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Zahntechnik 16.08.2011

VDZI: „Gelegenheit nutzen“

Georg Isbaner
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VDZI: „Gelegenheit nutzen“

Der Generalsekretär des VDZI, Walter Winkler, und dessen Betriebswirtschaftlicher Berater, Harry Marschke, äußern sich in einem Exklusiv-Interview mit der ZT Zahntechnik Zeitung ausführlich zum Thema „Elektronische Übermittlung von Abrechnungsdaten zwischen Labor und Praxis“. Welche Chancen und Risiken darin stecken und worin noch Handlungsbedarf besteht, erfahren Sie hier.

 ZT   Herr Winkler, Herr Marschke, ab dem 1. Januar 2012 muss die zahnärztliche Abrechnung endgültig in elektronischer Form erfolgen. Dementsprechend sind auch die zahntechnischen Labore – obwohl nicht gesetzlich dazu verpflichtet – in Zugzwang geraten. Allerdings sind manche Betroffene demgegenüber auch vorsichtig. Viele befürchten einen höheren Verwaltungsaufwand, fehlende Datensicherheit  etc. Was entgegnen Sie skeptischen Laborbetreibern?

Winkler: Dass die Laborinhaber skeptisch sind, ist zunächst einmal begründet und richtig. Es wird leichter, wenn man sich die Sachverhalte klarmacht. Ausgangspunkt sind Regelungen im Sozialgesetzbuch V, die ausschließlich die Abrechnung der Zahnärzte gegenüber den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen betreffen. Zahnärzte sollen bis zum 01.01.2012 ihre Abrechnung papierlos, d.h. elektronisch, der KZV übermitteln. Die Labore betrifft dies nur deshalb, weil der Zahnarzt dabei das Problem hat, wie er in den vorgeschriebenen Abrechnungsfällen die  relevanten Rechnungsdaten des Labors digitalisiert bekommt. Will er selbst die Daten erfassen oder kann ihn das Labor unterstützen, indem es neben der Papierrechnung auch einen Datensatz liefert? Das ist zunächst ein Mehraufwand im Service-  bereich für das Labor, kann aber auch als gutes Kundenbindungsinstrument angesehen werden. KZBV und VDZI haben sich dabei nur auf ein einheitliches Datenformat verständigt, um hier Wildwuchs der Systeme zu vermeiden. Mehr ging rechtlich nicht.

"KZBV und VDZI haben sich dabei nur auf ein einheitliches Datenformat verständigt, um hier Wildwuchs der Systeme zu vermeiden. Mehr ging rechtlich nicht."

Daher sind alle anderen Fragen – insbesondere der Weg der Datenübermittlung und die Sicherheitsmechanismen – werkvertraglich zu regeln. Die Softwarehäuser auf der Laborseite sind zwischenzeitlich gut vorbereitet und können den Betrieben rechtzeitig die Herstellung und Dokumentation der erforderlichen Datensätze gewährleisten. Damit sind die Grundanforderungen,  die der Zahnarzt stellen wird, erfüllbar. Der damit verbundene Serviceaufwand kann sich auch lohnen. Neben dem Aspekt der Kundenbindung bietet die Einführung des Datenaustausches die Chance, mit dem Zahnarzt auch den gesamten Informationsaustausch zu besprechen, also auch welche Auftragsinformationen das Labor benötigt, um zeitaufwendige Rückfragen zu vermeiden oder Fehler zu minimieren.

Es ist festzustellen, dass die einzelnen KZVen und Zahnärzte mit sehr unterschiedlicher Intensität und Überzeugung an die Vorbereitung der elektronischen Abrechnung des Zahnarztes gegenüber der KZV gehen. Das ergibt dann auch je nach Stand des einzelnen Zahnarztes in der Region auch bei den Laboratorien ein heterogenes Bild. Das wird voraussichtlich in den nächsten Monaten andauern. Daher ist das Gespräch zwischen Labor und Zahnarzt der richtige Weg.

 ZT  Der VDZI rät seinen Mitgliedern, sich rechtzeitig um einen einheitlichen und sicheren Datentransfer zwischen Praxis und Labor zu bemühen. Worauf sollten Laborbetreiber achten, wenn sie sich mit ihren Kunden abstimmen möchten?

