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Praxismanagement 01.08.2016

Erfolgreich digitalisieren dank zuverlässigem Netzwerk

Erfolgreich digitalisieren dank zuverlässigem Netzwerk

Viele Praxen möchten gern dem Trend der Digitalisierung folgen, doch ein Großteil steht den mit der Implementierung neuer Software und Geräten verbundenen Kosten und Mühen zurückhaltend gegenüber. Nicht nur die neue Technik stellt Mitarbeiter vor Herausforderungen, auch die rechtlichen Aspekte digitaler Verfahren haben es in sich. Um Praxen genau in diesen Belangen zu unterstützen, wurde vor sieben Jahren das Netzwerk praxis-upgrade eingerichtet. Zahlreiche Spezialisten stehen seither tausenden Kunden tatkräftig mit Softwarelösungen, Beratung und Schulung zur Seite.

Initiiert wurde praxis-upgrade im Jahr 2009 von den beiden Praxissoftware-Anbietern Medi-Tec GmbH und Computer konkret AG. Im Zentrum des Netzwerks stehen nicht nur qualitativ hochwertige Softwarelösungen oder technische und fachliche Hilfestellung, sondern auch das Bereitstellen von Wissen und Erfahrungen für die alltäglichen digitalen Fragestellungen in der Praxis. Für diesen Zweck haben sich in dem Netzwerk neben den Software-Experten auch EDV-Betreuer, Spezialisten für Recht, Steuer, Praxis- und Qualitätsmanagement sowie Anwender aus der Zahnmedizin und Kieferorthopädie zusammengefunden, die auf breiter Basis als Ansprechpartner unmittelbar bereitstehen und für eine ständige Weiterentwicklung des Netzwerkangebotes eng zusammenarbeiten.

Praxis-upgrade.de

Den Kontakt zu den jeweiligen Ansprechpartnern finden Praxen auf der Website praxis-upgrade.de. Hier stellt das Netzwerk in seinem „Know-how-Depot“ zusätzliche hilfreiche Dokumente wie Checklisten oder Formulare für das Praxismanagement, die Hygiene und die Materialwirtschaft bereit. Über das „pu-magazin“ erhalten Anwender Zugang zu Fachbeiträgen und Ratgeberartikeln von Kollegen und anderen Experten. Darüber hinaus gibt die Webseite eine Übersicht über die verschiedenen Kurse und Seminare, die praxis-upgrade anbietet.

Praxisnahes Weiterbildungskonzept

Im Rahmen der praxis-upgrade Roadshow konnten Teilnehmer in den letzten Monaten an fünf Standorten bundesweit den nahezu voll digitalisierten Behandlungsablauf kennenlernen. Demonstriert wurde das Zusammenspiel aller wichtigen digitalen Zukunftslösungen anhand der Behandlung eines Patienten – von der Patientenaufnahme bis hin zur rechtskonformen Datenarchivierung. Das Besondere daran: Die Vorträge gingen einher mit Live-Präsentationen der neuesten 3D-Technologien und Softwarelösungen, mit denen alltägliche Abläufe anschaulich dargestellt werden konnten.

 

Interview: „In welchem rechtlichen Rahmen bewege ich mich in der digitalen Welt?“ 

Gemeinsam mit einem Partner leitet Dr. Julia Nolte seit 2005 eine KFO-Gemeinschaftspraxis in Kleve, Nordrhein-Westfalen. Hier sind ein angestellter Fachkollege, ein Weiterbildungsassistent und 23 Mitarbeiterinnen im Bereich Behandlung, Verwaltung und Labor beschäftigt. Im Nachbarort Emmerich führt das Team eine Zweitpraxis. Obwohl in den Klever Praxisräumlichkeiten bereits seit 1982 unter verschiedenen Inhabern kieferorthopädische Leistungen angeboten werden, achtet die Kieferorthopädin auf Modernität und Effizienz in der Einrichtung und Ausstattung sowie im Behandlungsablauf. Mithilfe von praxis-upgrade digitalisiert sie ihre Praxis Stück für Stück.

