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Praxismanagement 25.05.2011

Instrumente der Terminplanung in Ihrer Praxis

Instrumente der Terminplanung in Ihrer Praxis

Wenn die Praxis zur Tretmühle wird, läuft etwas falsch. Es fehlt an Zeit und Organisation. Erste Voraussetzung ist eine durchdachte, verbindliche Terminplanung. Ohne sie gibt es keinen reibungslosen Tagesablauf.

Zweite Voraussetzung ist Pünktlichkeit. Finden Behandlungen nicht zum geplanten Zeitpunkt statt, müssen Patienten warten. Dies führt nicht nur zu Unmut bei Ihren Patienten, sondern auch zu Stress und Unzufriedenheit im Team.

Bei der Terminplanung sind nicht nur die eventuell parallel arbeitenden Zahnärzte und Prophylaxekräfte, sondern auch die verfügbaren Räume zu berücksichtigen. Darüber hinaus ist die Dauer der einzuplanenden Behandlung sowie die jeweiligen, bekannten Besonderheiten von Patienten, wie z.B. „Würger“, „Angstpatient“ zu beachten, da dadurch der Zeitbedarf steigt. Ebenso grundlegend ist es, Pufferzeiten für Unvorhergesehenes, wie z.B. Schmerzpatienten vorzuhalten.

Die Vielfalt der Terminmanagementsysteme ist groß. Es werden zwei Kategorien unterschieden:

  • Das Offline-System, das nur auf die Praxis beschränkt ist und

  • das Online-System, das einen Zugriff über das Internet ermöglicht.

Teil 1 der Mini-Serie beschreibt kurz die wichtigen Offline-Systeme. 

  1. Das in die Praxissoftware integrierte Terminbuch.
    Die Praxis kann die Terminplanung sehr flexibel gestalten. Assistenten, Angestellte, Prophylaxekräfte und Behandlungsräume werden berücksichtigt. Zeitblöcke für die verschiedenen Behandlungen werden definiert und farblich markiert. Durch das in der Praxissoftware integrierte System stehen bei der Terminplanung die Patientendaten zur Verfügung, so dass Besonderheiten direkt bei der Planung berücksichtigt werden können. Die Termine werden automatisch in die Patientendatei übertragen. Während der Terminabstimmung kann die Praxis auf weitere Leistungen, wie eine ausstehende Prophylaxe-Behandlung, sinnvolle Selbstzahlerleistungen oder eine vergessene Versichertenkarte hinweisen. Gleichzeitig können von der Helferin zusätzliche Anmerkungen, wie etwa akute Schmerzen, notiert werden.

  2. Die manuelle Terminplanung im Terminbuch.
    Das Terminbuch wird auch heute noch in vielen Praxen eingesetzt. Für die einzelnen Behandlungszimmer werden Terminblätter bzw. -spalten vorgesehen. Die Termine werden zumeist mit Bleistift eingetragen, damit Sie bei Bedarf korrigiert werden können. Dies führt oft zu unleserlichen Einträgen. Zusätzliche Anmerkungen sind kaum möglich. Daher hat das Terminbuch im Vergleich zur Terminverwaltung der Praxissoftware deutliche Nachteile.

  3. Die Kalenderoptionen von z.B. Outlook oder anderen Standard-Office-Applikation der Softwareanbieter sowie EDV-basierte Kalender, die nicht an die eingesetzte Praxissoftware angebunden sind, stellen sich schnell als wenig zielführend heraus. Dabei spielt insbesondere der fehlende Zugriff auf die Patientendaten eine Rolle. Darüber hinaus müssen mehrere Systeme parallel gepflegt und gewartet werden.

Tipp: Sie haben organisatorische und/oder betriebswirtschaftliche Fragen? Die Zahnärztliche Abrechnungs-
genossenschaft eG berät Sie gerne.

Mehr Informationen:

ZA - Zahnärztliche Abrechnungsgenossenschaft eG

Werftstraße 21 | 40549 Düsseldorf

Telefon: 0211/5693-0
Telefax: 0211/5693-378

E-Mail: info@za-eg.de
Internet: www.za-eg.de 

Foto: © Shutterstock.com
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