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Betriebswirtschaftliche Auswertung

Zahnärzte erhalten regelmäßig von ihrem Steuerberater die Buchhaltungsdaten. Üblicherweise bekommen sie damit auch die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Diese BWAs spiegeln die wirtschaftlichen Daten der Praxis wider.

Dazu gehören die Umsätze (evtl. nach Gruppen wie Kassenpraxis, Privatpraxis, Gutachten, Igelleistungen usw. gegliedert), die Kosten aufgeteilt nach Kostenarten, und das vorläufige betriebswirtschaftliche Ergebnis/Gewinn. Manche Zahnärzte legen ihre BWAs rasch beiseite. Warum dies ein Fehler sein kann und wann eine BWA ihren wirklichen Mehrwert entfaltet, wird im Folgenden erläutert.

Der erste Teil einer BWA ist nur eine rein stichtagsbezogene Zusammenfassung der Praxisdaten. Ohne weitere Informationen und Vergleiche hat eine solche BWA für die Praxisinhaber einen kaum erkennbaren Nutzen. Vielfach werden deshalb derartige Auswertungen als „ungesehenes Ablageinstrument“ behandelt. Zahnärzten ist jedoch zu empfehlen, sich ihre Betriebswirtschaftlichen Auswertungen – gemeinsam mit ihrem Steuerberater – sehr genau anzuschauen und zu analysieren. Denn BWAs eignen sich ideal zur wirtschaftlichen Steuerung der jeweiligen Praxis.

Fachgruppenvergleiche verdeutlichen Fehlentwicklungen

Wichtig ist, dass die Betriebswirtschaftliche Auswertung auf die Fachgruppe des Zahnarztes ausgerichtet ist. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass das Zahlenwerk für den Zahnarzt aussagekräftiger ist, die BWA enthält dann zudem Aussagen über den Fachgruppenvergleich. Diese Vergleiche geben Aufschluss darüber, ob die jeweilige Praxis im Einnahmen- wie im Ausgabenbereich gegenüber der jeweiligen Fachgruppe Auffälligkeiten aufweist. Beispiel Personalkosten: Der Fachgruppenvergleich (Daten aller Zahnärzte gleicher Fachgruppe) gibt hier einen Durchschnittswert vor. Bei einer Einzelpraxis sollten die anfallenden Personalkosten nicht mehr als 25 Prozent vom erzielten Umsatz betragen. Liegen die Personalkosten der zu beurteilenden Praxis oberhalb des Fachgruppenwertes, so wird – bei einem mit Zahnärzten erfahrenen Steuerberater – „die rote Lampe“ angehen. Es besteht also Gesprächs- bzw. Handlungsbedarf, um die Personalkosten wieder in den Griff zu bekommen. Zahnärzte sind daher gut beraten, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten, der ihnen einen Fachgruppenvergleich in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung garantieren kann. Das können allerdings nur die Steuerberater, die sich auf Zahnarztmandate spezialisiert haben, bei ihnen gehören die Fachgruppenvergleiche zum Standard. Wichtig bei den Fachgruppenvergleichen ist, dass die Vergleichsdaten nicht nur auf den Daten weniger Praxen basieren. Fließen die Daten von mindestens 100 oder mehr Praxen in die Vergleichszahlen ein, ist natürlich die Aussagekraft der Fachgruppenvergleiche höher. Die elevanz dieser Vergleiche ist evident, denn sie zählen zu den wichtigsten Steuerungsinstrumenten bei der wirtschaftlichen Beurteilung einer laufenden Praxis.

Rechtzeitig gegensteuern

Neben diesem Fachgruppenvergleich sollte die BWA auch Aussagen über die Praxisentwicklung im Mehrjahresvergleich dokumentieren können. Bei Darstellung der Praxiszahlen über einen dreijährigen Vergleichszeitraum lassen sich positive oder negative Trends sowohl im Einnahmen- als auch im Ausgabenbereich erkennen. Das Anbieten derartiger Darstellungen sollte für einen Zahnarzt unabdingbare Voraussetzung für eine Zusammenarbeit mit seinem Steuerberater sein. Nur wenn negative aktuelle Entwicklungen der Praxis frühzeitig erkannt werden, kann gemeinsam und vor allem rechtzeitig gegengesteuert werden. Eine BWA sollte zudem die Liquiditätssituation der Praxis abbilden können. Denn wie sagt der Fachmann: Der Gewinn einer Praxis ist nicht identisch mit der Liquidität einer Praxis! Viele Zahnärzte mussten schon leidvoll erfahren, dass ihre Liquiditätssituation trotz einer ertragsstarken Praxis angespannt, das verfügbare Geld also knapp war. Um solchen teilweise existenzgefährdenden Entwicklungen vorzubeugen, sollte auch in einer zahnarztbezogenen BWA eine Liquiditätsanalyse enthalten sein.

Fazit

Es ist offensichtlich, wie wichtig es ist, sich von seinem Steuerberater eine laufende Betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen zu lassen. Nutzt ein Zahnarzt die Erkenntnisse, die ihm seine BWAs vermitteln, hat er das richtige Instrument, um die Wirtschaftlichkeit seiner Praxis und damit seine persönlichen Erträge zu optimieren.