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Businessnews 16.04.2012

Der Countdown für die Internationale Dental-Schau 2013 läuft

Der Countdown für die Internationale Dental-Schau 2013 läuft

Im März kommenden Jahres bietet sich in Köln wieder die Präsentationsmöglichkeit auf der IDS – Internationalen Dental-Schau bei mehr als 100.000 Fachbesuchern. Eine Chance, um beispielsweise die Bekanntheit und den Umsatz zu steigern, neue Kontakte zu knüpfen und Marktforschung zu betreiben – breit gefächerte Ziele, die kein anderes Marketingtool außer der Beteiligung an einer Messe bedienen kann.

Trotz neu erschaffener Instrumente, wie beispielsweise Social Media, haben Messen durch die authentische Live-Präsentation sowie der persönlichen Kunden-Interaktion nicht an Effizienz und Stellenwert verloren. Im Zeitalter der digitalen Kommunikation ist die Teilnahme an Messen wieder angestiegen, da das persönliche Gespräch von Angesicht zu Angesicht wieder zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Um sich erfolgreich auf der IDS oder einer anderen Messe zu präsentieren, bedarf es der Erarbeitung eines ganzheitlichen Konzeptes inkl. Organisations- und Zeitplan, das eine Vorbereitungsphase von ca. 10 Monaten vorsieht. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel der Marketingbeauftrage im Unternehmen, der ein Team aus Vertriebs-, Produktbereich und Geschäftsleitung zusammenstellt. In kleineren Unternehmen, die über keine eigne Marketingabteilung verfügen, wird ein Messeprojektleiter berufen, der über ein überdurchschnittliches Organisations- und Kommunikationstalent verfügen sollte. Unter Einbindung externer Dienstleister, wie beispielsweise einer Werbeagentur für die Öffentlichkeitsarbeit und einem Messebauer für die Planung, Gestaltung und Realisierung des Messestandes, steht einer erfolgreichen Messeplanung nichts im Weg.

In diesem Beitrag und den drei folgenden haben wir für Sie alles Wissenswerte rund um die Messeplanung sowie Checkliste zusammengestellt.

Am Anfang steht das Konzept

Im ersten Schritt gilt es, Ihre Messeziele zu definieren. Diese orientieren sich an Ihren mittelfristigen Unternehmenszielen und dienen als Basis für das gesamte Messekonzept – als entscheidender Faktor u.a. für die Wahl der Messe, die Standkonzeption und Ihre Erfolgskontrolle.

Klassische Messeziele sind beispielsweise Akzeptanztests der Produktqualität und Sortimentsgestaltung im Bereich Ihrer Produktstrategie. Die Überprüfung der Preise, Konditionen und Serviceleistungen gehören zu den Zielen der Preisstrategie. Vertragsabschlüsse auf der Messe, der Aufbau neuer Vertriebswege und -gebiete können Sie als Messeziel für Ihre Vertriebsstrategie definieren. In der vierten Strategie legen Sie Ihre Kommunikationsziele wie beispielsweise die Steigerung Ihres Bekanntheitsgrades, Verkaufsförderungsmaßnahmen und Kontaktausbau fest.

Zusätzlich können Sie übergeordnete Ziele bestimmen, wie Überprüfung der Marktteilnehmer (Wettbewerb und Käufer), Erfahrungsaustausch, Schaffung und Nutzung von Kooperationen.

Als Hilfestellung haben wir Ihnen hier eine Liste der klassischen Messeziele als Download zusammengefasst.

Im zweiten Schritt wählen Sie die Messe aus, auf der Sie sich präsentieren möchten. Dabei muss das Messethema zu Ihren Produkten und Dienstleistungen sowie zu Ihren Messezielen passen und Ihre Abnehmer- und Zielgruppen zu den Besuchern der Messe zählen. Wollen Sie beispielsweise Ihre Produkte weltweit vertreiben, bietet sich die IDS im kommenden Jahr an. Wenn Sie Produkte rund um das Thema kosmetische Zahnmedizin anbieten und als Ziel den Ausbau Ihres Bekanntheitsgrades und  Image sowie den Kontaktausbau definiert haben,  eignet sich der 4. Internationale Kongress für Ästhetische Chirurgie und Kosmetische Zahnmedizin in Lindau am Bodensee.

Für die Auswahl der Messe können Sie sich der umfangreichen Messedatenbank auf der Website des AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der deutschen Wirtschaft e.V.) unter der Adresse www.auma.de bedienen. Ausführliche Informationen zu Kongressen finden Sie auf https://www.zwp-online.info unter der Rubrik „Events“.

