzahlen im Blick behalten werden.

Essentielle Kostenkennzahlen in der Zahnarztpraxis

Die Personalkostenkennzahl ist eine der meistgefragten Kennzahlen bei Zahnärzten. Durchschnittlich stellen die Personalkosten mehr als ein Drittel der Gesamtkosten einer Zahnarztpraxis dar. Für eine genaue Analyse dieser Kennzahl empfiehlt es sich immer, die Personalkosten in Relation zu den Einnahmen (abzgl. durchlaufender Kosten wie bspw. das Fremdlabor und Implantate) zu betrachten. Abhängig von der Praxisstruktur sollten die Personalkosten gemessen an den Einnahmen (abzgl. des Fremdlabors) zwischen 28 und 38 % liegen.

Die Raumkosten stellen einen weiteren großen Kostenblock dar. Jedoch offenbart eine Betrachtung der Raumkosten in der Regel nur begrenztes Verbesserungspotential. Falls über einen Standortwechsel nachgedacht wird, lohnt sich ein Blick auf den örtlichen Gewerbemietspiegel, der auf den Websites der meisten Städte oder lokalen IHKs zu finden ist.

Die Materialkosten sind eine wesentliche Kennzahl in der Kostenstruktur von Zahnarztpraxen. Dieser Posten macht durchschnittlich etwa 10 % der Gesamtkosten aus (Quelle: Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung | Jahrbuch 2018) und birgt ein beträchtliches Einsparpotential. Gemessen an den Einnahmen (abzgl. durchlaufender Kosten) liegt der Richtwert für die Materialkosten im Bereich Praxis- und Laborbedarf bei 6 bis 8 %. Während sich Einsparungen bei Personal und Raummiete schnell negativ auswirken können, sorgt die Reduktion von Materialkosten in erster Linie für weniger Ausgaben und für eine erhöhte Liquidität.

Externes Benchmarking – Vergleich mit anderen Praxen

Die Herausforderung liegt im externen Benchmarking.

>> Genau betrachtet gibt es keine zwei identischen Praxen, deren Zahlen miteinander vergleichbar sind.<<

Zu groß sind die Unterschiede zwischen den Praxisstrukturen und erbrachten Leistungen, zu groß die individuellen Vorgaben in der jeweiligen Praxis. Dennoch können Kostenkennzahlen in der Beurteilung der eigenen Praxis im Vergleich mit anderen Zahnarztpraxen eine hilfreiche Orientierung sein, ohne die absoluten Zahlen zu kennen.

Die Voraussetzung ist eine eindeutige Verbuchung von Personal- und Raumkosten sowie von Praxis- und Laborbedarf in der Finanzbuchhaltung und somit eine klare Kommunikation mit dem Steuerbüro.

>> Denn eine differenzierte Verbuchung der Kostenpositionen verbessert die Vergleichbarkeit.<<

So ist es z. B. im Bereich der Materialkosten notwendig, die Konten für Praxis- und Laborbedarf zu differenzieren sowie durchlaufende Posten, wie Kosten für Implantate und Fremdlaborkosten, jeweils auf separaten Kostenkonten zu erfassen. Wichtig ist dabei, dass auf dem Konto Praxisbedarf ausschließlich Kosten für Behandlungsmaterialien (kein Bürobedarf oder ähnliches) verbucht werden. Letztlich bleibt jedoch die Problematik, dass der Vergleich der eigenen Kostenpunkte mit den aus verschiedenen Quellen stammenden, bundesweit veröffentlichten Kennzahlen nur als Orientierung dienen wird.

Aufschluss hierüber gibt eine individuelle Analyse, mit der Optimierungspotentiale identifiziert werden können. Auch die Kontrolle des Warenwirtschafts-Prozesses kann hilfreiche Informationen liefern. Die Verwendung eines Warenwirtschaftssystems ermöglicht es, mit angemessenem Zeitaufwand das Bestellwesen im Auge zu behalten und Preise vergleichen und die Kostenkennzahl minimieren zu können.

Erst eine Analyse der eigenen Personalkostenkennzahl ermöglicht einen Vergleich mit dem Durchschnittswert anderer Praxen. Obwohl individuelle Faktoren wie Praxisgröße, Standort und fachliche Spezialisierung einen objektiven Vergleich erschweren, können die dadurch gewonnenen Erkenntnisse Einfluss auf anstehende Personalentscheidungen haben.

Intelligente Software-Lösungen als Grundlage für ein erfolgreiches Benchmarking

Moderne digitale Systeme können die exakte Ermittlung und Auswertung von Kostenkennzahlen stark erleichtern. Für eine zeitgemäße wirtschaftliche Planung und Steuerung steht etwa die Controlling-Software solvi control (ehem. control-doc) zur Verfügung. Durch die innovative Schnittstelle zwischen dieser und der Wawibox Pro werden die Kosten der verbrauchten Materialien je Kostenstelle übertragen. Hinterlegt man in der Wawibox Pro verschiedene Kostenstellen, können einzelne Produkte einer Standard-Kostenstelle zugeordnet werden. Dadurch ergeben sich genaue, verbrauchsbasierte Kostenkennzahlen für jeden separaten Praxisbereich, die nach Einrichtung der Schnittstelle in die Controlling-Software übertragen und analysiert werden.

>> So kann je Bereich und Profit-Center ein genauer Materialverbrauch bestimmt werden.<<

Durch die Verknüpfung beider Systeme können Zahnarztpraxen ihre Warenwirtschaft und ihr Controlling in einem Zug erledigen. Mit Hilfe der Informationsübertragung, die das Warenwirtschaftssystem Wawibox Pro im Praxisalltag automatisch sammelt, stehen der Praxis – ganz ohne zusätzlichen Aufwand – stets aktuelle und präzise Daten zu Controlling-Zwecken zur Verfügung. solvi control übernimmt diese Daten bei eingerichteter Profitcenter-Rechnung und ordnet die Materialkosten detailliert und verbrauchsstellenbezogen zu. Zahnarztpraxen steht damit ein individuelles Controlling zur Verfügung, das tagesaktuelle Controllingansätze bietet.

Quelle: Wawibox