Frau Dr. Nolte, können Sie uns in wenigen Worten Ihr Verständnis von Behandlungsqualität zusammenfassen? Welche Rolle spielt die Weiterbildung dabei?

Im Praxisteam haben wir für uns definiert, dass unsere Arbeit stets ein perfektes Zusammenspiel aus fachlicher Kompetenz, freundlichem Auftreten und serviceorientierter Vorgehensweise sein soll, in der der Patient im Mittelpunkt steht. Für uns als Behandler ist Weiterbildung in diesem Zusammenhang selbstverständlich und auch unerlässlich.

Sie haben letztes Jahr an der praxis-upgrade Roadshow teilgenommen. Was halten Sie vom Konzept der Fortbildung?

Ich war überrascht, dass die Veranstaltung so völlig anders war, als man es kennt. Es gab kein stures Vortragsprogramm. Die Veranstalter haben sich stattdessen bemüht, verschiedene Punkte aus dem Praxisleben aufzugreifen. Ich empfand das als sehr kurzweilig. Wenn es zwischen zwei Referenten inhaltliche Überschneidungspunkte gab, war es interessant zu erfahren, wie dieselbe Thematik mit einem anderen Schwerpunkt und aus einer anderen Perspektive beleuchtet wurde. Bei der nächsten praxis-upgrade Fortbildung werde ich sicherlich noch ein oder zwei Mitarbeiterinnen mitnehmen. Für sie stellen sich im Praxisalltag häufig ja noch ganz andere Fragen.

Welche Themen der praxis-upgrade Roadshow haben Sie besonders angesprochen und was konnten Sie für sich mitnehmen?

Unser Hauptaugenmerk lag klar auf den Softwareanwendungen archiv.net und dms.net von Medi-Tec, in die wir uns kurz zuvor eingearbeitet hatten. Hierzu holten wir uns während der Live-Demonstrationen praktische Tipps.

Besonders interessant waren außerdem die Erläuterungen zu den rechtlichen Aspekten der Digitalisierung. Ich fand es absolut wichtig, zu erfahren, in welchem rechtlichen Rahmen ich mich bewege. Was darf oder muss man, und was nicht? Was brauche ich, was auf gar keinen Fall? Da man von der Kammer oder der KZBV keine Leitlinie bekommt, die sagt, wie man sich als digitale Praxis zu verhalten hat, ist man auf die Hinweise der Hersteller und Betreiber angewiesen. Hier bietet praxis-upgrade sehr gute Unterstützung.

Das intraorale Scannen und die digitale Herstellung von Modellen und Schienen fand ich ebenfalls sehr spannend, allerdings wird das für mich erst in ein paar Jahren relevant sein.

Die Digitalisierung hat einen starken Einfluss auf die Entwicklung in den Praxen. Vom Einlesen der Chipkarte bis hin zum rechtssicheren Archivieren aller Daten. Welche Prozesse laufen in Ihrer Praxis digital ab?

Wir haben vor einigen Jahren das digitale Röntgen eingeführt. Das war zwingend notwendig, denn Digitalröntgen heißt: schnellere Abläufe, bessere Qualität, chemikalien- und entwicklungsfreies Arbeiten sowie eine enorm schnelle Bildverfügbarkeit. Daran führt heute kein Weg mehr vorbei. Für unsere Modellarchivierung kommt archiv.net von Medi-Tec zum Einsatz. Von derselben Firma nutzen wir das Dokumentenmanagementsystem dms.net, sodass uns alle Arztbriefe, Schreiben der Krankenkassen und Behandlungsverträge digital vorliegen. Nur aus juristischen Gründen bewahren wir ein Papieroriginal auf, wenn zwei Vertragspartner ihre Unterschrift darauf geleistet haben. Für die Verwaltung der Patientendaten verwenden wir das digitale Karteiblatt von Computer konkret. Die Software ivoris® analyze  unterstützt uns bei der Modell/Foto/FRS-Dokumentation und Auswertung.

