Foto: Mockup © smishura – stock.adobe.com; Foto Patientenmagnet

patientenmagnet ist vielen Zahnärzten vor allem aus dem Bereich Praxismarketing bekannt. Wie hat sich Ihr Unternehmen in den vergangenen Jahren entwickelt und welche Rolle spielt heute das Thema Recruiting?

Unser Kern war und ist die Patientengewinnung für Zahnarztpraxen. Nach über sechs Jahren am Markt gehören wir zu den am längsten bestehenden Agenturen in diesem Bereich. Was wir früh festgestellt haben: Egal wie gut eine Praxis läuft, das Thema Mitarbeiter bleibt eine Dauerbaustelle. Jemand wird schwanger, zieht um oder wechselt den Arbeitgeber. Da sich unsere Kanäle und Prozesse in der Patientengewinnung genauso gut für die Mitarbeitergewinnung eignen, haben wir dieses Thema von Anfang an mit begleitet, lange bevor die heutige Welle an Recruiting-Agenturen entstanden ist.

Die Herausforderung dabei ist, dass Personalsuche kaum planbar ist. Praxen wissen nie, wann die nächste Kündigung auf dem Tisch liegt oder jemand plötzlich ausfällt. Ist es dann soweit, wird in der Regel sofort Ersatz benötigt. Für uns als Agentur bedeutete das bei wachsender Kundenzahl einen enormen Koordinations- und Kommunikationsaufwand. Deshalb haben wir begonnen, Aufgaben Schritt für Schritt an eine KI abzugeben, um schneller reagieren zu können. Mitte letzten Jahres war diese KI so weit, dass sie den gesamten Prozess eigenständig abbilden konnte – von der Bedarfsmeldung bis zur fertigen Anzeige auf Facebook und Instagram. Ohne dass wir eingreifen mussten. Daraus entstand die Frage, ob Praxen nicht direkt selbst mit dieser KI arbeiten können. Die KI ist rund um die Uhr verfügbar, setzt alle Aufgaben sofort um – und lässt sich deutlich günstiger anbieten als klassische Agenturleistungen. Also haben wir das im vergangenen Jahr mit mehreren Praxen getestet und seit diesem Jahr ist „denti“ für alle Praxen verfügbar. Unser Kern bleibt die Patientengewinnung. Das Thema Recruiting läuft jetzt KI-gestützt direkt in der Hand der Praxis..

Der Fachkräftemangel beschäftigt derzeit nahezu jede Zahnarztpraxis. Was beobachten Sie im Markt – wo liegen aus Ihrer Sicht die größten Hürden bei der Mitarbeitersuche?

Wir sehen im Markt aktuell drei Gruppen. Praxen, die bisher keine Erfahrung mit einer Recruiting-Agentur gemacht haben und weiterhin auf Arbeitsagentur, Kammer oder Jobportale setzen, oft über Monate. Praxen, die bereits mit einer Agentur gearbeitet haben, aber ihre Stelle nicht besetzen konnten. Und eine kleine Gruppe, die tatsächlich erfolgreich war. Letztere macht aus unserer Sicht nur einen sehr geringen Anteil aus. Viele Praxen sind enttäuscht. Andere haben sich bewusst gegen Agenturen entschieden, etwa wegen der Kosten oder weil sie in einer akuten Situation die Kontrolle nicht abgeben wollen.

Eine zentrale Hürde ist das Vertrauen. Negative Erfahrungen verbreiten sich schnell. Gleichzeitig wächst der Markt an Anbietern stark, was die Orientierung zusätzlich erschwert.

Mit „denti“ stellen Sie eine neue KI-gestützte Lösung vor. Wie genau funktioniert das System und welche Aufgaben übernimmt die KI konkret?

Man kann es sich wie eine Agentur in der Hosentasche vorstellen. Die Praxis spricht per Sprachnachricht mit denti, so wie sie sonst mit uns sprechen würde und denti kümmert sich um alles – von der textlichen Konzeption über die Anzeigengestaltung bis zur technischen Einrichtung. Ein Satz reicht und die passende Stellenanzeige ist in wenigen Minuten live auf Facebook und Instagram. Die Praxis muss sich nicht in neue Software einarbeiten oder komplexe Oberflächen lernen. denti funktioniert so einfach wie eine Sprachnachricht.

Was denti von einfachen Baukastensystemen unterscheidet, ist das, was dahinter steckt. Wir haben in den letzten sechs Jahren hunderte Anzeigen auf Social Media geschaltet – und dabei verstanden, welche Texte, Bilder und Ansprachen dazu führen, dass sich die richtigen Bewerber melden. Dieses Wissen steckt heute in der KI. Sie erstellt also nicht einfach irgendwelche Anzeigen, sondern greift auf genau die Strukturen und Inhalte zurück, die für die jeweilige Stelle in der Vergangenheit am besten funktioniert haben.

Viele Praxen haben wenig Erfahrung mit Social-Media-Recruiting. Wie unterstützt die KI Praxisteams dabei, die richtige Zielgruppe zu erreichen?

