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Müssen immer alle Mitarbeitenden daran teilnehmen?

Die Terminfindung und Festlegung ist die Basis für den Erfolg. Der Termin sollte so gewählt werden, dass reihum immer alle daran teilnehmen können. So kann man den Tag ändern, aber die Uhrzeit beibehalten. Mitarbeitende fehlen immer mal, weil sie im Urlaub oder krank sind. Diese Aspekte bezieht man bei der Terminwahl nicht ein, es sei denn, die Praxis ist geschlossen. Auch Azubis und Teilzeitkräfte sollten regelmäßig an der Teambesprechung teilnehmen. Vielleicht kann auch einmal von zu Hause aus online teilgenommen werden? Je häufiger jemand dabei ist, desto besser hat er Anschluss an Informationen usw. Wissen ist Macht – wer viel weiß, kann flüssiger und eigenständiger arbeiten. Idealerweise wird die Terminkette der Teambesprechung für ein Jahr im Voraus festgelegt.

Welches Zeitfenster ist ideal?

Die Dauer einer Teambesprechung hängt von der Größe des Teams und der Qualität der Moderation ab. Wenn sich ein Team von 15 Mitarbeitenden alle zwei Wochen für eine halbe Stunde trifft, so ist dies mit entsprechender Moderation möglich. Ein pünktlicher Beginn der Besprechung ist essenziell. Die Behandlungen enden entsprechend früher. Trifft sich ein Team dieser Größe, so ist ein Zeitfenster von vier Wochen ideal. Allerdings besteht hier immer die Gefahr, dass sich so viel anstaut, dass die Zeit auch dann nicht reichen wird. Sinnvoll wäre es, alle zwei Wochen eine 30-minütige Teambesprechung einzuplanen, ergänzt durch regelmäßige Morgenbriefings. Darüber hinaus könnte einmal monatlich eine zusätzliche einstündige Teamsitzung stattfinden, um Workflows zu besprechen oder Fortbildungseinheiten durchzuführen. In großen Teams kann auch eine Teambesprechung für alle Mitarbeitenden einmal im Monat und zusätzlich im Wechsel noch eine weitere für einzelne Abteilungen (z. B. Rezi, Assistenz, Prophylaxe, Verwaltung, Führung) veranlasst werden.

Immer nur einer kritisiert – und keiner mag mehr hingehen

Es ist eine schleichende Entwicklung, die zu einer solchen Situation führt. Häufig wird sie dadurch begünstigt, dass die Praxisleitung oder andere Führungskräfte Fehler einzelner Mitarbeitender immer stärker wahrnehmen und sich zunehmend darüber ärgern. Daraus entwickelt sich leicht die Haltung, in einer Teambesprechung all das ansprechen zu müssen, was in den vergangenen Tagen nicht gut gelaufen ist. Hilfreich ist hier ein Perspektivwechsel. So kann die Praxisleitung – idealerweise mit der Praxismanagerin gemeinsam – im Vorfeld überlegen, welche Themen gemeinsam besprochen werden. Wer genau hinschaut, kann Fehlermuster erkennen: Sind immer freitags die Zimmer mit Verbrauchsmaterialien nicht aufgefüllt? Wer war dafür eingeteilt? Vielleicht sind zu wenige in der Assistenz, da beide Behandler anwesend sind? Vielleicht sind die Fehler auch einer neuen Mitarbeiterin zuzuordnen. In einem Einzelgespräch sollte geklärt werden, woran es lag und was sie braucht, um die Tätigkeit im Sinne der Praxis richtig auszuführen. Vielleicht hat sie die Tätigkeit nur so ausgeführt, wie sie es aus der alten Praxis gewohnt war? Der Workflow "Auffüllen der Materialien" dagegen ist ein ideales Thema für eine Teambesprechung, in der gemeinsam nach Verbesserungsmöglichkeiten gesucht wird. Die wichtigste Funktion der Besprechung ist das gemeinsame Finden von Ursachen und Lösungen. Werden alle Beteiligten einbezogen, entsteht Raum für neue Ideen und aktives Mitdenken. So ist die Praxisleitung mental (und organisatorisch) entlastet und das Team hat Lust, selbst etwas zu gestalten.