Marschke: Wir empfehlen den Laboren, diese Gelegenheit zu nutzen. Für jedes Labor gilt es Sorge dafür zu tragen, dass nicht jeder Zahnarzt unterschiedliche Übermittlungsformen und Zeitpunkte für die Datensätze wählt. Hat das Labor ein Konzept, sollte es dies seinen Kunden einheitlich vorschlagen. Mancher Zahnarzt dürfte für solche Konzeptempfehlungen dankbar sein. Dies ist aber auch guter Anlass, die gewohnten Abläufe bei der Auftragserteilung und Abrechnung gemeinsam zu prüfen. Passen sie zu der konkret vereinbarten Gestaltung des Datenaustausches? Können bestehende Doppelarbeiten beseitigt werden? Entstehen neue Doppelarbeiten? Können bestehende Automatisierungslösungen weiter verwendet werden, müssen sie angepasst oder durch neue ersetzt werden?

"Für jedes Labor gilt es Sorge zu tragen, dass nicht jeder Zahnarzt unterschiedliche Übermittlungsformen und Zeitpunkte für die Datensätze wählt."

Für eine solche Abstimmung kann man sich an  folgenden Fragen orientieren. Benötigt die Praxis die Daten in digitaler Form? Wenn ja, wie häufig? Mit jedem Auftrag? Wöchentlich? Einmal im Monat zu einem festen Termin? Welcher Übermittlungsweg ist für beide Seiten der effektivste? E-Mail? Ein USB-Stick? Viele USB-Sticks? Der direkte Datenverbund zwischen Labor und Praxis? Wie ist mit geänderten Rechnungen umzugehen? Wann und wie finden die neuen Daten den Weg in die Praxis? Und umgekehrt: Die Zahnarztpraxis wird dem Labor für jeden Auftrag, der in den Datenaustausch eingeht, eine eindeutige Auftragsnummer mitteilen. Wie wird das organisiert? Wo steht diese Nummer? Handschriftlich auf dem Auftragszettel? In einer Mail? Wird sie von der Helferin telefonisch durchgesagt? Was passiert, wenn sie fehlerhaft oder verspätet übermittelt wird?

 ZT  Manche befürchten, dass auch in Zukunft die Papierrechnung zum Beispiel für das Finanzamt weiterhin nötig ist. Wie hoch ist Ihrer Meinung nach der zu erwartende Mehraufwand für die Labore?

Winkler: Es muss betont werden, dass es sich hier nicht um eine elektronische Rechnungslegung des Labors handelt. Der elektronische Austausch der XML- Datei, daran möchte ich hier noch einmal erinnern, hat mit einer Rechnungslegung und damit steuerrechtlich auch mit dem Finanzamt nichts zu tun. Er dient ausschließlich als Service zur Arbeitserleichterung in den Zahnarztpraxen. Die Papierrechnung ist und bleibt das steuerrechtlich relevante Originaldokument. Was die Herstellung der XML-Dateien und die Verwaltung der Datensätze betrifft, zeichnet sich ab, dass die Labore in der Regel nicht mit Kosten belastet werden. Das sind die Signale, die uns die meisten Softwarehäuser geben.

Labore, die über diese Anforderungen hinaus zusätzlich den Wechsel zur elektronischen Rechnungslegung planen, sollten diesen Schritt gemeinsam mit dem Steuerbüro gut überlegen und akribisch vorbereiten. Das digitale Verfahren ist  anspruchsvoll, auch kleine Fehler können gravierende Konsequenzen für den Laborinhaber haben. Das gilt zunächst hinsichtlich der Erstellung und Übermittlung der elektronischen Rechnungen. Besonders hoch sind die Anforderungen, mithin auch die notwendigen Umstellungen, bei der Archivierung der Rechnungen. Nicht zuletzt ändern sich gesetzliche Regeln für die digitale Abrechnung gerade noch einmal, und niemand weiß, wie lange die dann geltenden Vorschriften Bestand haben.

 ZT  Gerade beim Thema Datensicherheit scheinen Hersteller, VDZI und KZBV noch keine einheitlichen Vorstellungen zu  haben. Nicht alle Beteiligten befürworten die XML-Variante. Was spricht zurzeit dafür, was dagegen?

