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Foto: Aliaksandr Marko – stock.adobe.com

Ein Beitrag von Thomas J. Klusemann und Daniel Sirker.

Der Einfluss der Digitalisierung in der Dentalwelt ist eine unumstrittene Tatsache. Arbeitsabläufe können durch Softwareeinsatz maßgeblich optimiert werden. OWLLAB beschleunigt Prozessketten und reduziert Verwaltungsaufwand durch Einsatz von immer mehr Schnittstellen. 

Digitalisierte Arbeitsabläufe sind in der Zahnmedizin – insbesondere in der Zahntechnik – nichts Neues. Ob Fluch oder Segen, die Digitalisierung ist da und hat längst Zahnarztpraxen, Dentallabore und Fräszentren erreicht und revolutioniert damit unaufhaltsam die Art und Weise, wie zahnmedizinische und zahntechnische Prozesse ablaufen. Die Digitalisierung optimiert beispielsweise Prozessketten bei der Herstellung von Zahnersatz, womit Herstellungsschritte zunehmend nachvollziehbarer und wiederholbarer, präziser und effizienter werden. Doch viele angewandte digitale Prozesse sind Einbahnstraßen und gehen nicht ineinander über. Während produzierende Arbeitsabläufe in den letzten Jahrzehnten fortlaufend digitalisiert wurden, blieben bei verwaltenden Systemen sprichwörtlich in vielen Dentallaboren die Uhren stehen. Immer mehr Software-Anwendungen erzeugen Daten, die aber nicht strukturiert zusammengeführt werden oder einander synchronisieren – unzählige Zettelchen, krakelige Notizen auf Auftragszetteln und Lager füllende Aktenordner- Berge bestätigen dies sinnbildlich. Medien wie Intraoralscans, digitale Bilder, Videos oder Einzeichnungen sind grundsätzlich einfach übermittelbar, werden solche Informationen dann im Labor nicht smart zentral erfasst, entsteht eine digitale Sackgasse.

Chance für zeitgemäße Strukturen

Gerade diese digitalen Sackgassen machen einen notwendigen Aufschwung für die ganzheitliche Digitalisierung deutlich. Ein zusätzliches Argument für die smartere Gestaltung der Verwaltungsprozesse im Dentallabor ist die im Rahmen der MDR erforderliche Dokumentationspflicht. Eines ist klar, ausweichen können wir den Erfordernissen nicht. Was wir aber beeinflussen können, ist die Perspektive, mit der wir die Veränderungen bewerten, denn dies ist die Chance, zeitgemäße Strukturen zu schaffen und neue Herausforderungen als Chance zu betrachten.

Software für dentale Auftragsverwaltung

Eine stetig wachsende Software-Community baut Brücken zwischen den Systemen, löst Probleme und sorgt für “weniger Brainfuck” – eine solche Lösung bietet die Software OWLLAB. Es handelt sich dabei um eine Software für dentale Auftragsverwaltung, welche unter anderem Schnittstelle(n)! zwischen verschiedenen Softwaresystemen herstellt. So arbeitet die Software im Netzwerk als Mehrplatzsystem und kann aus jeder Abteilung oder ggf. sogar von jedem Arbeitsplatz bedient werden – auch standort-übergreifend. Neben der Desktop-Variante gibt es auch eine Windows-APP-Variante.

Die Software verfügt über Schnittstellen zu verschiedenen CAD/CAM-Systemen, 3D-Drucker- Softwares sowie einigen Anbietern für Abrechnungssoftwares in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Zahlreiche Kommunikationsmodule wie Chat-Systeme optimieren die interne Kommunikation in Dentallaboren und Fräszentren sowie jene zwischen Labor und Behandlungszimmer.

^{Abb. 1: OWLApp Windows-App-Variante}

Koordinative sowie kommunikative Hürden überbrücken

Ursprünglich wurde die Software 2011 von ZTM Daniel Sirker entwickelt – zunächst nur für eigene Zwecke orientiert an den eigenen koordinativen sowie kommunikativen Hürden. Seit 2019 ist die Software auch für andere Dentallabore, Fräszentren oder Zahnarztpraxen erhältlich und wuchs vor allem in den folgenden drei Jahren enorm an – dies liegt vor allem an den zahlreichen Ideen und steigenden Anforderungen von Kunden und Partnern. Inzwischen wird die Software von mehreren Tausend Anwendern genutzt. Durch die steigende öffentliche Wahrnehmung entstanden im Laufe der Zeit neben dem rasant wachsenden Kundenstamm auch immer mehr Kooperationen zu Referenzpartnern, Software-Anbietern, Verbänden sowie Partnern aus Industrie, welche die Weiterentwicklung insbesondere durch die Schaffung immer neuer Schnittstellen enorm beschleunigte. OWLLAB hat inzwischen international Anklang gefunden und startet 2023 mit einem ersten internationalen Handelspartner in der Schweiz.

