Abrechnung 29.06.2021

Schnittstelle Abrechnung: Wie Praxis und Labor an einem Strang ziehen können

Schnittstelle Abrechnung: Wie Praxis und Labor an einem Strang ziehen können

Foto: Eva Almqvist – stock.adobe.com

ZTM Petra Streifeneder-Mengele führt seit 1993 ihr Dentallabor in München. Zusammen mit Martina Königer, zahnmedizinische Fachangestellte und Abrechnungsmanagerin in Rosenheim, hat sie ein Abrechnungsbuch verfasst, das die Schnittstelle zwischen Dentallabor und Zahnarztpraxis ins Visier nimmt. Zentrales Problem und gleichzeitig auch die Lösung für eine bessere Zusammenarbeit im abrechnungstechnischen Bereich ist: Kommunikation. Woran das genau liegt und was Zahntechniker*innen und Abrechnungskräfte in der Praxis tun können, um Unstimmigkeiten zu vermeiden, verrät Frau Streifeneder-Mengele im Interview.

Sie haben gemeinsam mit Frau Königer dieses Buch geschrieben – Wie haben Sie zusammengefunden?

Ich lernte Frau Königer im Rahmen meiner Tätigkeit als Implantatexpertin in einer Zahnarztpraxis kennen. Dabei kamen wir auch ins Gespräch über Abrechnung und die generellen Probleme dabei, wobei sie mir bei dieser Gelegenheit ihr selbst geschriebenes Buch von 2016 vorstellte. Mit diesem Werk wollte Frau Königer das Thema Praxisabrechnung einfacher und verständlich darstellen, da sie selber die Erfahrung gemacht hat, dass die Angebote auf dem Markt gerade für Abrechnungs-Einsteiger in dieser Hinsicht sehr dürftig oder zu kompliziert sind. Da wir uns gut verstanden haben, fragte mich Frau Königer, ob ich nicht Lust hätte, sie bei der Neuauflage ihres Buches mit dem zahntechnischen Teil zu unterstützen. Daraus entwickelte sich dann die Idee, das Buch grundsätzlich zu überarbeiten und ein eigenes und umfassenderes Werk nicht nur für die Praxis, sondern auch für das Labor zu machen.

Wo sehen Sie die konkreten Probleme in der Kommunikation seitens der Praxis?

Meistens fehlt es an detaillierten Informationen und der Vorstellungskraft, wie die Arbeitsabläufe im Labor überhaupt aussehen. Hier ein konkretes Beispiel: Eine ZFA/ZMV weiß häufig nicht, ob z. B. bei Reparaturen eine Lötung im Metallbereich notwendig ist oder nur eine Verarbeitung im Kunststoffbereich erfolgte. Gerade der ganze Reparaturbereich stellt eine besondere Herausforderung dar, da sich oft erst im Labor herausstellt, was genau gemacht werden muss.

Und seitens des Labors?

Das Labor wiederum hat häufig keine Vorstellung von den Details in der zahnärztlichen Abrechnung und den Unterschieden in den einzelnen Befundklassen. Auch hier liegt die Unkenntnis meistens wieder speziell im Reparaturbereich. Auch dazu ein Beispiel: Wird eine bereits vorhandene Klammer lediglich erneuert, löst das eine andere Befundnummer aus als eine komplette Neuanfertigung. In beiden Fällen wird im Labor eine Klammer gebogen oder gegossen und in die Prothese eingearbeitet. Es handelt sich also um identische Arbeitsabläufe, und somit werden auch bei der Rechnungsstellung dieselben Leistungspositionen berechnet. In der Praxisabrechnung wird jedoch unterschieden, ob an diesem Zahn bereits eine Klammer vorhanden war oder nicht. Fehlen diese Informationen, ist das genau so, als ob sich quasi ein Tauber und ein Blinder über Geräusche und Farben unterhalten.

Wo setzt Ihr Buch also konkret an?

Es geht uns darum, gegenseitiges Verständnis zu wecken. Es sind mehr Informationen in Form von Zusatztext auf den Rechnungsstellungen bei den Laboren notwendig, als man vielleicht denkt. Im Buch kann das Labor konkret nachlesen, wie die Praxis z. B. bei einer Reparaturleistung die jeweiligen Befundnummern oder BEMA/GOZ-Positionen ansetzt. Für die Praxisabrechnung setzen wir mit einer visuellen Hilfe in Form von Fotos an, durch die die ZFA/ZMV eine konkrete Vorstellung davon entwickeln kann, wie bestimmte Leistungs- bzw. Abrechnungspositionen vom Labor aussehen. Damit hat sie schon einmal einen etwas leichteren Zugang. Die Abrechnungskräfte sehen zudem ihre Befundnummern, die sie abrechnen müssen, und können gleichzeitig mit diesem Buch die Laborrechnungen kontrollieren. Wir haben zu den Befundnummern sowohl die Leistungsnummern der alten BEB 97 wie auch der aktuellen BEB Zahntechnik dazugeschrieben. Damit kann ganz konkret die Übereinstimmung kontrolliert werden, egal welches private Leistungsverzeichnis vorliegt.