Wenn Sie entsprechend Ihrer Messeziele, Produkte und Dienstleistungen sowie Ihrer Zielgruppen die Messe ausgewählt haben, sollten Sie anschließend die Messe besuchen und in Hinblick auf die Präsentation der Wettbewerber (Standdesign, Größe, Exponate) und das Besucherverhalten (Hotspots, Verweildauer) bewerten. Diese Fakten werden Ihnen später u.a. bei der Standgestaltung behilflich sein.

Im dritten Schritt legen Sie das Budget für Ihre Messepräsenz fest. Die Kalkulation setzt sich aus folgenden wesentlichen Bestandteilen zusammen: Standmiete, Energieversorgung etc. (Grundkosten), Standbau/-ausstattung, Standservice und Kommunikation, Transport und Entsorgung, Personal und Reisen.

Um nach der Messe eine objektive Erfolgskontrolle durchführen zu können, gilt es, alle anfallenden Kosten aufzuführen und sorgfältig abzugrenzen. Nur so können die Messekontakte objektiv mit Ihren alltäglichen Akquisekosten verglichen werden. Da Messen den Vorteil bieten, innerhalb kürzester Zeit viele Gespräche zu führen, liegen die Kontaktkosten im Idealfall ein Drittel unter Ihren üblichen Akquisekosten und relativieren die „hohen“ Messebeteiligungskosten.

Fördermöglichkeiten einer Messebeteiligung in Deutschland

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie fördert die Teilnahme an Gemeinschaftsständen von mittelständischen Unternehmen in Deutschland bis zu einer Höhe von 80 % für Standmiete und -bau. Eine Liste der geförderten relevanten Veranstaltungen sowie Antragsformulare stehen zum Download unter www.bafa.de im Bereich Wirtschaftsförderung zur Verfügung.

Im vierten Schritt legen Sie den Zeitplan fest, der sich in die drei Phasen „Vorbereitung“, „Standbetrieb“ und „Nachbereitung“ untergliedert und Angaben zu Zeitbedarf und Zuständigkeiten enthält. Dieser detaillierte Plan ist deshalb unerlässlich, weil die breit gefächerten Aufgaben von unterschiedlichen Akteuren geleistet werden (Projekt-/Messeleiter, Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, Messebauer, Caterer, Auf- und Abbauzeiten der Messe. Prinzipiell gilt die Faustregel, 10 - 12 Monate vor der Messe zu beginnen. Verzögert sich der Zeitplan, wird die Messebeteiligung nur unnötig teurer (beispielsweise durch kurzfristige Bestellung per Expresslieferungen von Standbaumaterial) und von Stress und Hektik beschattet – Schnellschüsse, die zumeist nicht Erfolg versprechend sind. Nachfolgend haben wir Ihnen einen Zeitplan als Download zur Verfügung gestellt.

Im fünften Schritt legen Sie die organisatorische Abwicklung fest. In dieser Phase müssen Sie entscheiden, ob Sie sich mit einem eigenen Stand oder als Unteraussteller eines Partnerunternehmens oder auf einem Gemeinschaftsstand mit mehreren Ausstellern unter einem Themendach präsentieren. Eine individuelle Messebeteiligung mit einem eigenen Stand bietet die größten Chancen für eine erfolgreiche Präsentation. Für „Messe-Neulinge“ eignet sich die Präsentation als Unteraussteller oder Teilnehmer an einem Gemeinschaftsstand, da erfahrene Teams die Messe für Sie planen und umsetzen.

Achtung: Anmeldeschluss für die IDS ist am 31. Mai 2012

Download der Anmeldeunterlagen zur IDS 2013 als PDF

Des Weiteren ist in dieser Stufe die Auswahl des Ausstellungsprogramms festzulegen, die analog zu den Marketing- und Messezielen erfolgen muss. Wenn Sie sich beispielsweise die Absatzsteigerung als Ziel gesetzt haben, müssen alle Exponate (Produkte) auch zeitnah ausgeliefert werden können.

Haben Sie sich zum Ziel gesetzt, innovative Produkte und Neuentwicklungen zu präsentieren, so müssen diese den neuesten technischen und ästhetischen Standards entsprechen.

Nachfolgend eine Liste, die Ihnen bei der Wahl Ihrer Exponate hilfreich sein wird:

  • Kann die gesamte Produktpalette präsentiert werden oder sollten wir uns auf ausgewählte, anschauliche Produkte beschränken, die uns einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und praxisnah vorgeführt werden können?
  • Was müssen wir unbedingt präsentieren / besonders herausstellen?
  • Welches unserer Produkte entspricht dem künftigen Bedarf unserer Zielgruppe?
  • Müssen besondere Messemodelle angefertigt werden?
  • Was muss durch Multimedia (Texttafeln, Displays, Videos) erläutert werden?
  • Welche Hilfsmittel sind notwenig (Strom, Gas, Druckluft, Internet)?
  • Wie viel Platz wird für die Exponate benötigt?

