Wer sich die Frage stellt, ob und für welche Bereiche sich das Einführen eines Qualitätsmanagementsystems/Teilsystems lohnt, kommt schnell zu den bürokratischen Verpflichtungen, die durch die zuständigen Behörden überprüft werden können.

Fünf Bereiche, die für jede Praxis wichtig sind:

– das Management der Aufbereitung von steril oder keimarm zur Anwendung kommenden Medizinprodukten (MP) nach dem Medizinproduktegesetz (MPG) und der Medi-zinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV)
– das Management der Anforderungen der allgemeinen Hygiene nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) und der RKI-Empfehlung 4/2006 „Infektionsprävention in der Zahnheilkunde“
– das Management der Anforderungen nach der Röntgenverordnung (RöV) und den hierzu einschlägigen Richtlinien, z.B.: ­­– Richtlinie Fachkunde und Kenntnisse im Strahlenschutz (FK-RL) und die Richtlinie zur Durchführung der Qualitätssicherung (QS-RL)
– das Management der Arbeitssicherheit (Betriebsärztliche und Sicherheitstechnische Betreuung [BuS-Dienst]) nach dem Arbeitssicherheitsgesetz (AsiG), dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und den Vorschriften der Berufsgenossenschaft Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) sowie
– die Einführung eines vertragszahnärztlichen QM nach dem Sozialgesetzbuch V (SGB V) und der Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement in der vertragszahnärztlichen Versorgung (vom 17. November 2006)

Da Sie hier fünf Bereiche haben, die einerseits bürokratisch, andererseits aber auch wichtig für die Praxis sind, sollten Sie sich rational entscheiden, welche Sie mit Vorrang umsetzen wollen. Wenn Sie hier unsicher sind, können Sie das nachfolgende, einfache Instrument einsetzen.

Teilen Sie ein nach
– Wichtigkeit für die Praxis
– Wichtigkeit für den Patienten und
– Umsetzbarkeit (siehe Tabelle 1)

Tabelle 1

Im vorliegenden Fall ist die Erfüllung der Anforderungen nach dem MPG für die Praxis sehr wichtig, da die Nichteinhaltung zu Haftungsproblematiken und einer konkreten Gefährdung für die Praxis führen kann (z.B. Praxisschließung) (Sie setzen 10 Punkte ein). Für den Patienten ist die Einhaltung der Anforderungen sehr wichtig, weil es um seine Gesundheit geht und er sich nicht in der Praxis infizieren möchte (Sie setzen 10 Punkte ein).

Die Umsetzbarkeit der Anforderungen ist von der Schwierigkeit her im mittleren Bereich anzusiedeln, da unter Umständen große Investitionen nötig sind (Sie setzen 5 Punkte ein). (Das Gleiche gilt in etwa für die Erfüllung der Anforderungen nach der allgemeinen Hygiene.) Wenn Sie die ermittelten Punkte miteinander multiplizieren, kommen Sie bei unserem Beispiel auf die Zahl 500 (10 x 10 x 5). Bewerten Sie nun auch die übrigen vier Managementbereiche und vergeben Sie entsprechende Punkte. So können Sie einfach und sicher Ihre Prioritäten ermitteln. Sie arbeiten dann die Managementbereiche in der Reihenfolge der Bewertungen ab (z.B. 500 vor 400 vor 300 usw.).

Wie gehen Sie jetzt konkret vor?

I. Erfüllen der Anforderungen nach dem MPG

1. Planen (plan)
Sie planen (siehe oben), innerhalb eines Jahres die (I) Anforderungen nach dem MPG vollständig zu erfüllen.
Zusätzlich wollen Sie (II) die Anforderungen der allgemeinen Hygiene – innerhalb des gleichen Zeitraumes – vollständig erfüllen.

