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Businessnews 02.05.2012

Countdown IDS 2013: Wie Sie Ihren Messestand richtig planen

Countdown IDS 2013: Wie Sie Ihren Messestand richtig planen

Teil II der Artikelserie "Der Countdown zur IDS 2013 läuft"

Das erste Kriterium, das ein Messestand erfüllen sollte, ist ein perfektes Äußeres mit einer hohen Anziehungskraft und Fernwirkung – ebenso wie die Ästhetik in der Zahnheilkunde heute eine große Rolle spielt.

 Eine erfolgreiche Messebeteiligung ist im Wesentlichen abhängig von dem perfekt inszenierten Messestand, der alle Sinne anspricht. Die Grundlagen für das Konzept bilden u.a. Ihre gesteckten Messeziele, Ihre Exponate und Ihr Corporate Design. 

Im ersten Schritt legen Sie die Funktionsbereiche fest und somit die Gesamtgröße des Standes.

Zur Präsentationsfläche gehört jeglicher Platzbedarf für Exponate, Infotafeln, Multimedia-Vorführungen sowie Aktionen.  Der Besprechungsbereich richten sich nach der Art der geplanten Gespräche – ob offene Sitzgruppen oder geschlossene Räume. Hinzu kommt der Kommunikationsbereich für die Stand-Information (Empfangs-Counter), die Bar und Bewirtungsplätze sowie mögliche Vortragsräume. Für den Backofficebereich für Catering, Lagerung, Garderobe, Personal,- Service- und Technikräume müssen Sie weitere Quadratmeter einplanen.

Quelle: Wikipedia, Dirk Bindmann

Bei produktorientierter Präsentation mit Vorführungen sollte das Verhältnis 60% Präsentationsfläche zu 40% Besprechungs-/Backofficefläche betragen.

Bei informationsorientierter Präsentation unter Nutzung verschiedenster Medien wie Vortrag und Multimediashow – vorrangig bei Dienstleistungsportfolio angewendet – sollte die größte Fläche für die Kommunikation eingeplant werden.

Versuchen Sie einen Weg zu skizzieren, wie Sie die Besucher „durch“ Ihren Stand vom Empfangs- über den Präsentations- zum Kommunikationsbereich leiten wollen.

Im zweiten Schritt entscheiden Sie sich für eine Standart, die die Abgrenzung zu den Nachbarständen und die Öffnung zu den Gängen definiert.

Der Reihenstand ist einseitig, nach nur einem Gang geöffnet und steht neben weiteren Reihenständen. Ein Eckstand befindet sich am Ende einer Reihe und ist zum Gang und Quergang geöffnet. Die Rückfront grenzt an die Rückfront eines anderen Eckstandes und die Seite an einem benachbarten Reihenstand. Da der Eckstand an zwei Gängen liegt, ist mit einer höheren Besucherfrequentierung zu rechnen. Der Kopfstand befindet sich am Ende einer Reihe und ist nach drei Seiten geöffnet. Im Vergleich zu den beiden vorher genannten Standarten wirkt der Kopfstand repräsentativer und einladender.

Quelle: Wikipedia, Dirk Bindmann

Ein Blockstand – oder auch Inselstand genannt – ist von allen vier Seiten begehbar. Diese Standart bedarf eines intelligenten Konzeptes hinsichtlich Einbindung der Kommunikations- und Backofficeflächen, ohne dem Stand seinen offenen Charakter zu nehmen.

Zudem stehen Freigelände zur Verfügung, die sich für die Präsentation von großen Anlagen und Maschinen eignen – für die Dentalbranche eher uninteressant.

Im dritten Schritt legen Sie die Standlage fest, die maßgeblich für die Frequentierung Ihres Standes verantwortlich ist. Hierzu erhalten Sie vom Veranstalter die Aufplanung der Hallen (Standflächen und Gänge), die sich nach der technische Infrastruktur, der zu erwarteten Besucherzahl (Breite der Gänge) und der Rundgangqualität (Besucherführung) richtet. Hierzu werden die Kriterien „Gelände- und Hallenaufteilung“, „Branchen- und Produktaufteilung“ sowie „Infrastruktur“ vorgegeben.

Ihre Wahl der Standart und die Aufplanung des Messeveranstalters grenzen vorab die Auswahl der Platzierungsmöglichkeiten  für Sie ein. An dieser Stelle sei der Hinweis erlaubt, an Kosten für die Standflächenmiete nicht zu sparen, denn die Platzierung ist quasi das Messestandfundament.

