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Teil III der Artikelserie "Der Countdown zur IDS 2013 läuft"

Zehn bis zwölf Monate der Vorbereitungsphase liegen zurück, in wenigen Wochen öffnet die IDS 2013 ihre Tore und Sie Ihren Messestand. Damit Ihre Mitarbeiter und alle beteiligten Akteure ihr Bestes geben und Sie ausgewählte Besucher auf Ihrem Stand empfangen können, gibt es noch einiges zu tun.

Gemäß dem Spruch „Gut kommuniziert ist halb gewonnen“ müssen Sie eine Auswahl an Mitarbeitern hinsichtlich fachlicher Qualifikation als auch persönlicher Eignung als Standpersonal festlegen. Kriterien hierfür sind u.a. ausgeprägte theoretische und praktische Fachkenntnisse, Kontaktfreudigkeit, sicheres und gewandtes Auftreten, Fremdsprachenkenntnis und Belastbarkeit. Zum Standpersonal gehören, je nach Unternehmensgröße

• Unternehmensrepräsentant (Geschäftsführer)

• Standleitung (verantwortlich für den Standbetrieb)

• technisches Personal (Beratung, Vorführung, Bedienung der multimedialen Einrichtungen)

• kaufmännisches Personal (Verkauf, Lieferbedingungen)

• Länderreferenten (Exportgespräche)

• Presse-/Marketingbeauftragter (u.a. Analyse  zu Produkten, Standgestaltung und Attraktivität der Wettbewerber, Durchführung der Öffentlichkeitsarbeit)

• Auskunftspersonal (Standinformation / Empfang)

• Servicepersonal (Büro, Bewirtung, Bedienung, Bewachung, permanente Reinigung des Standes)

Je umfassender Ihr Messeteam über die Messeziele und die jeweiligen Aufgabenbereiche informiert wird, umso erfolgreicher kann jeder Einzelne seine Aufgabe erfüllen. Hierzu empfehlen wir Ihnen eine Schulung, in der Gesprächsführung, Argumentation und Fragetechniken sowie ausführliche Informationen zum Produktportfolio kommuniziert und trainiert werden. Dazu gehört u.a.

• Ihre Messeziele

• eigenes Produkt- und Leistungsangebot

• Preise und Konditionen

• Wettbewerb und deren Angebote

• Definition der Zielgruppe / wichtige Kunden und Interessenten

• schriftliche Erfassung der Besucherkontakte

• Standordnung und Dienstplan

• Messeplatz und Messegelände

Seminar-Angebote zu Messetrainings in den wichtigsten Messeplätzen Deutschlands finden Sie bei der "Seminar-Allianz der deutschen Messen im AUMA" unter folgendem Link: http://www.auma.de/_pages/d/06_Aus-undWeiterbildung/0605_Messe-Training/060501_Messe-Training.aspx

Um Verkaufs- oder Präsentationsgespräche in angenehmer Atmosphäre zu unterstützen, empfehlen wir Ihnen die Bewirtung Ihrer Messestandbesucher. Ob Kaffee, Tee, Wasser, Saft oder alkoholische Getränke in Verbindung mit kleinen Snacks – serviert in Mehrweggeschirr – wird die Kommunikation beflügeln. Denken Sie bei jedem Gespräch an die Erfolgskontrolle nach der Messe und führen Sie eine Erfassung Ihrer Kontakte durch. Hier dienen vorbereitete Formulare, die den Aufwand auf ein Minimum reduzieren und die Auswertung im Nachgang bzw. die Erledigung von Aufgaben erleichtern.

Damit Sie genau die Kunden und Interessenten auf Ihren Messestand begrüßen können, die zu Ihrer Zielgruppe gehören gilt es, eigene gezielte Werbe- und Öffentlichkeitsarbeiten zu leisten.

Messegesellschaften werben im Vorfeld für die Messe u.a. in Fachzeitschriften, Tageszeitungen und auf relevanten Webseiten, um so viel wie möglich an Ausstellern und Besuchern zu rekrutieren. In diesem Rahmen werden den Ausstellern vorgefertigte Aufkleber, Plakate, Einladungen angeboten, die mit Ihrem Firmennamen und Anschrift unter Angabe der Ausstellungshalle und Standnummer individualisiert werden.

Wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihre Einladungen zur Messe an Ihre Zielgruppe selbst inhouse oder bei einer Werbeagentur anfertigen zu lassen, um eine gute Resonanz zu erhalten.

Ob dies ein persönlicher Brief mit beigelegter Eintrittskarte oder ein mehrstufiges Mailing mit Einladungsgeschenk ist – der Kreativität und Vielfältigkeit sind hier keine Grenzen gesetzt. Achten Sie nur darauf, dass Sie die Einladung ca. 6 Wochen vor der Messe versenden, da der Terminkalender Ihrer Zielgruppe bereits mit anderen Terminen gefüllt sein könnte.

Machen Sie den Besuch Ihres Messestandes noch attraktiver, indem Sie in Ihrer Einladung eine Verlosung oder ein kleines aber wirkungsvolles Geschenk ankündigen. Besonders beliebt sind auch Messestand-Partys am ersten Messeabend, die eine geeignete Atmosphäre für ungezwungene und sehr effektive Gespräche mit Ihren Besuchern schaffen und gleichzeitig zur Motivation Ihres Messeteams beitragen können.  Ebenso anziehend wirken unterhaltende Aktionen  wie beispielsweise fachliche Talkrunden mit Koryphäen der Branche, die zu Ihrem Ausstellungsprogramm passen. Dabei sollten Sie beachten, den Messestandablauf nicht zu stören.

Ob Geschenke, Verlosungen oder kleine Stand-Events – alle Aktionen sollten immer einen Bezug zu Ihrem Ausstellungsprogramm oder Ihrem Unternehmen haben.

Nutzen Sie für die Kommunikation Ihrer Messepräsenz auch das Internet. Veröffentlichen Sie beispielsweise auf Ihrer eigenen Website alle Details zur Messe (Messename, Ort und Datum, die Hallen und Standnummer, das Ausstellungsprogramm und integrieren Sie die Möglichkeit einer Anmeldung (Wunsch auf Zusendung einer Eintrittskarte).

In einigen Messezentren besteht die Möglichkeit zur Außenwerbung innerhalb des Messegeländes. Banner, Plakate oder Aufsteller mit Ihrer Werbung unter Angabe des Standortes Ihres Messestandes helfen Ihren Besuchern, Ihren Messestand zu finden.

Letztlich empfehlen wir Ihnen die professionelle Erstellung einer Pressemappe, die Sie einerseits auf Ihrer Website veröffentlichen, auf Ihrem Messestand auslegen oder aber in die kostenpflichtigen Pressefächern des Messeveranstalters legen können.

Die Königsdisziplin der Pressearbeit ist die Durchführung einer Pressekonferenz, die nur von geübten PR-Fachleuten geplant und durchgeführt werden sollten, da die Presse u.a. einen hohen Nachrichtenwert erwartet und eine ausführliche Vorbereitung in Hinblick auf mögliche Fragen und Antworten sowie Organisation mit Einladung, Nachfassaktion, Locationabstimmung und Bewirtung erfordert. Hierzu wird Sie der Oemus-Verlag unterstützen können.

Mit jedem Tag, an dem die vielen kleinen und großen organisatorischen Punkte abgearbeitet werden, rückt die Messe näher und es kommt der Tag, an dem Sie zur Messe anreisen. Wir empfehlen Ihnen am Vorabend der Messe ein letztes Mal mit Ihrem gesamten Messe-Team die Einsatzplanung, Ihre Bestellungen, Werbematerialien zu überprüfen und das Team zu motivieren.

Dann sollte einer erfolgreichen Messe nichts mehr im Wege stehen.

Laden Sie hier die Checkliste zum Thema „Zeitplan Messebeteiligung“ als PDF herunter.

Kontakt

Dipl.-Betriebswirt (FH) Björn-Hendrik Duphorn, Bereichsleiter Vertrieb / Marketing

Messeprojekt GmbH

Bergweg 7

04356 Leipzig

Tel +49 341 5262550

bjoern.duphorn@messeprojekt.de

www.messeprojekt.de