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Kompetente sowie effiziente Unterstützung erhält die kieferorthopädische Praxis durch den Einsatz einer Allroundmanagerin. Egal, welch schwierige Situationen sich im Sprechstunden­alltag ergeben – bestens organisiert weiß sie stets genau, was zu tun und zu sagen ist. Ein Beitrag von Petra Schmidt-Saumweber.

Jeder Chef sowie dessen Mitarbeiterinnen wünschen sich einen reibungslosen Ablauf des Praxisalltags. Oft sieht die Realität jedoch anders aus. Auch wenn wir glauben, dass unsere Praxis gut organisiert ist, kommt es dennoch immer wieder zu unvorhergesehenen Zwi­schenfällen, die das gesamte Praxisteam aus dem Takt, ja manchmal gar zur Verzweif­lung bringen können. Und schon wird damit begonnen, der Organisation zu miss­trauen und überlegt, ob diese tatsächlich optimal durchdacht und geplant ist.

Irgendwie erinnert uns das Ganze an Sisyphos, den Helden aus der griechischen Mythologie, der zur Strafe einen Felsblock einen steilen Hang hinaufrollen und kurz vor dessen Ende wieder von vorn beginnen musste, da ihm der Stein entglitten war. Ein technischer Defekt des Behandlungsstuhls, säumige Patienten, Krankheiten oder Schwangerschaften der Mitarbeiterinnen – solch unvorhersehbare Ereignisse kann man nun mal nicht im Voraus planen. Und einen Überschuss von Fachkräften, die solche Situationen entschärfen könnten, kann sich heutzutage keine Praxis leisten. So sehr man sich auch bemüht, es entsteht dennoch negativer Stress, der sich durch ein schlech-tes Betriebsklima oder einen immer wunderlicheren, stets unzufriedenen Chef äußert.

Wo entstehen eigentlich die meisten Unstimmigkeiten zwischen Praxis und Patient? Am Empfang und im Wartezimmer. So führt eine Verzögerung des Behandlungsbeginns stets zu er­regten Gemütern. Genau hier, nämlich an der Rezeption, würde sich der Einsatz einer Allroundmanagerin daher empfehlen. Denn hier hat diese die besten Chancen, beruhigend einzugreifen, auszugleichen und zu schlichten. Am Empfang erhält sie den optimalen Überblick, wo genau es im Behandlungsablauf klemmt, und kann dementsprechend agieren und organisieren.

Doch nicht nur aufseiten der Patienten kann es zu unangenehmen Spannungen kommen. So bietet das Aufeinandertreffen verschiedens­ter Persönlichkeiten auch bei den Mitarbeitern ein großes Reibungspotenzial. Und werden diese nach außen hör- und sichtbar, bemerkt das nicht nur der Patient, wenn er die Praxis betritt, sondern auch die unmittelbar zusammenarbeitenden Praxismitarbeiter. Auch hier kann die Allroundmanagerin Abhilfe schaffen, indem sie durch ihr ausgleichendes Auftreten Spannungen und Konflikte durch Aussprachen der Beteiligten klärt.

Doch auch die tägliche Vorplanung und Erfüllung des Arbeitstages gehört zu den Aufgaben einer Allroundmanagerin. Auch hier nimmt sie sich „mit ins Boot“ und erklärt den Kolleginnen, wo­rauf es am Tag ankommt, erläutert bestimmte Vorgehensweisen und weist auf das „Unvorhersehbare“ hin, wenn sich z.B. der Termin von Herrn Müller aufgrund eines dringenden Schmerz-patienten um 15 Minuten verzögern kann. Natürlich, schaut man ins Lehrbuch, hat der Schmerzpatient und nicht der einbestell­te Patient zu warten. Jedoch sehen Theorie und Praxis hier meist anders aus.



Oder sie bereitet das Team darauf vor, dass Assistentin Verena aufgrund star-ker Schmerzen im zunächst gebrochenen und nun heilenden Fuß, nicht den ganzen Tag voll einsatzfähig ist. In einer kurzen Teambesprechung werden dann die wichtigs­ten Faktoren und mögliche Engpässe besprochen und eine entsprechende Vertretung organisiert. Und schon kann der Arbeitstag beginnen. Betritt dann später Herr Müller die Praxis, um seinen sich heute verzögernden Termin wahrzunehmen, wird er gleich von der Allroundmanagerin empfangen. Diese begrüßt ihn zuvorkommend und weist ihn auf das Problem der zeitlichen Verzögerung hin. Sie bietet ihm Ausweichmöglichkeiten an und lässt ihn entscheiden. Vielleicht hat er ja noch eine kurze Besorgung zu erledigen oder trinkt erst einmal einen Tee oder Kaffee, der ihm sogleich angeboten wird. Oder aber man nutzt die Zeit, und die Prophylaxeassistentin beginnt schon einmal mit der Zahnreinigung, was sicherlich die beste Lösung darstellt, sodass die Allroundmanagerin den Patienten gleich an die weiterbehandelnde Assistentin übergeben kann.