Wie verlief die Umstellung auf diese Verfahren?

Eine Mitarbeiterin von Computer konkret schaute uns damals bei einer Inhouse-Schulung über die Schulter und machte uns deutlich, dass die Arbeit mit Karteikarten viel zu aufwendig ist. Doch bis die Änderung umgesetzt war, hat es etwa ein Jahr gedauert. Wir mussten uns erst einmal klar werden: Ab wann stellen wir das System um? Wer trägt was, wie, wann, wo ein? Und schließlich mussten alle händischen Eintragungen aus den Karteikarten in den PC übernommen werden. Wenn man so etwas im laufenden Betrieb macht, braucht es einfach Zeit.

Mit dms.net konnten wir von heute auf morgen starten. Wir haben einen Scanner angeschafft und ab diesem Zeitpunkt alle Dokumente digital verwendet. Nicht nur praxisrelevante Dokumente, sondern auch Fortbildungsmaterialien und Ähnliches sind dann auf jedem Rechner verfügbar – auch in unserer Zweigpraxis in Emmerich. Unabdingbare Voraussetzung ist natürlich ein Rechner an jedem Arbeitsplatz.

praxis-upgrade hat sich in den letzten Jahren für einen Zusammenschluss der einzelnen digitalen Lösungswege mit abgestimmter Beratung und Unterstützung rund um die Praxen stark gemacht. Wie haben Sie die Betreuung durch praxis-upgrade erlebt?

Für unsere Belange funktionieren die Systeme von praxis-upgrade hervorragend. Alle Hardware- und Softwarekomponenten laufen reibungslos. Das Angenehme an der Zusammenarbeit ist, dass wir von den Abläufen im Hintergrund gar nicht viel mitbekommen. Wir stehen in regelmäßigen Kontakt mit medianetX, die uns hardwaretechnisch betreuen. Modulerweiterungen und Softwareupdates werden durch einen Servicemitarbeiter von medianetX installiert, ohne dass der laufende Betrieb gestört wird. Bei der anschließenden Einarbeitung nehmen wir gern das Angebot einer Online- oder Telefonschulung in Anspruch. Seit fünf Jahren laden wir darüber hinaus zwei bis drei Mal im Jahr einen Mitarbeiter ein, der uns inhouse über Tipps und Tricks informiert bzw. spezielle Fragestellungen erörtert.

Wo sehen Sie prinzipiell die Herausforderungen in der Praxisdigitalisierung?

Die Integration digitaler Verfahren in den Praxisalltag ist immer mit Arbeit verbunden und benötigt Vorbereitungszeit und Planung. Deshalb sollte man sich vorab selbst klar werden, was möchte man zeitnah digital umsetzen und was nicht. Das muss jeder individuell entscheiden.

Für mich ist das Wichtigste, dass die Umstellung für mich als Behandler, für die Praxis und für die Patienten einen Mehrwert bringt. Sicher kann man alles digital steuern, doch nicht immer hat man dadurch einen Zeitgewinn. Die Abläufe und Strukturen müssen sich verbessern, am Ende sollten eine schnelle Verfügbarkeit und ein besseres Behandlungsergebnis herauskommen. Digital sein nur um des Digitalseins willen – das brauche ich nicht.

Man sollte außerdem nicht vergessen, dass man in dem ganzen Prozess auch die Mitarbeiter mit auf die Reise nehmen muss. Anfängliche Skepsis wurde schnell beseitigt, denn unser Team hat gemerkt, dass vieles auf dem digitalen Weg einfacher geht.

Kontakt:

Praxis Kleve
Lindenallee 38
47533 Kleve
Telefon: 02821 - 29191
Telefax: 02821 – 9975014
E-Mail: rezeption@kledent.de
www.kledent.de

Foto: © Rose Benninghoff
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