Im vierten Schritt müssen Sie sich zwischen zwei Standbauweisen entscheiden, die sich wieder auf Ihre Messeziele beziehen, sowie auf die Exponatliste, den Platzbedarf sowie das Budget.

Wenn Sie erstmals eine Messe besuchen, eine Standfläche bis 60 m2 gebucht haben und ein Budget für den Messebau von ca. 6. – 8.000 € eingeplant haben, eignet sich für Sie eine Systemlösung. Die Vorteile bestehen u.a. in einer schnellen Realisierbarkeit, da die Bestandteile (Boden, Wände, Kabinen) aus sogenannten Systemmaterial – vorgefertigten Teilen – bestehen. Die Individualität des Standes wird durch „Beklebung“ in Ihrem Design, sowie zusätzliches Interieur (Vitrinen und Möbel) erzielt. Durch Integration von individuellen Anfertigungen, wie beispielsweise zusätzlichen Wandelementen oder maßgefertigten Theken, wird die Persönlichkeit des Standes erhöht. Bei diesem Konzept spricht man von einem sogenannten Mischstand.

Wenn Sie sich beispielsweise als Messeziel den Aufbau Ihrer Bekanntheit und Ihres Images gesetzt haben und den Charakter Ihres Unternehmens und Ihres Portfolios individuell präsentieren wollen, empfehlen wir Ihnen die individuelle/konventionelle Standbauweise, da hier keine Grenzen in Hinblick auf Formen, Farben, Materialien gesetzt sind.

Die Bauformen des Standes sind u.a. abhängig von der Wahl der Standart (Reihen,- Eck-, Kopf- oder Inselstand). Bei der offenen Bauform werden keine sichtbehindernden Außenflächen integriert. Der Stand ist überschaubar und alle Ausstellungsstücke sind erkennbar.

Bei der teilweise offenen Standbauform werden partiell Außenflächen eingeplant, um beispielsweise den Blick in den Kommunikations- oder Backofficebereich zu verhindern.

Ein Stand mit einer geschlossenen Standbauform besteht komplett aus Außenflächen, die eventuell durch integrierte Vitrinen zur Ausstellung der Exponate „unterbrochen“ sind. Raumelemente im Inneren des Standes trennen bzw. gliedern die unterschiedlichen Nutzungszonen und können als Präsentationsfläche oder Informationsträger für Videovorführungen und Grafiken genutzt werden.

Hier ist es besonders wichtig, den bereits erwähnten Besucherweg in und durch den Messestand zu skizzieren und in das Konzept einfließen zu lassen.  

Im fünften Schritt legen Sie den Dienstleister für den Messebau fest. Wenn Sie sich für einen Systemstand entschieden haben, können Sie zumeist auf das Angebot des Messeveranstalters zurückgreifen. Dieser bietet Ihnen in der Regel verschiedene Standbauvarianten inkl. Interieur wie Möbel, Deko und Technik an. Wünschen Sie eine individuellere Gestaltung Ihres Systemstandes, sollten Sie sich an einen Messebauer wenden, der über umfangreiches Know-how und Material zur Konzeption und Realisierung eines Mischstandes (Systembaumaterial gepaart mit individuellen Elementen) verfügt.

Für die Realisierung eines individuellen Messestandes haben Sie einerseits die Möglichkeit, einen Architekten mit Design / Konzeption und einen Messebauer für die Umsetzung zu beauftragen oder aber den Architekten mit der Wahl des Messebauers zu betrauen.

Andererseits verfügen Messebauunternehmen heutzutage über eigene Architekten- / Designabteilungen, die eine Realisierung von A bis Z anbieten. Die Vorteile hierbei bestehen darin, dass Sie nur einen Ansprechpartner für den Bau Ihres Messestandes haben. Dies erleichtert Ihren viele Abstimmungsgespräche und erspart Ihnen Zeit und Geld.  

Der Bau und die Realisierung durch Eigenleistungen sei an dieser Stelle nicht empfohlen, da entsprechendes Know-how für beispielsweise Design, Transport, Aufbau notwendig ist und zudem immens Zeit beansprucht und letztlich hohe Kosten verursacht.