Das, was eine Allroundmanagerin auszeichnen sollte, sind Selbstbewusstsein, Zuverlässigkeit, fachliche Qualifikation sowie Sozialkompetenz. Zudem sollte sie ein besonderes Talent für den Umgang mit ihren Mitmenschen aufweisen. Durch ihre offene, stets freundliche Art, zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen und sich ohne jegliches Konkurrenzdenken ihren Kolleginnen gegenüber einzusetzen, ist sie die perfekte Mitarbeiterin. Und das nicht nur für jeden Chef, sondern auch für das komplette Praxisteam. Denn durch sie und ihren Einsatz sorgt sie für ein harmonisches, ruhiges sowie ausgeglichenes Umfeld. Und dieses wiederum schlägt sich in der Zufriedenheit aller Praxismitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz nieder.

Keinesfalls sollte die Auf-gabe einer Allroundmanagerin unterschätzt werden. Denn aufgrund der Tatsache, dass sie sich ständig neu orientieren bzw. bereit sein muss, diese verantwortungsvolle Aufgabe zu übernehmen, kann von einem sich stets wiederholenden Tagesablauf keinesfalls die Rede sein. Stattdessen hat sie sich immer wieder auf neue Situationen sowie auftauchende Probleme einzustellen.

Die Allroundmanagerin ist mit allen Praxisbereichen bestens vertraut und kann somit universell eingesetzt werden. Ob an der Rezeption, zum Empfang des Patienten, zur Terminvergabe, im Behandlungszimmer, am Abdruckstuhl, im Hygienebereich (Desinfektion, Aufbereitung, Sterilisation), bei kleinen Laborarbeiten (Ausgießen von Abdrücken, Modellherstellung, kleine Reparaturen), in der Materialwirtschaft (Bestellwesen, Einkauf) als auch zum täglichen Schriftverkehr – sie kennt sich überall aus und kann die jeweiligen Fachbereiche problemlos erfüllen. Hierbei ist nicht jedes kleinste Detail gefragt (notfalls kann man dieses den Arbeitsplatzanweisungen entnehmen), sondern vielmehr das souveräne Lösen von Engpässen, z.B. beim Fehlen der sonst zuständigen Fachkraft.

Eine Allroundmanagerin sollte das „Wir-Gefühl“ in­nerhalb der Praxis fördern, indem sie Hindernisse und Hemmnisse erkennt und versucht, diese gemeinsam mit dem Team und der Praxismanagerin zu lösen. Da sie stets im Zentrum des Arbeitsfeldes steht, werden ihr gegenüber viel tiefere Einblicke als jeder anderen externen Führungsposition gewährt.

Einer der wichtigsten Aspekte hierbei ist es, Potenziale des Praxisteams optimal zu erkennen, entsprechend einzusetzen und auszuschöpfen. Nur so – nämlich im Team – kann die höchste Effektivität erlangt werden. „Teamwork“ sollte also das Zauberwort einer jeden Praxis lauten. Zwar wirken Einzelkämpfer auf den ersten Blick extrem fleißig und absolut zufriedenstellend, jedoch ist damit auf Dauer kein Blumentopf zu gewinnen. Denn Einzelkämpfer arbeiten stets für sich. Doch welches System funktioniert schon allein? Nur die gegenseitige Bereitschaft zur Hilfe und Unterstützung lässt uns zu effizienteren Erfolgen gelangen. Und Kommunikation im Team ist hierbei das beste Marketing.

Über allem – sämtlicher Organisation, dem Management sowie unseren Mitarbeitern – sollte die Praxisphilosophie schweben. Sie verkörpert das Leitbild für das ge­samte Team. Voraussetzung ist natürlich, dass diese Praxisphilosophie auch allen Mitarbeitern bekannt ist und sie bereit sind, diese zu leben und zu erfüllen. Wir haben unser Qualitätsmanagement als Plan in der Praxis, sodass zu keiner Zeit etwas dem Zufall überlassen wird.

Die Allroundmanagerin und mit ihr alle in der Praxis beschäftigten Mitarbeiter sollten den Patienten bei jeder sich bietenden Gelegenheit von unserem aufrichtigen Interesse an dessen Gesundheit und Wohlbefinden überzeugen. Nicht nur er ist von uns als Praxis, sondern wir vor allem von ihm als zufriedenen Patienten abhängig. Denn fühlt er sich bei uns nicht gut aufgehoben, wartet an der nächsten Ecke bereits der nächste Spezialist.