Marschke: Ich glaube, hier gilt es, einige Missverständnisse aus- zuräumen. Mit der Entscheidung, die für den Transfer benötigten Daten in eine spezielle Textdatei, eine XML-Datei zu schreiben, folgen KZBV, VDZI und die Softwarehersteller einem technischen Standardverfahren. Diese Entscheidung führt dazu, dass der Datentransfer einfach und kostengünstig in praktisch jede Labor- oder Praxissoftware „eingebaut“ werden kann.

"Die Papierrechnung ist und bleibt das steuerrechtlich relevante Dokument."

Mit der einfachen Vereinbarung eines Datenformats sind jedoch die Sicherheitsfragen leider noch nicht geklärt. Einfache Textdateien können leicht beschädigt und – versehentlich oder nicht – verändert werden. Da jeder sie lesen kann, dürfen sie Unbefugten nicht zugänglich sein. Welcher Laborinhaber möchte schon die Rechnungsdaten eines Kollegen auf seinem Bildschirm sehen, nur weil  in der Zahnarztpraxis versehentlich zwei USB-Sticks vertauscht wurden?

Nicht zuletzt sind XML-Daten nicht nur einfach zu erzeugen. Der Missbrauch von gesammelten Markt- und Unternehmensdaten ist in der Geschäftswelt mittlerweile so allgegenwärtig, dass man dem Thema Datensicherheit im Labor, aber auch in Verbänden, oberste Priorität einräumen muss. Deshalb hat der VDZI von Anfang an darauf gedrängt, das Thema Datensicherheit auf möglichst hoher Ebene mit allen Beteiligten rechtsverbindlich und einheitlich zu klären. Leider ist dieser Versuch gescheitert, weil es für solche verbindlichen Regelungen für den VDZI aktuell keine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage für Vereinbarungen gibt. Labore, die Daten im Datenaustausch liefern, müssen deshalb alle notwendigen Schritte und Mechanismen mit den beteiligten Zahnärzten auf zivilrechtlicher Basis vereinbaren.

Seitens der KZBV und der Hersteller von Praxissoftware gibt es mittlerweile die Zusicherung, dass in den einzelnen Praxisprogrammen die Sicherheit der Daten gewährleistet ist. An einer freiwilligen Lösung, wie die Daten auf ihrem Weg aus dem Labor in die Praxis und für die dortige Verwendung besser gegen Missbrauch geschützt werden können, arbeiten wir gerade. Dabei ist für uns wichtig, ein einfaches Verfahren zu finden, das ausreichende Sicherheit gewährleistet, ohne Labor oder Zahnarzt technisch oder wirtschaftlich zu überfordern. Zudem  möchten wir damit auch erreichen, dass dieses Maß an Sicherheit jedem Labor zugänglich wird, ohne dass es dafür Kunde einer konkreten Softwarefirma sein muss. Schließlich geht es hier um sensible Geschäftsdaten, deren Missbrauch an jeder möglichen Stelle auf jeden Fall verhindert werden muss. Ist aber die Sicherheit der Daten gewährleistet, ist aus unserer Sicht nichts gegen elektronischen Datenaustausch zu sagen.

 ZT   Welche Chancen sehen Sie in der Umstellung auf den elektronischen Datenaustausch? Wird das papierlose Labor früher Realität als von vielen erhofft oder von manchen befürchtet?

Winkler: Die Entscheidung für den elektronischen Datenaustausch hat auf jeden Fall dafür gesorgt, dass sich Labore und Zahnarztpraxen stärker mit der Frage befassen, wie und welche Informationen ausgetauscht werden und mit welcher Sicherheit dies aktuell geschieht. Da es sich hier gerade nicht um eine elektronische Rechnungslegung des Labors handelt, kann auch von einem papierlosen Labor nicht die Rede sein. Auf einige Chancen wurde schon hingewiesen. Sicherlich wird die Digitalisierung in allen Bereichen der Gesellschaft, daher auch im Dentalmarkt voranschreiten. Das dürfte allgemein unvermeidbar sein. Was unvermeidbar ist, sollte offensiv angenommen werden. Mit dem elektronischen Datenaustausch machen die Labore dabei die ersten Schritte in diese Richtung.

Wenn dabei eine Optimierung der Auftragsabstimmung zwischen Zahnarzt und Labor herauskommt und dabei die Kundenbeziehungen gestärkt werden, kann aus einer Erfüllung der Marktanforderungen für die Mehrheit der Labore auch ein positiver Nutzen entstehen.

Herr Winkler, Herr Marschke, vielen Dank für das Gespräch.

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