„Wie finde ich den Messebauer meines Vertrauens?“

Diese Frage spiegelt den wichtigsten Aspekt bereits wider. Sie müssen Ihrem Dienstleister in Hinblick auf Quantität und Qualität absolut vertrauen können, denn der Messetermin steht fest und ist unaufschiebbar. Nachfolgende Kriterien sollten Ihnen bei der Wahl Ihres Vertragspartners hilfreich sein:

  • Systemlösungen als auch konventioneller Standbau werden angeboten
  • Das Unternehmen sollte mindestens 10 Jahre erfolgreich am Markt agieren (Erfahrungen)
  • Die Referenzen sollten sowohl kleine als auch große Systemlösungen und konventionelle Stände
    widerspiegeln. Im besten Falle umfangreiche Erfahrungswerte mit Messegesellschaften als
    Servicevertragspartner
  • Der Messebauer sollte in ganz Europa, besser weltweit aktiv sein

Fragen Sie diesbezüglich nach einem internationalen Projektmanagement mit Native-Speakern und einem weltweiten Partnernetzwerk.

  • Der potenzielle Dienstleister sollte technisch auf dem aktuellsten Stand sein (Softwarelösungen zur Gestaltung und Aufplanung von Messeständen sowie über eine breitbandige
  • Internetanbindung verfügen (Austausch von Plan- und Druckdaten).
  • Eine eigene Produktionsstätte mit Tischlerei, Glaserei, Lackieranlage bietet die Grundlage für eine weitgehende Unabhängigkeit vom Markt und verhindert Engpässe.
  • Umfangreiche Lagerkapazitäten schaffen die Voraussetzung für Messestände mit Mehrfacheinsätzen.
  • Fragen Sie nach Qualitäts- und Umweltzertifizierungen sowie nach Mitgliedschaften in Verbänden.
  • Wenn Sie auf der Suche nach einem Generalunternehmen sind, sollte sich das Messebau-Team aus  Messearchitekten und –designern, CAD-Zeichnern, Konstrukteuren, Ingenieuren aus Hoch- und Stahlbau, mehrsprachigen Projektleiter, Tischler und Schlosser zusammensetzten.
  • Der Messebauer sollte den Messestand zur Miete, zum Kauf oder als Leasing anbieten können
  • Er muss flexibel und zuverlässig sein, Zusagen einhalten, gute Ideen haben, Qualität und Quantität vom Entwurf bis zur Standübergabe liefern, On-Demand-Probleme lösen können und einfach sympathisch sein
  • An dieser Stelle sein der Hinweis erlaubt, dass nicht der Günstigste immer der Beste ist. Eine Ausschreibung ist sinnvoll, aber letztlich sollte sich die Entscheidung für einen Messebauer aus einem Mix von Preis-, Qualitäts- und Reputationsniveau zusammensetzen. Entwickeln Sie für Ihre Ausschreibung ein möglichst objektives Bewertungssystem zur Auswahl Ihres Messebaupartners. In Hinblick auf die Finanzen empfehlen wir Ihnen die Überprüfung der Liquidität Ihres zukünftigen Messebaupartners, denn die Realisierung verlangt – je nach Größe, Umfang und Ausstattung des Standes - umfangreiche Vorfinanzierungen, die nicht jeder Messebauer leisten kann

Wenn Sie sich für einen Messebauer entschieden haben, sollten Sie den Auftrag  und das Briefing zeitnah an Ihren Dienstleister übermitteln – unnötige lange Wartezeiten bis zur Auftragsvergabe verhindern eine sinnvolle Planung der Kapazitäten. Während der gesamten Zusammenarbeit gilt es, jegliche Änderungen und Abweichungen von der Planung sofort an Ihren Messbauer weiterzuleiten, um unnötige Engpässe oder große finanzielle Aufwendungen (Expresslieferungen) zu vermeiden. Abschließend sei erwähnt, dass sich eine langfristige Zusammenarbeit lohnt, denn je besser der Messebauer Ihr Unternehmen kennt, umso kosten- und zeiteffizienter kann er für Sie arbeiten.

