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Praxismanagement 27.07.2011

Online-Instrumente zur Terminplanung in Ihrer Praxis

Online-Instrumente zur Terminplanung in Ihrer Praxis

In Teil 1 unserer Mini-Serie zur effizienten Terminplanung haben wir Ihnen die unterschiedlichen Offline-Zeitmanagementsysteme vorgestellt. Welche Onlinesysteme Ihnen alternativ zur Verfügung stehen und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringen lesen Sie heute.

Bei online geführten Terminmanagementsystems hat die Datensicherheit immer oberste Priorität. Für Daten, die über das Internet versendet oder auf einer eigenen Internetplattform verwaltet werden, besteht fortwährend die Gefahr eines unbefugten Zugriffs. Vor dem Einsatz müssen Sie daher entscheiden, ob Sie von dem Kalender aus auf die Praxissoftware und damit auf die Patientendaten zugreifen wollen. In diesem Fall klären Sie mit Ihrem Softwarehaus, ob für Ihre Praxissoftware der Zugriff bereits besteht oder eingerichtet werden kann. Bedenken Sie, dass Ihre Terminvereinbarung vereinfacht wird, die  Anforderungen an die Datensicherheit jedoch höher sind als bei einem Online-System ohne Durchgriff auf Patientendaten. Die notwendige Sicherheitsstruktur stimmen Sie mit Ihrem Administrator und Softwarehaus ab. Im Online-Betrieb bestehen folgende Möglichkeiten der Terminplanung:

Terminplanung in einer überörtlichen BAG

Eine unmittelbare Terminabstimmung zwischen Partnerpraxen ist immer dann erforderlich, wenn ein oder mehrere Behandler an verschiedenen Standorten praktizieren. Auch ein gemeinsamer Personal- oder Geräteeinsatz, wie zum Beispiel eines OPGs, setzt einen direkt abgestimmten Kalender voraus.

Diese Anforderung kann durch 2 alternative Systeme erfüllt werden:
Die angeschlossenen Praxen tragen die Termine in den jeweils von ihnen genutzten Kalender ein. Auf die Patientendaten kann direkt zugegriffen werden. Durch eine fortlaufende Synchronisation der Kalender über das Internet werden die vergebenen Termine in den Kalender der Partnerpraxis übernommen. Die Praxen greifen auf einen gemeinsamen Kalender zu, der auf einer speziell eingerichteten Online-Plattform liegt. Die Termine können von allen Praxen gleichzeitig eingesehen und vergeben werden. In beiden Alternativen kann ein gemeinsamer Zugriff auf die Patientendaten vorgesehen werden.

Der Terminplaner auf Ihrer Praxis-Website

Ihr Patient kann auf Ihrer Praxis-Website einen Terminplan einsehen, in dem ausschließlich die freien und schon vergebenen Termine als Farbblöcke sichtbar sind. Patientennamen, Behandlungen etc. werden nicht angezeigt. In diesem Kalender kann der Patient seinen Wunschtermin als Vorschlag eintragen. Die vorherigen Diagnosen und die anstehende Behandlung sieht eine Praxismitarbeiterin daraufhin in der Praxissoftware nach und passt die Terminplanung entsprechend an. Eine anschließende Abstimmung mit dem Patienten erfolgt über Email oder Telefon.

Einsatz eines Call-Centers

Ein Call-Center stimmt mit den Patienten die Termine ab und trägt diese in einem gemeinsam mit der Praxis genutzten Kalender ein. Ob dieser Kalender in der Praxis-EDV oder auf einer gemeinsamen Internet-Plattform liegt, ist für den Ablauf und auch die Datensicherheit unerheblich. Terminvergaben, die direkt in der Praxis erfolgen, werden vom Praxisteam eingetragen. Problematisch ist bei dieser Möglichkeit die Zeiteinteilung der Termine. Die Call-Center-Mitarbeiter sind in der Regel nicht zahnmedizinisch geschult. Auch liegen ihnen keine Patientendaten vor. Daher können sie kaum abschätzen, wie lange Sie für die individuelle Behandlung Ihres Patienten benötigen werden. Die Folge ist eine ungenaue Terminplanung.

Ein effizienter Tagesablauf beeinflusst Ihr eigenes und das Wohlbefinden des Praxisteams. Zusätzlich wird eine schlecht organisierte Praxis vom Patienten negativ wahrgenommen. Daher ist es sinnvoll, vorab Zeit in die Entscheidung des einzusetzenden Praxismanagementsystems zu investieren. Sie definieren für sich und Ihre Praxis, welche Organisation das von Ihnen eingesetzte System abbilden muss und welche Anforderungen sich hieraus an das System ergeben. Die Umsetzung erfolgt gemeinsam mit Ihrem Administrator und Softwarehaus. So wird Ihre gut strukturierte Tagesplanung zum Baustein Ihres Praxiserfolgs!

Tipp: Sie haben organisatorische und/oder betriebswirtschaftliche Fragen? Wir beraten Sie gerne. Sie erreichen uns unter 0211 / 56 93 – 276.

Foto: © Shutterstock.com
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