Foto: Dr. Alexander Joseph

Im Jahr 2020 beschloss Dr. Alexander Joseph, seine eigene kieferorthopädische Praxis ORTHODENTS statt in Berlin in einer kleinen Stadt in Brandenburg zu eröffnen. Ziel war es zum einen, dort eine Versorgungslücke zu füllen und moderne Kieferorthopädie dort anzubieten, wo sie dringend gebraucht wird. Zum anderen wollte Dr. Joseph sich wieder auf das eigentliche Ziel seines Berufsweges konzentrieren – Kindern zu helfen. Damit dies möglichst stressfrei und ohne ein aufwendiges Abrechnungsmanagement umgesetzt werden kann, übergab er dieses von Anfang an in fähige Hände.

In Berlin eine*n kompetente*n Mitarbeiter*in für die kieferorthopädische Abrechnung zu finden, ist nicht leicht. Meine Hoffnung, dass sich dies in einer brandenburgischen Kleinstadt womöglich besser verhält, erfüllte sich leider nicht. Insofern war schnell die Idee geboren, diese Aufgabe in die Hände eines darauf spezialisierten Abrechnungsunternehmens zu geben. Ich nahm Kontakt zur ZO Solutions AG auf. Nach einem angenehmen Telefonat mit Frau Christa Bauerheim-Strechel wurde mir angeboten, in meinen Praxisräumen persönlich die Optionen und den Umfang einer künftigen Zusammenarbeit durchzusprechen. Dankend nahm ich an und war sogleich positiv davon überrascht, wie verstanden ich mich dabei fühlte.

Leistungsspektrum der ZO Solutions AG

Der Grund, weshalb ich von Anfang an bis heute so begeistert von der ZO Solutions AG war und bin, ist, dass hierbei auf kompetente, gewissenhafte und beeindruckend schnelle Art und Weise ein äußerst breites Spektrum der Abrechnung abgedeckt wird. Frau Bauerheim-Strechel beriet mich zur Wahl der Abrechnungssoftware, erstellte für mich Planvorlagen, Kostenvoranschläge und Jumbos für verschiedene Kombinationen außervertraglicher Leistungen, und zwar ganz nach meinen Vorstellungen und auf dem neuesten Stand gerichtlicher Urteile. Sie testete die Anwendung dieser Dokumente und druckte die ersten Exemplare, noch bevor meine Praxis eröffnet wurde. Alles, ohne dabei vor Ort sein zu müssen.

Die Praxis läuft dadurch in Sachen Planung der Behandlung und Dokumentenerstellung vom ersten Tag an optimal. Kleinere Anpassungen wurden und werden auch heute am selben Tag in alle Vorlagen eingearbeitet. Schreibe ich beispielsweise einen Behandlungsplan mit einer solchen Vorlage, wird dieser bis zum nächsten Arbeitstag hinsichtlich der Abrechnungspositionen kontrolliert und gedruckt. Die Behandlungspläne werden mit den richtigen Leistungen versehen und liegen am nächsten Morgen bei mir im Drucker. Einfach toll!

Der wahrscheinlich größte Vorteil der externen Abrechnungsbearbeitung besteht darin, dass meine Mitarbeiter*innen nur die erbrachten Tätigkeiten am Patienten in die Kartei aufnehmen müssen. Somit können sie sich ganz auf die Patientenbetreuung konzentrieren. Junge, anfangs eventuell unerfahrene Helfer*innen brauchen zudem keine komplexen Abrechnungspositionen und deren Anwendbarkeit kennen, um eine vollumfängliche Leistungseingabe zu gewährleisten. Das ist für Praxen, die viele neue oder zu Beginn fachgebietsfremde Mitarbeiter*innen beschäftigen, unglaublich effizient. So habe ich mit Mitarbeiter*innen, die niemals vorher in der Kieferorthopädie tätig waren, vom ersten Tag an korrekte Abrechnungen realisieren und somit den vollen Umsatz aus der erbrachten Leistung generieren können.

Es werden immer vor Beginn des nächsten Arbeitstages die abzurechenden Leistungen aus den Karteieinträgen extrahiert und bei jeder Unklarheit ein personengenauer Vermerk in die Aufgabenliste der jeweiligen Helfer*innen eingetragen. Sollte es also passiert sein, dass sich eine Mitarbeiter*in nicht ausreichend klar im Eintrag ausgedrückt hat, bekommt sie auf freundliche Art und Weise mitgeteilt, dass ein Nachtrag getätigt werden muss. Dieses Vier-Augen-Prinzip sichert, dass alle relevanten Daten in der Kartei landen und beruhigt meine Mitarbeiter*innen zudem ungemein, da sie nie das Gefühl haben, ich würde ihnen über die Schulter schauen.

Am Ende eines jeden Monats erstellt ZO Solutions AG dann die Abrechnung aller erbrachten Leistungen für GOZ, BEMA und AVL in Zusammenarbeit mit mir, druckt auf Wunsch die entsprechenden Rechnungen aus oder leitet sie an mein Factoring-Unternehmen weiter.

Gute Abrechnung – gutes Gefühl im  Team

Dank der eben beschriebenen Leistungen haben meine Mitarbeiter*innen und ich deutlich mehr Zeit für das wirklich Wichtige des Arbeitsalltags – die individuelle, fachlich korrekte und freundliche Behandlung unserer Patient*innen. Die freundliche Stimmung in unserem Praxisteam wird dank ZO Solutions AG nicht einmal dann in Mitleidenschaft gezogen, wenn es mal aufgrund von Krankheit, Schwangerschaft oder Kündigung zu Personalengpässen oder -ausfällen kommt. Denn durch die Reduzierung der Aufgabenbereiche, in die meine Mitarbeiter*innen Energie stecken müssen, trifft uns ein unverhoffter Personalverlust nicht so gravierend.

Abrechnung im 21. Jahrhundert

Örtliche Nähe oder gar Anwesenheit ist keine Voraussetzung mehr für eine ausgezeichnete Zusammenarbeit. Ich habe volles Vertrauen in die Kompetenzen des Teams der ZO Solutions AG. Der geringe Umfang an Korrekturen nach den Quartalsabrechnungen spricht dabei für sich.

Ich kann meine Abrechnungskraft jederzeit telefonisch erreichen und mich voll und ganz auf sie verlassen. Es fühlt sich gut an, mit einem Team zusammenzuarbeiten, das über qualifiziertes Fachwissen verfügt, effizient arbeitet und außerdem mit Freude und Geduld berät.

Fazit

Wird eine Praxis gegründet, dann am besten mit einem starken Partner an der Seite. Wenn man abrechnet, dann sollte dies am besten zeitnah, vollständig und rechtlich auf dem neuesten Stand geschehen. Durch das Abrechnungsmanagement der ZO Solutions AG gestaltet sich mein Praxisalltag und der meiner Mitarbeiter*innen deutlich stressfreier als in jeder Praxis, in der ich vorher tätig war. Und das, obwohl ich jetzt selbstständig niedergelassen bin. Wir können uns als Praxisteam dank dieser großartigen Unterstützung auf unser Ziel fokussieren, machen unserem Namen alle Ehre und in den Mündern unserer Patienten „einfach gerade Zähne“.

Dieser Beitrag ist in KN Kieferorthopädie Nachrichten erschienen.