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Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Doch wer wird schon gern kontrolliert? Die Praxisbegehungen, denen sich Zahnärzte nun immer häufiger stellen müssen, erfreuen sich in der Branche nicht gerade großer Beliebtheit. Sie werden nicht selten als Mischung aus „BundeswehrStubenkontrolle“ und „Steuerprüfung“ wahrgenommen und die wichtigste Frage in diesem Zusammenhang ist wohl die nach der optimalen Vorbereitung. Dr. Thilo Prochnow ist Mitarbeiter einer Gemeinschaftspraxis mit neun Mitarbeitern in Hückeswagen. Er hat vor Kurzem seine erste Praxisbegehung gemeistert. Im Interview gibt er Auskunft über seine Erfahrungen.

Herr Dr. Prochnow, die Praxisbegehung dürfte bei einigen Ihrer Kollegen zumindest ein mulmiges Gefühl verursachen, auch weil viele nicht genau wissen, was auf sie zukommt und wie sie sich optimal vorbereiten können. Wie lange hatten Sie Zeit von der Ankündigung der Praxisbegehung bis zum Termin?

Ich war vor einigen Wochen auf einem Kongress und habe in Gesprächen mit anderen Zahnärzten festgestellt, dass nicht wenige Kollegen regelrecht Angst vor der Praxisbegehung haben. Uns wurde die Begehung zwei Monate im Voraus angekündigt. Wir erhielten mit dem Schreiben auch einen 26-seitigen Fragebogen, der drei Wochen vor der Begehung ausgefüllt zur zuständigen Zahnärztekammer zurückgeschickt werden sollte. Die Fragen bezogen sich zum Beispiel auf Hygienevorschriften, RKI-Richtlinien, aber auch auf Aufstellungslisten für Geräte. Diese Inhalte waren auch Gegenstand der Praxisbegehung.
 
Wie lange dauerte die Begehung und wie viele Personen von offizieller Seite und aus Ihrer Praxis waren eingebunden?

Die Begehung dauerte dreieinhalb Stunden und wurde wegen der intensiven Überprüfung fast aller Bereiche in der Praxis nicht während des laufenden Betriebs durchgeführt. In unserem Fall war der Prüfer ein promovierter Biologe von der Kammer Nord-Rhein. In der Praxis hatte ich vier Mitarbeiter  von Anfang an in die Vorbereitung mit eingebunden, die dann auch bei der Begehung dabei waren: unsere Hygienebeauftragte, die Beauftragte für QM, eine Auszubildende, die aktuell das Thema Hygiene intensiv in der Berufsschule behandelt, und unsere ZMV, die sich im administrativen Bereich gut auskennt. Dieses Thema sollte nicht unterschätzt werden. Wir haben alleine 14 Ordner zum Gesamtbereich QM vorbereitet. Dazu gehören auch die sicherheitstechnischen Bestimmungen, die ein Ingenieur für uns überwacht. Diese betreffen zum Beispiel „Stolpersteine“ auf den Laufwegen der Praxis oder vorschriftsgemäß installierte Feuerlöscher – Aufgaben, die wir gegenüber der Berufsgenossenschaft erfüllen müssen. Gegenstand der Vorbereitung waren aber auch Ordner mit Sicherheitsdatenblättern, Bedienungsanleitungen, Arbeitsanweisungen, Röntgenverordnung und so weiter.

Wie genau ist die Praxisbegehung bei Ihnen abgelaufen?

Ehrlicherweise muss man sagen, dass die Prüfung nur Inhalte betraf, die uns vorher schon einmal durch die entsprechenden Behörden kommuniziert worden sind. Zentrale Themen sind die Hygiene und die Einhaltung der Verfahrensvorgänge, aber auch Dokumentation. Ebenfalls wichtig ist alles, was mit Sterilisation, Chirurgie, Lasergerä-ten oder Hochfrequenzgeräten zu tun hat. Hier kontrollierte der Prüfer zudem, ob an den Geräten Unterweisungen für Mitarbeiter stattgefunden haben. Aber auch ganz praktische Erwägungen spielten eine Rolle. Der Prüfer inspizierte zum Beispiel das Zimmer, in dem Instrumente sterilisiert werden, daraufhin, ob die räumliche Aufteilung eine strenge Trennung zwischen unreinem und reinem Bereich ermöglicht. Die Kontrollen gingen wirklich ins Detail. So durchleuchtete der Prüfer Absaugschläuche mit der Taschenlampe, um eventuelle Rückstände auszuschließen, und begutachtete penibel die Nähte der Einschweißfolien für chirurgische Instrumente. Das war für alle Beteiligten anstrengend, hatte aber auch sein Gutes: Durch die bevorstehende Begehung waren wir motiviert, die Abläufe in der Praxis zu verbessern, und ich als Chef habe organisatorisch wichtige Einblicke in Bereiche erhalten, die ich sonst komplett an meine Mitarbeiterinnen abgegeben habe. Ich spreche da zum Beispiel von der Sterilisation. Ich kann nur jedem Kollegen raten, sich auch persönlich mit den Themen für die Praxisbegehung zu befassen. Das führt zu einer klaren Linie.

Wie haben Sie sich auf die Begehung vorbereitet?

Wie schon gesagt, haben wir Tipps von unserem Sicherheitsingenieur erhalten. Auch vonseiten der Kammern gibt es Unterstützung, wie zum Beispiel aktuelle Hygienevorschriften oder Schulungsangebote. Sehr hilfreich ist es in jedem Falle, externe Spezialisten einen objektiven Blick auf den Status der von der Prüfung betroffenen Bereiche werfen zu lassen. Man läuft sonst schnell Gefahr, „betriebsblind“ zu werden. Eine Mitarbeiterin der OPTI-Zahnarztberatung GmbH war einen Tag lang im Rahmen einer simulierten Praxisbegehung bei uns. Sie kontrollierte systematisch alle Räume auf Quellen für mögliche Beanstandungen. Das brachte Struktur in die Vorbereitung, wir profitierten von ihrer Erfahrung und bekamen sofort ein Feedback. Außerdem stellten wir bei dieser Gelegenheit fest, dass wir durch die DAMP-SOFT-Software in Sachen Dokumentation schon gut vorbereitet waren. Einem Spezialisten, der täglich viele Praxen sieht, fallen auch Dinge auf, an die man nicht ohne Weiteres denkt. So hat uns die OPTI-Spezialistin zum Beispiel darauf aufmerksam gemacht, dass an dem Waschplatz im Röntgenraum ein Spender mit Desinfektionsmittel angebracht werden müsse. Das war dann übrigens auch der erste Raum, den der Prüfer in Augenschein genommen hat, und er hat den Spender sofort lobend erwähnt. Insgesamt würde ich Kollegen empfehlen, auf ein gutes Zeitmanagement zu achten, Aufgabenlisten mit klaren Zuteilungen zu erstellen und sich nicht zu scheuen, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Vielen Dank für dieses Gespräch.

Info:
Die „Simulierte Praxisbegehung“ durch erfahrene Mitarbeiter der OPTI-Zahnarztberatung GmbH dient der strukturierten Vorbereitung auf die offizielle Begehung mit einer sorgfältigen Prüfung auf Schwachstellen und konkreten Vorschlägen zu deren Beseitigung.

Angebot:

• 4 Stunden Analyse

• 1 Stunde Abschlussbericht mit Mängelliste und Übersicht von Verbesserungspotenzialen

• 1 Stunde Abschlussgespräch