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Foto: © Robert Kneschke – Fotolia.com

Mehr denn je ist der Zeitfaktor für die Betreuung von Patienten, aber auch bei der täglichen Routine in einer Praxis von großer Bedeutung. Ein immer komplexer werdendes Tätigkeitsfeld und gestiegene Ansprüche bei den Patienten machen den Arbeitsalltag heute zu einer immer größeren Herausforderung. Einige wichtige Punkte sollten berücksichtigt werden, um seine Zeit effektiv zu nutzen, wiederkehrende Aufgaben schnell abzuarbeiten und genügend Freiraum für ungeplante Zwischenfälle zu haben.

Ein Arzt lernt in der Regel während seiner Studienzeit nicht viel darüber, wie eine Firma geleitet wird. Spätestens im Arbeitsalltag ist er dann jedoch mit dem Management eines kleinen Unternehmens inklusive mehrerer Angestellter betraut. Durch fehlende Struktur in der Praxis oder mangelnder Anleitung des Teams geht viel Zeit verloren, die bei der Behandlung der Patienten am Ende fehlt.

Der erste Schritt

Zunächst ist es wichtig, genau zu analysieren an welchen Stellen Probleme auftauchen, oder Optimierungsmöglichkeiten bestehen. Dabei sollte kritisch auch mit sich selbst umgegangen werden. Manchmal sind es auch persönliche Handlungs- oder Denkweisen, die geändert werden müssen, um einen Ablauf besser zu gestalten. Die wichtigsten Ansatzpunkte bei der Suche nach Reibungsverlusten sind im folgenden kurz zusammengefasst:

•    Ordnung und Übersicht in der Praxis und an den Arbeitsplätzen
•    Aufteilung von Aufgaben und Prioritäten beim Arbeitsablauf
•    Terminvergabe und Patientenverwaltung
•    Austausch und Kommunikation im gesamten Team

Aufgaben und Kompetenzen aufteilen

Viele Ärzte arbeiten eine lange Zeit weit über ihr gesundes Maß hinaus und versuchen dabei einfach nur alles richtig zu machen. Meist bedarf es einger Überwindung, sich einzugestehen, dass nicht alles alleine gestemmt werden kann. Wenn bestimmte Aufgabengebiete oder Tätigkeiten an Angestellte delegiert werden, ist dies jedoch ein vernünftiger Schritt, um sich auf seine Kernkompetenz als Arzt konzentrieren zu können.

Fähige Mitarbeiter, die bereit sind, ein gewisses Maß an Verantwortung zu tragen, sind dabei natürlich eine wichtige Voraussetzung. Durch die Übertragung von einzelnen kleinen Aufgaben können sich die Angestellten weiterentwickeln und nach und nach in komplexere Tätigkeitsbereiche hineinwachsen. Das Fordern und Fördern von Mitarbeitern gehört dabei genauso zu den Aufgaben eines Arztes und sind mit Hinblick auf den Fachkräftemangel wichtiger denn je.

Doch nicht nur im Praxisalltag fallen Arbeiten an, die delegiert werden können. Einige Ärzte halten nebenbei auch Vorträge auf Seminaren oder Fachtagungen, oder möchten wichtige Erkenntnisse über aktuelle Behandlungsmethoden und Forschungsergebnisse auf der eigenen Homepage publizieren.

Das Verfassen von Vortragstexten und Fachartikeln beansprucht jedoch viel Zeit, die neben dem täglichen Pensum in der Praxis meist fehlt. Hier ist es ebenfalls möglich, sich qualifizierte Unterstützung von außen zu holen. Spezialisierte Dienstleistungsunternehmen wie die BAS Business And Science GmbH bieten neben dem Schreiben von Reden oder Gutachten auch Hilfe bei der Recherche oder beim Lektorat.

Ordnung und Struktur schaffen

Einer der größten Zeitfresser ist fehlende Übersicht und Struktur in einer Praxis. Müssen ständig Unterlagen oder Utensilien gesucht werden, kommt schnell Stress und Missmut auf. Ein aufgeräumter Schreibtisch und Arbeitsplatz, ein verständliches Ablagesystem für Patientenakten und Unterlagen und ein einheitliches Ordnungssystem helfen dabei, Zeit zu sparen und effektiv zu arbeiten.

Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter klar seine Aufgabengebiete kennt und beherrscht. Durch ständige Unterbrechungen und Störungen beim Patientengespräch oder einer Behandlung geht ebenfalls viel Zeit verloren. Auch der Patient spürt, wenn in der Praxis dauernd Unruhe herrscht und nicht mit ungeteilter Aufmerksamkeit und Konzentration gearbeitet werden kann.
Wenn bei den Praxishelfern Fragen auftauchen, sollte überlegt werden, ob direkt eine Nachfrage erfolgen muss. Häufig ist es sinnvoller, diese zwischen zwei Behandlungseinheiten zu klären, damit die Behandlung nicht unterbrochen werden muss. Für das gesamte Team gilt es hier sich Prioritäten zu erarbeiten. Rückfragen und Arbeiten, die keinen Aufschub dulden sollten konsequent geklärt und abgearbeitet werden. Weniger wichtige Punkte sollten verschoben, jedoch auch nicht vergessen werden.

Terminvergabe optimieren

Ein optimales, an die Leistungen der Praxis angepasstes Terminvergabesystem stellt eine zentrale Stütze bei der Verwaltung von Patiententerminen und damit auch des Zeitablaufs dar. Mit Hilfe spezialisierter Software können hier Reibungsverluste minimiert und viel Zeit für banale Verwaltungstätigkeiten eingespart werden. Die Patienten-Einbestellung erfolgt nach zuvor definierten Parametern und Zeitfenstern. Bei vielen Systemen ist es heute auch möglich, dass die Patienten selbst online einen Termin buchen können. Dies sorgt für mehr Übersicht und Wahlmöglichkeiten auf Kundenseite und gleichzeitig weniger Verwaltungsaufwand in der Praxis.

Kommunikation fördern

Für den Austausch von Informationen ist eine reibungslose Kommunikation im Team unabdingbar. Bei regelmäßigen Teambesprechungen sollten die Aufgaben verteilt und gegebenenfalls besprochen werden. Zudem können hier noch offene Fragen geklärt werden. Für alle Mitarbeiter ist es oft sinnvoll, sich bestimmte Dinge für eine zentrale Besprechung auf einer Liste zu vermerken, damit keine wichtigen Punkte vergessen werden.

Auch im Austausch unter den Mitarbeitern können oft Fragen geklärt oder gegenseitig Hilfestellungen gegeben werden, um einen optimaleren Ablauf zu erreichen. Und auch die Kommunikation nach außen ist wichtig. Gerade bei längerfristig vereinbarten Terminen lohnt es sich, den Termin beim Patienten durch einen Anruf nochmals bestätigen zu lassen, um einem Ausfall vorzubeugen.

Für größere Praxen oder bei anhaltenden Problemen beim Zeitmanagement lohnt sich oft auch die Hilfe eines professionellen Praxismanagers. Mit kompetentem Blick von außen auf die Struktur des Teams und der Arbeitsabläufe können hier Schwierigkeiten oft schneller erkannt werden. Manchmal lohnt es sich auch, einzelne Mitarbeiter in dieser Richtung zielgerichtet weiterzubilden.