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Foto: Roger

Wie Praxen mit KI ihre HKP-Quote optimieren

In vielen Zahnarztpraxen ist der Heil- und Kostenplan (HKP) der erste Schritt zur Behandlung – aber auch ein häufiger Knackpunkt. Studien und Erfahrungswerte zeigen: Rund 70 % der ausgestellten HKPs werden nicht umgesetzt. Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) bieten hier neue Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren, Abläufe zu vereinfachen und letztlich mehr HKPs erfolgreich abzuschließen. Zwei Praxen zeigen, wie das aussehen kann:

Bei den Zahnärzten am Nordufer in Berlin führte automatisierte HKP-Nachverfolgung zu einer Verdopplung der Abschlussquote – Patient:innen erhalten gezielte Erinnerungen, und der Bearbeitungsstatus bleibt jederzeit transparent.

„Was uns schlaflose Nächte bereitete, war der Gedanke, dass Patientenbedürfnisse irgendwo im Prozess verloren gehen könnten.“ – Lars Getz, Praxismanager

Auch im Rondent MVZ in Köln verbesserte der Einsatz KI-gestützter Tools die Prozesse deutlich. Durch eine integrierte WhatsApp-Kommunikation erhalten über 90 % der Patient:innen automatisierte Terminerinnerungen. Die Zeitspanne bis zur Abrechnung sank um 40 %, No-Shows wurden reduziert und das Praxisteam entlastet.

„Dank der neuen digitalen Abläufe spare ich wertvolle Zeit an der Rezeption – unsere Patient:innen erscheinen zuverlässiger zu Terminen.“ – Dr. Jelle Tiddens

Beide Einrichtungen setzen auf die KI Zahnarztsoftware Roger, um HKPs effizient zu verwalten und umzusetzen.

1. HKPs automatisch nachverfolgen

Ein zentrales Problem vieler Praxen: Einmal ausgestellte HKPs verschwinden im Alltag. Ohne systematische Nachverfolgung bleiben selbst behandlungswillige Patient:innen unversorgt. KI-gestützte Softwarelösungen setzen genau hier an: Sie erfassen den Bearbeitungsstatus jedes Plans, erinnern Patient:innen automatisiert an ausstehende Entscheidungen und machen offene Umsatzpotenziale sichtbar. Der Effekt kann enorm sein – bei zwei Behandler:innen gehen im Schnitt bis zu 97.000 € Jahresumsatz verloren, weil HKPs nicht abgeschlossen werden. Einige Praxen berichten nach Einführung entsprechender Tools von monatlich über 8.000 € zusätzlichem Umsatz.

Mit diesem Umsatzrechner können Sie ganz individuell die Performance Ihrer Zahnarztpraxis prüfen. Haben Sie eine höhere Abschlussquote als der deutsche Durchschnitt von 30 %?

2. WhatsApp als Kommunikationskanal der Wahl

Zeitgemäße Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle für den Behandlungserfolg. Immer mehr Praxen setzen statt Telefon oder Brief auf digitale Kanäle – allen voran WhatsApp. Mit einer datenschutzkonformen Integration lassen sich Terminerinnerungen, Rückfragen oder Planinformationen einfach und persönlich übermitteln. Die Vorteile liegen auf der Hand: höhere Erreichbarkeit, weniger No-Shows und ein Plus an Patientenzufriedenheit. In manchen Praxen werden inzwischen über 90 % aller Patient:innen automatisiert per Messenger informiert – ein neuer Standard in der Kommunikation.

3. HKPs digital versenden und unterzeichnen lassen

Auch beim Versand und der Freigabe von HKPs bietet KI wertvolle Unterstützung. Statt auf Papier oder über den Postweg erhalten Patient:innen ihre Behandlungspläne digital auf das Smartphone – inklusive Rückfragemöglichkeit, Ratenvorschau und elektronischer Unterschrift. Das spart nicht nur Zeit und Papier, sondern erhöht auch die Abschlussquote: In der Praxis zeigen sich Steigerungen um bis zu 25 %. Gleichzeitig sinkt der Verwaltungsaufwand für das Team spürbar. So funktioniert’s: 

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