Tabelle 2

Formulieren von QM-Zielen

Damit haben Sie zwei große Ziele. Formulieren Sie diese im Sinne des Qualitätsmanagements als SMART-Ziele. SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert.
– Spezifisch (für die Praxis)
– Messbar (mit entsprechenden Kennzahlen/Messgrößen)
– Akzeptiert (von Ihnen und Ihren Mitarbeiterinnen)
– Realistisch (= erreichbar)
– Terminiert (mit einem fixierten Erledigungsdatum versehen)

Tipp

Nehmen Sie sich nicht mehr als zwei „große“ Ziele pro Jahr vor. Mehr wäre ggf. „unrealistisch“. Die Zielerreichung muss messbar sein (Kennzahlen/Messgrößen). Gemessen wird zum Beispiel in Prozent, Umsatzzahlen, Eurobeträgen usw. Freundlichkeit lässt sich nicht messen, wohl aber zum Beispiel die Anzahl der Patienten im Recall usw.

Wie können Sie Ihre SMART- Ziele erreichen?

Verwenden Sie hierfür einen Maßnahmenplan, der das Ziel in einzelne Aufgaben, die verschiedenen Personen zugeordnet und mit Erledigungsdatum versehen sind, aufteilt. Einmal im Jahr sollten Sie überprüfen, ob Sie Ihre gefassten SMART-Ziele ganz oder nur teilweise erreicht haben. Geeigneter Zeitpunkt sind z.B. die Weihnachtsferien am Ende des Jahres (Managementreview). Wenn Sie dabei (anhand der Messzahlen) feststellen, dass einzelne Aufgaben nicht erreicht wurden, ermitteln Sie die Ursachen und fassen Sie ein korrigiertes SMART-Ziel für das neue Jahr.

2. Handeln (do)

Das Handeln folgt dem gesunden Menschenverstand:
a) Ermitteln des Soll-Zustandes (Anforderungen)
b) Feststellen des Ist-Zustandes (Umsetzungsgrad in der Praxis)
c) Erkennen der Defizite (= Verbesserungspotenziale aus Vergleich Soll- mit Ist-Zustand)
d) Beseitigen der Defizite

Tipp für die Praxis

Was die Ermittlung des Soll-Zustandes angeht, haben viele Zahnärztekammern Checklisten entwickelt, die Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern. Die Kammern bieten auch entsprechende Kurse an, um Sie und Ihre Mitarbeiterinnen zu unterstützen.

a) und b) Ermitteln des Soll- und Ist-Zustandes*

c) Ermitteln von Defiziten (Verbesserungspotenziale)
Wenn Sie aus dem Abgleich von Soll- und Ist-Zustand Defizite ermittelt haben, folgt als nächstes das Beseitigen der erkannten Defizite. Dabei können Sie als einfaches „Werkzeug“ einen Maßnahmenplan verwenden.

d) Beseitigen der Defizite
Erstellen Sie einen Maßnahmenplan.

Beispiel: Maßnahmeplan
Beseitigen der Defizite im Bereich der Aufbereitung von MP bis zum 31. Dezember 20XX.

3. Überprüfen (check)
Am Ende des Kalenderjahres überprüfen Sie (SMART-Ziele und Kennzahlen), ob Sie alle Defizite beseitigt haben und das Ziel erreicht werden konnte (vollständige oder nur teilweise Zielerreichung).

4. Handeln (act)
Wenn Sie Ihr Ziel nicht oder nicht vollständig erreicht haben, suchen Sie nach den Ursachen und fassen Sie für das neue Jahr ein korrigiertes Ziel.
Qualitätskreislauf
Diese Vorgehensweise folgt dem bekannten Qualitätskreislauf:
PLAN > DO > CHECK > ACT

II. Erfüllen der Anforderungen der allgemeinen Hygiene
Genauso können Sie bei den Anforderungen nach der allgemeinen Hygiene vorgehen. Den Soll-/Ist-Vergleich können Sie nach der beiliegenden Checkliste durchführen.

Checkliste Hygiene für Zahnarztpraxen (zum internen Gebrauch)

I. Räumliche Bedingungen