Im sechsten Schritt wird das Konzept des Messestandes erarbeitet. Als Basis dient ein detailliertes Dienstleister-Briefing, das folgende Punkte enthalten muss:

  • Messe, Termin und Veranstaltungsort
  • Messeziele (Marketing, Kommunikation, Verkauf)
  • längerfristige Messeplanung (wegen möglicher Mehrfachnutzung und Einlagerung)
  • Zielgruppen
  • Etat / Budget / Einkaufskonditionen / Honorar für Entwurf und Planung
  • Art und Größe des Standes (Bsp.: individueller, teilweise offener Reihenstand mit 100 m2)
  • spezielle Messeauflagen / Messeplan / technische Anforderungen
  • Raumbedarf für Besprechung, Bewirtung, Lagerung
  • Bsp: Kabinen, Küche, Infotheken, Garderobe, Sitzgruppen, Bar, Lager
  • technische Ausstattung (Strom, Wasser, Licht, Multimedia …)
  • Exponate / Ausstellungsobjekte
  • Art, Anzahl, Größe, Gewicht (Prospekte / Fotos mitliefern)
  • Art der Präsentation (Podeste, Vitrinen, Borde, Prospektablagen
  • Aktionen am Stand / begleitende Maßnahmen
  • Standpersonal (Anzahl)
  • Corporate Design Richtlinien /Hausfarben und Hausschrift / Logo
  • Ansprechpartner für Briefingrückfragen

Ihr Dienstleister wird neben Ihrem Briefing für Sie z.B. eventuell störende Hallenstützen, Lage der Versorgungsleitungen, Bestimmungen zur Bauhöhe, Abstände und Standprofil, Brandschutz, Sicherheitsbestimmungen,  Hauptrichtung des Besucherstroms, Halleneingänge,  Standnachbarn eruieren und dementsprechend die Funktionsbereiche und deren Flächenaufteilung und –anordnung planen.

Im siebenten Schritt wird die Standarchitektur und das Design geplant. Auch hier steht wieder die Erreichung Ihrer Messeziele im Vordergrund, die die prozentuale Standaufteilung in Präsentations,- Kommunikations- und Backofficefläche bestimmen. Im Wesentlichen gilt es, mit der Messearchitektur eine ansprechende Atmosphäre für eine optimale verbale und visuelle Kommunikation zu schaffen. Dabei sollte die Qualität und technische Realisierung den Anspruch Ihres Unternehmens widerspiegeln und Ihrem Erscheinungsbild (Corporate Design) entsprechen.

Konform der vier Stufen zum Messegespräch (Orientieren, Informieren, Vorführen, Kommunizieren) muss der Messestand eindeutige Orientierungshinweise zu den jeweiligen Bereichen aufweisen – ob verbal oder visuell – ein auf alle Sinne abgestimmtes Leitsystem wird die Besucher zu Ihren Verkaufsgesprächen führen. 

Aufbauend auf die Standarchitektur erfolgt die Standgestaltung. Dazu gehört ein firmentypisches und unverwechselbares Erscheinungsbild, mit der die Exponate wirkungsvoll in Szene gesetzt werden und der Nutzen für den Anwender eineindeutig ersichtlich ist. Die Auswahl des Interieurs, wie Mobiliar und Inventar für den Präsentations- und Besprechungsbereich sollten formal, farblich und qualitativ an das Design angepasst werden. Im Vergleich dazu können die für den Besucher „unsichtbaren“ Bereiche wie Küche, Büro und Lager pragmatisch und platzsparend konzipiert werden.

Die grafische Gestaltung Ihres Standes muss 3 verschiedene Wirkungen erzielen:

  • Fernwirkung (Besucher soll den gesuchten Stand in der Halle so schnell wie möglich finden)
  • Nahwirkung (schnelle Orientierung auf dem Stand = Leitfunktion
  • Detailkennung (Informationen zu den Exponaten)

Durch die Wahl der Farbgebung und einem intelligenten Beleuchtungssystem können Sie die Aufmerksamkeit auf Ihren Stand lenken, Objekte hervorheben und eine kommunikationsfreundliche Atmosphäre schaffen. Den Möglichkeiten, Ihren Stand durch Form,- Farb,- Materialwahl sowie Beschriftungstechniken und dem Einsatz multimedialer Einrichtungen gekonnt in Szene zu setzen und die Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe zu fördern, sind keine Grenzen gesetzt. Die Ausführungen hierzu  würden den Rahmen dieses Newsletters sprengen. Deshalb bieten wir Ihnen an, Ihre individuellen Fragen an uns in einem unverbindlichen Gespräch zu richten.

In der kommenden Ausgabe erhalten Sie u.a. Informationen zu den letzten Vorbereitungen kurz vor der Messe.

Kontakt

Dipl.-Betriebswirt (FH) Björn-Hendrik Duphorn

Bereichsleiter Vertrieb / Marketing

Messeprojekt GmbH

Bergweg 7

04356 Leipzig

Tel.: +49 341 5262550

bjoern.duphorn@messeprojekt.de

www.messeprojekt.de

Foto: © vege - Fotolia.com
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