Schnittstellen beschleunigenProzesse und reduzieren Verwaltungsaufwand

Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und möglichst viele Arbeitsprozesse logisch miteinander zu verknüpfen, war vom ersten Tag an das Konzept der Software. Das Zauberwort heißt Schnittstelle – Schnittstellen zur Übergabe oder zum Austausch von bereits erfassten Daten. Erstellt beispielsweise ein Zahnarzt mit einem dafür konzipierten Kundenmodul einen Auftrag und sendet die Auftragsinformationen an das Labor, müssen diese Informationen nicht erneut in der OWLLAB Software eingetragen werden. Der Zauber geht aber weiter, denn durch die zahlreichen Schnittstellen werden Informationen wie Patienten-Kennung, Zahnfarbe, Material, Zusatzinformationen usw. an kompatible Systeme weitergeleitet. Praktisch beschrieben, können die aus dem Behandlungszimmer erhaltenen Informationen im eigenen digitalen Workflow durchgereicht werden – beispielsweise können Informationen direkt an eine CAD-Software übermittelt, teilweise automatisch übernommen und geladen werden. Nach Design einer Arbeit sind wiederum die Konstruktionsdaten im OWLLAB-Auftrag ersichtlich und können von dort aus an CAM-Software übermittelt werden, um das digitale Produkt zu fräsen oder zu drucken. Gescannte Chargen- und Leistungsinformationen werden automatisch an kompatible Abrechnungssoftware weitergegeben. Auch hier ist keine erneute Eingabe von bereits vorhandenen Informationen nötig.

^{Abb. 2: OWLLAB Desktop-Dashboard- Ansicht.}

Schnittstelle Warenwirtschaft

Auch die in der Basissoftware enthaltende Warenwirtschaft wird durch eine neue Schnittstelle kolossal geprägt. Zur IDS 2023 ist eine Schnittstelle mit Deutschlands größter dentalen Preisvergleichs- und Bestellplattform für Dentalprodukte AERA- Online geplant. Mithilfe der Schnittstelle zum bekannten Vergleichsportal können zukünftig durch einfaches Scannen von Produktcodes Bestelllisten erzeugt und benötigte Produkte direkt eingekauft werden. Das Ganze kann man dann auch z. B. abteilungsweise vornehmen, wodurch der Bestellprozess extrem beschleunigt wird. Dabei profitieren die Nutzer natürlich von allen praktischen AERA-Online Features, wie z. B. dem transparenten Preisvergleich und der automatischen Warenkorboptimierung für eine zeit- und kosteneffiziente Materialbeschaffung. Informationen zu Produkten wie die genaue Bezeichnung, Name des Herstellers, Sicherheitsdatenblätter oder Produktbilder lassen sich wie von Zauberhand per Klick in die Warenwirtschaft importieren. Auch hierbei kann Zeit eingespart und ein Teil der dokumentarischen Verwaltungsarbeit rund ums Thema MDR im Handumdrehen erledigt werden.

Potenzial für KFO-Dentallabore

Auch für spezialisierte KFO-Dentallabore hat die Software reichlich Kompatibilität und Schnittstellen. Dazu zählt ein spezielles Upload-Portal, über das kieferorthopädische Behandler digitale Aufträge und eine KFO-Zeichnung für bestimmte Appa- raturen hochladen und in Auftrag geben können, KFO-Labore profitieren darüber hinaus von einer Schnittstelle an die bekannte Software OnyxCeph sowie an die Kompatibilität gängiger 3D-Drucker- Softwares. Wer dann noch eine kompatible Abrechnungssoftware nutzt, profitiert von vielfältigen digitalen Zusammenhängen.

^{Abb. 3: KFOwl Behandler-Upload- Portal}

IOS Portal Download Box. Ein Kanal für alle Portale

Diese Überschrift klingt für einige Leser vermutlich etwas kryptisch, aber jeder, der etwas tiefer in die digitale Zahntechnik abgetaucht ist und Kunden hat, die unterschiedliche Intraoralscanner nutzen, wird sich sprichwörtlich einen Reim darauf bilden können. Denn am Markt entstehen immer wieder Stand-alone-Lösungen. Für sich genommen sind alle diese Portale nützlich, trotzdem entstehen leider immer wieder digitale Sackgassen, denn die Auftragsinformationen müssen in aller Regel erneut in einer anderen Software eingetragen, manuell heruntergeladen und in Ordnerstrukturen eingebracht werden.

Um dieser Problematik smart entgegenzusetzen, bringt OWLLAB pünktlich zur IDS 2023 eine einfache, aber besonders nützliche Softwarefunktion auf den Markt. Diese ermöglicht es, Auftragsinformationen solcher IOS Portale für das gesamte Team zugänglich zu machen. Dabei können sämtliche Auftragsinformationen mit wenigen Mausklicks in OWLLAB importiert werden. Das Schöne daran: OWLLAB generiert aus den übermittelten Informationen in einem Abwasch automatisch einen Auftrag. Auch diese Schnittstelle spart wieder massig Zeit, Nerven und macht Platz für das Wesentliche – die Zahntechnik.

Wer sich für die Software OWLLAB interessiert, darf sich gerne auf www.owllab.de informieren und kann sich kostenfrei für ein ZOOM Meeting einschreiben. Alternativ gibt es einige Referenzlabore, die besucht werden können, um die Softwareabläufe real in Augenschein nehmen zu können.

Dieser Beitrag ist unter dem Originaltitel „Smarte Labororganisation die logische Konsequenz der dentalen Digitalisierung “ in der ZT  Zahntechnik Zeitung erschienen.