Wenn man sich viele Anzeigen auf Instagram und Facebook anschaut, dreht sich vieles um mehr Geld, mehr Urlaub und mehr Benefits. Leistung spielt dabei oft kaum eine Rolle. Das Problem ist, dass solche Angebote vor allem die falschen Bewerber anziehen. Wer nur wegen Geld kommt, geht auch wieder wegen Geld. Und genau das sieht man aktuell im Markt. Fachkräfte wechseln häufig zwischen Praxen. Die Mitarbeiter, die eine Praxis wirklich weiterbringen, haben andere Motive. Sie suchen Entwicklung, Verlässlichkeit und ein funktionierendes Umfeld. Genau hier setzen wir an.

Wir haben über Jahre hinweg analysiert, welche Ansprache diese Zielgruppen erreicht. Dieses Verständnis ist heute in der KI hinterlegt und sorgt dafür, dass sich eher die passenden Bewerber angesprochen fühlen.

Sie versprechen, dass Kampagnen sehr schnell erstellt werden können. Wie viel Zeit muss eine Praxis realistisch investieren?

Im ersten Schritt schauen wir uns die Praxis in einem kurzen Gespräch an und hinterlegen die wichtigsten Informationen. Das dauert etwa 20 bis 30 Minuten. Dazu kommt ein kleines Medienarchiv mit Bildern und Videos. Einfache Aufnahmen mit dem Smartphone reichen völlig aus. Danach reicht tatsächlich ein Satz. Ähnlich wie bei einer Sprachnachricht. Die KI erstellt daraus die Kampagne und setzt sie um. Der eigene Aufwand pro Stelle ist damit sehr gering. Die KI kennt die Praxis, greift auf bestehende Daten zurück und übernimmt die technische Umsetzung automatisch.

Welche Positionen lassen sich über solche digitalen Kampagnen besonders gut besetzen – funktioniert das eher für ZFA-Stellen oder auch für spezialisierte Positionen?

Grundsätzlich konnten wir bereits viele unterschiedliche Positionen über diesen Weg besetzen. Von Auszubildenden über ZFA und ZMP bis hin zu Zahntechnikern oder Zahnärzten. Je spezifischer eine Stelle ist, desto höher fällt in der Regel das notwendige Werbebudget aus. Das hängt damit zusammen, wie groß die jeweilige Zielgruppe ist. In der Praxis werden die meisten Kampagnen aktuell für ZFA- und ZMP-Stellen genutzt.

Können Sie typische Ergebnisse beschreiben – mit wie vielen Bewerbungen kann eine Praxis im Durchschnitt rechnen?

Das hängt stark vom eingesetzten Werbebudget ab. Je mehr investiert wird, desto mehr Bewerbungen entstehen. Als grobe Orientierung kann man sagen: Bei einer ZFA-Stelle und einem Tagesbudget von etwa 30 Euro sind mehrere Bewerbungen pro Woche realistisch. Je nach Region und Praxis kann das auch darüber liegen.

Recruiting über soziale Medien ist inzwischen weit verbreitet. Worin unterscheidet sich Ihr Ansatz von klassischen Marketingagenturen?

Der Unterschied liegt vor allem in der Ansprache. Die technische Umsetzung ist grundsätzlich erlernbar. Entscheidend ist, welche Botschaften man sendet. Viele Praxen kommunizieren vor allem über Gehalt und Benefits. Damit erreichen sie jedoch oft nicht die Bewerber, die sie langfristig binden möchten.

Unser Ansatz basiert stärker auf einem Verständnis dafür, welche Motive hinter einer Bewerbung stehen. Ziel ist es, genau die Personen anzusprechen, die zur jeweiligen Praxis passen.

Gerade kleinere Praxen sind beim Thema Marketing oft zurückhaltend. Für wen ist denti besonders geeignet – eher für große Praxen und MVZ oder auch für Einzelpraxen?

Grundsätzlich ist das System für alle Praxisformen gedacht. Von der Einzelpraxis bis zum MVZ. Gerade kleinere Praxen profitieren davon, weil sie keinen externen Dienstleister beauftragen müssen und die Kontrolle über den Prozess behalten. Gleichzeitig bleibt der Aufwand überschaubar. Das Ziel ist, Recruiting unabhängig von Größe und Budget zugänglich zu machen.

Richten wir den Blick nach vorn: Welche Rolle wird KI aus Ihrer Sicht künftig im Praxismarketing und im Recruiting spielen?

Eine große. Aktuell stehen wir noch am Anfang. Viele Prozesse lassen sich bereits heute automatisieren und vereinfachen. In Zukunft wird KI im Praxismarketing und im Recruiting eine deutlich größere Rolle spielen. Systeme werden weiter dazulernen und für Praxen leichter zugänglich werden. Wir sehen darin die Möglichkeit, zentrale Herausforderungen im Praxisalltag effizienter zu lösen.

Vielen Dank für das Gespräch und weiterhin viel Erfolg!

Mehr Informationen unter patientenmagnet.de