Bei uns reden viele durcheinander, andere schweigen immer

In dieser Situation helfen Umgangsregeln sowie klare Moderationstools. Zu den Regeln könnten zählen: Wir reden einzeln – wir reden nacheinander – wir hören zu – wir melden uns – wir reden maximal drei Minuten etc. Je nach Teamdynamik kann auch die Praxisleitung diese Regeln vorgeben. Um das Verständnis und die Akzeptanz dafür zu fördern, kann das Team aktiv einbezogen werden, etwa durch die Frage: „Welchen Nutzen haben diese Regeln für uns alle?“ Klare Moderationstools sorgen für Einhaltung der Regeln. Personen, die ungeordnet in Diskussionen einsteigen, können bspw. durch ein vereinbartes Signal sanft unterbrochen werden, etwa durch eine Handgeste oder einfach Stopp sagen (und die flache Hand hochhalten). Schweigende kann man einbinden, indem man reihum jeden nach der Meinung fragt oder Einzelne gezielt anspricht. Die Gruppenrunden führen im Laufe der Zeit zu viel Ruhe und zur Verbesserung der Wortbeiträge. Alle Beteiligten wissen, dass sie zu Wort kommen und ihre Perspektive einbringen können.

Wir haben immer viele Themen und es kommt nichts dabei heraus

Ein Erfolgsfaktor für Teambesprechungen ist der Umgang mit der Agenda. Idealerweise hängt die Praxisleitung kurz nach einer Teambesprechung eine Liste aus, wo die Mitarbeitenden Ideen/ Themenwünsche eintragen können. In einer halben Stunde Zeit sollten maximal drei Themen besprochen werden. Wichtig ist daher, dass man kurz vor der Besprechung die Liste nimmt und sich überlegt, was auf die Agenda gehört. Dabei werden die Themenwünsche der Mitarbeitenden aufgenommen und mit diesen kurz unter vier Augen besprochen. Stellt sich heraus, dass es sich um den Fehler einer einzelnen Person handelt, dann gibt es ein Einzelgespräch. Ist das Thema unklar, kann gemeinsam geklärt werden, welches Ziel erreicht werden soll. Je genauer dies im Vorfeld festgelegt wird, desto effektiver wird das Meeting. Das Stichwort „Weihnachtsfeier“ in der Agenda führt nicht zu einer Klarheit bei allen Mitarbeitenden. Aber wenn man schreibt „Weihnachtsfeier – Diskussion zu Datum und Inhalt“ wissen alle, was auf sie zukommt. Das ist dann der nächste Erfolgsfaktor: Nur wer im Vorfeld weiß, was besprochen wird, kann mitdenken und das Meeting effizient gestalten. Die Agenda sollte daher zwei Tage im Voraus allen zugänglich gemacht werden. Die Frage „Wer hat noch was?“, vielleicht noch in der letzten Minute gestellt, führt zu Unruhe und Ineffektivität. Es werden konsequent nur die Themen der Agenda besprochen. Ein Protokoll rundet die Effektivität ab. WAS ist das THEMA, Wer macht WAS bis zum nächsten Mal (WANN)?

Diese Spalten reichen aus, um das Ergebnis einzutragen:

WAS? Weihnachtsfeier

WER? Eine Gruppe von drei freiwilligen Mitarbeitenden

WAS? Suchen nach Vorschlägen und Klärung des Budgets von der Praxisleitung

BIS WANN? Bei der nächsten Teambesprechung werden Ergebnisse vorgestellt

Teambesprechungen sind das ideale Mittel, um Wissen auszutauschen, ein Miteinander zu stärken, Engagement zu fördern und die Praxisleitung zu entlasten.