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Foto: AERA

Dieser Beitrag ist unter dem Originaltitel „Einfach effizient: so gelingt die Material­wirtschaft in der Zahnarztpraxis“ in der ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis erschienen.

Das richtige Material am richtigen Ort zur Verfügung zu haben, erfordert ein hohes Maß an Organisation. Zwischen 300 und 400 Verbrauchsmaterialien müssen im Schnitt vorrätig sein, um reibungslose Behandlungen zu gewährleisten. Diese Materialien verursachen nicht zu unter­schätzende Kosten – deswegen sind effiziente Lagerhaltung und unkompli­zierte Nachbestellungen grundlegende Säulen für wirtschaftliches Arbeiten.

Zu viel Material im Lager bindet Kapital und sorgt für Unübersichtlichkeit. Artikel werden übersehen oder sind im Überfluss vorhanden, sodass sie nach dem Überschreiten des Mindesthaltbarkeitsdatums ungenutzt entsorgt werden müssen. Ein strukturierter Aufbau der Lagerplätze wie etwa eine Kategorisierung und Lagerung des Materials nach Typ (Füllungsmaterialien, Instrumente, Hygieneartikel) oder nach Orten (Behandlungszimmer, Hauptlager) kann helfen, den Durchblick zu bewahren. Dazu kommen eindeutige Regal- oder Boxenbeschriftungen und Schubladensysteme für mehr Ordnung. Die Implementierung der FIFO-Methode (First in, First out) hilft dabei sicherzustellen, dass ältere Bestände zuerst verwendet werden, was Kosten und Abfall maßgeblich reduziert.

Bestände richtig organisieren

Im nächsten Schritt lohnt sich ein Blick auf die Be­stände selbst. Die gute Nachricht vorweg, es kann, aber muss nicht immer eine umfangreiche Software sein, um die Materialbestände effizient zu verwalten. Mitunter bieten kostenlose Software-Lösungen, wie z. B. das AERA-Online Lager, eine vollumfassende digitale Bestandsführung an. Bestände werden automatisch aktualisiert, wenn Material ausgebucht wird und Warnungen ausgegeben, wenn Artikel knapp werden oder ablaufen. Eine Implementierung in den Praxisalltag ist durch den, gerade zu Beginn, hohen Pflegeaufwand für manche Praxen schlicht nicht praktikabel.

Ein effizientes Bestandsmanagement kann auch ohne digitales Hilfsmittel zielführend sein. Dabei bildet eine Bedarfsermittlung die Grundlage für den Einkauf. Um festzustellen, was tatsächlich benötigt wird, erfolgt ein Abgleich von Bedarf und Lagerbestand. Regelmäßige und systematische Inventuren helfen, leere Regale zu vermeiden und das Wegwerfen ungenutzter Materialien zu verhindern. So behält man stets den Überblick über den Verbrauch in den jeweiligen Mengen.

Bei der digitalen, softwaregestützten Bedarfsplanung sollten folgende zentrale Fragen geklärt werden: Wie viel von Material X wird in einem bestimmten Zeitraum verbraucht? Wie viel Lagerplatz steht zur Verfügung? Und wie schnell erfolgt die Nachlieferung? Daraus ergeben sich dann Mindest- und Höchstbestände. Wer will, kann sich einen Melde­bestand für jedes Produkt definieren – also die Menge, bei deren Erreichen eine Nachbestellung erfolgen muss, um nicht unter den Mindestbestand zu fallen.

Basierend auf Verbrauchsmustern kann es zusätzlich hilfreich sein, Bestellmengen vorzudefinieren. Standardbestellmengen vereinfachen den Bestellprozess und stellen sicher, dass immer die richtige Menge nachbestellt wird.

Einfach. Clever. Bestellen: der unkomplizierte Materialeinkauf

Beim Materialeinkauf selbst lohnt sich dann der Blick über den Tellerrand bzw. den gewohnten Dentalshop. Der Markt ist voll von Hunderten Anbietern, die ein und dasselbe Produkt oft zu ganz unterschiedlichen Preisen und Liefer­konditionen anbieten. Da ein manueller Preisvergleich viel Zeit in Anspruch nimmt, bieten kostenlose Preisvergleichs­plattformen für Dentalprodukte, wie AERA-Online, eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit: Sie sammeln sämtliche Angebote des Dentalmarkts, bilden diese im Vergleich ab und können direkt über die Plattform bestellt ­werden. Dabei werden auch die Verfügbarkeit geprüft und eventuelle individuelle Rabatte miteinberechnet. Diese Transparenz ermöglicht nicht nur einen zeitsparenden, sondern auch günstigen Materialeinkauf mit möglichen Er­sparnissen von bis zu 50 Prozent.

Autorin: Julia Grafl