Nach Festlegung der Exponate und dem nötigen Platzbedarf sollten Sie sich Ihre Messestandfläche sichern, da viele deutsche Messen schnell ausgebucht sind. Der Anmeldeschluss liegt etwa bei 6 – 18 Monate vor der Veranstaltung. Für Ihre Anmeldung benötigen Sie nachfolgende Informationen für den Messeveranstalter:

  • Mindest- und Maximalgröße in Quadratmeter mit Breite und Tiefe des Standes
  • Lage in der Halle/ auf Freigelände, Standart (Reihen-, Eck-, Kopf- oder Blockstand) Nähere Informationen erhalten Sie im Teil 2 dieser Serie.
  • eventuelle Abweichungen vom vorgegebenen Aufteilungsraster und Standbauweise
  • Bauweise (ein- oder zweigeschossig)
  • Angaben zu den auszustellenden Produkten
  • eventuelle Unteraussteller und zusätzlich vertretene Firmen
  • Angaben der zu erwartenden Abfallmengen und -arten
  • Bedarf an Strom, Wasser, Gas, Druckluft, Internet, Telefon, Catering

Nach dem Erhalt Ihrer offiziellen Zulassung als Aussteller müssen Sie die Eintragungsformulare für den Ausstellerkatalog und die online oder mobilen Informationssysteme ausfüllen:

  • Firmenname (evtl. mit Kurzfassung des Ausstellungsprogramms)
  • die Platzierung innerhalb der Warenzeichen bzw. Nomenklatur und
  • nach Hallen mit entsprechendem Hallenplan

Gegen Gebühr können Sie sich unter mehreren Produktgruppen eintragen lassen und Anzeigen platzieren.

Anschließend müssen Sie Ihren Messeerfolg versichern, d.h. eine Ausstellungsversicherung abschließen, die alle Gefahren, denen die Ausstellungsgüter, der Stand und die Standausrüstung vom Abtransport, über den Aufbau, die Ausstellungszeit, den Abbau bis zur Rückkehr der Güter zum Lagerort abdeckt. Um sich zeitaufwendige Vergleiche von Versicherern zu sparen, können Sie sich an den Messeveranstalter wenden, der Ihnen darüber hinaus u.a. bei weiteren folgenden Themen behilflich sein kann:

  • Hotelzimmerbuchung
  • Standreinigung und -bewachung
  • Aushilfskräfte-Vermittlung
  • Fotoservice, Blumenverkauf und -verleih
  • Ausgabe kostenfreier Eintrittsausweise für Ihr Standpersonal
  • Ausgabe kostenpflichtiger Eintrittsausweise für Ihre Gäste
  • kostenpflichtige Dauer-Parkausweise für Sie als Aussteller

Ein wichtiger Punkt in der organisatorischen Vorbereitungsphase ist das Thema „Transport und Lagerung“. Professionell geplant, werden unnötige Materialverluste, zusätzliche Kosten durch Eilbedürftigkeit und messespezifische Regelwerke, wie „Zollformalitäten“ für ausländische Aussteller erspart. Hinzu kommt, dass einige Messegesellschaften nur bestimmte Messespediteure für die Zustellung und den Abtransport der Ausstellungsgüter zulassen. Hier ist zu empfehlen, den Transport in die versierten Hände des Messebauers zu legen.

Auf Fachmessen finden zusätzlich Fachvorträge und Sonderschauen statt, in dessen Rahmen Sie ein Refererat über Ihr Unternehmen halten können. Achten Sie dabei auf die rechtzeitige Anmeldung, da diese Programme in den Ausstellerkatalog integriert werden.

Als abschließende Tipps in der Phase der organisatorischen Abwicklungen möchten wir Sie auf die frühzeitige Buchung Ihrer Hotelzimmer hinweisen, damit Sie Ihre gewünschte Kategorie und Zimmeranzahl erhalten sowie auf das Thema „Nachhaltigkeit“. Bei Messen fallen innerhalb kürzester Zeit große Abfallmengen an. Daraus resultierende hohe Kosten für die Abfallentsorgung können Sie bereits frühzeitig entgegenwirken, indem Sie sich für einen Messebauer entscheiden, der umweltschonende und mehrfach einsetzbare Messestände konzipiert.

In der zweiten Ausgabe erhalten Sie detaillierte Informationen zum Thema „Messestandplanung“ und in den nachfolgenden, wie Sie sich während der Messe präsentieren und Ihren Erfolg messen können.

Kontakt

Dipl.-Betriebswirt (FH) Björn-Hendrik Duphorn

Bereichsleiter Vertrieb / Marketing

Messeprojekt GmbH

Bergweg 7

04356 Leipzig

Tel.: +49 341 5262550

bjoern.duphorn@messeprojekt.de

www.messeprojekt.de

Foto: © Jörg Engel - Fotolia.com
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