Daneben haben wir noch Checklisten erstellt, eine Art Fragenkatalog, als praktische Hilfe für Praxis und Labor gleichermaßen. Darin wird abgefragt, was wichtig ist, worauf man achten sollte und welche Informationen die jeweils andere Seite braucht, um ordnungsgemäß arbeiten und abrechnen zu können.

Das Abrechnungssystem ist ja bundesweit uneinheitlich. Wie haben Sie das in Ihrem Buch berücksichtigt?

Das stimmt, alle Bundesländer haben unterschiedliche Abrechnungsmodalitäten. In unserem Buch weisen wir gleich am Anfang darauf hin, dass wir deshalb nur einen Anhaltspunkt bieten können, eine Grundlage zur Kommunikation und Diskussion, um überhaupt einmal zu realisieren, wo Klärungsbedarf besteht. Wir wollen damit diese Schnittstelle Praxis und Labor, was die Abrechnung anbelangt, mit Leben füllen und Anregungen geben, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen – damit nicht jeder einfach in seinem Büro sitzt und seine Leistungen aufschreibt, ohne die Gegenseite zu verstehen. Bei der Abrechnung sind ja viele Dinge nicht in Stein gemeißelt. Aber aus unserer eigenen Erfahrung heraus wissen wir, dass auch eine gute fachliche Zusammenarbeit an der Abrechnung scheitern kann. Das ist nicht selten der Fall.

Haben Sie so einen Extremfall also auch in Ihrer eigenen Laufbahn schon erlebt?

Ja, sowohl Frau Königer als auch ich hatten schon Unstimmigkeiten, die im schlimmsten Fall zu einem Bruch der Arbeitsbeziehung führte, da man sich über die Abrechnung nicht verständigen konnte.

Es gibt sowohl Zahntechniker*innen, die durch ihre falsche Rechnungsstellung Regresse in den Praxen auslösen und nicht bereit sind, in so einem Fall ihre Rechnung zu korrigieren, als auch Abrechnungskräfte in den Praxen, die die Labore dazu nötigen wollen, Rechnungen zu erstellen, die nicht rechtskonform, also quasi „illegal“ sind. Uns war es deshalb auch sehr wichtig, dieses Thema mit in das Buch aufzunehmen.

Wir wollen Lösungsvorschläge geben, wie man damit umgeht, wenn sich zum Beispiel die Versorgung ändert und nicht mehr mit dem Heil- und Kostenplan übereinstimmt – wo liegen die legalen Grenzen einer Rechnungsstellung? Wozu ist der Techniker verpflichtet? Wir haben eine ganz klare gesetzliche Vorlage für Rechnungslegung, ich kann mich nicht einfach nach dem Gutdünken der Praxis richten und einen Auftrag in zwei Leistungsbereiche teilen. Das ist schlicht gesetzeswidrig, der Zahnarztpraxis aber häufig nicht bewusst. Umgekehrt gibt es leider auch Labore, die eben dies tun, zum Teil aus Unkenntnis, zum anderen weil sie Ärger vermeiden und die Kunden nicht verlieren wollen.

Findne Sie das momentane Abrechnungssystem gut, so wie es ist?

Nein, ich finde es extrem schwierig. Es gibt viel Anlass für Unsicherheiten und Diskussionen. Zum Beispiel wird in manchen Bundesländern eine sogenannte „Valplast-Prothese“ als Langzeitprothese bezuschusst, in Bayern dagegen müssen Sie Glück haben, dass Sie überhaupt Zuschüsse in irgendeiner Form erhalten. Es ist wirklich sehr unterschiedlich, wie die Abrechnungen gehandhabt werden.

Grundsätzlich ist es meistens ein Kommunikationsproblem. Deshalb sollte sowohl das Labor als auch die Praxis immer Erklärungen in Form von Zusatzbemerkungen mitliefern. Damit auch die Abrechnungsstellen bei den KZVen und den Krankenkassen nachvollziehen können, welche Leistungen erbracht worden sind.

Wie klappt diese Schnittstellenarbeit in Ihrem Labor?

Bei uns klappt es sehr gut. Ich handhabe es grundsätzlich so, dass ich bei Auftragseingang im Labor alle fachlichen und abrechnungsrelevanten Informationen kontrolliere und bei Unklarheiten in der jeweiligen Praxis anrufe, bevor ich mit der Arbeit beginne. Dann hake ich nach, was auf dem Heil- und Kostenplan steht und welche Befundklassen angesetzt wurden. So vermeide ich bereits im Vorfeld Probleme, die bei der Rechnungsstellung auftreten können. Nach dem Motto: Lieber vorher einmal zu viel gefragt, als sich nachher zu ärgern.

Ich setze mich zudem mit jeder neuen Praxis vor Beginn einer Zusammenarbeit hin und gehe mit dieser die fachlichen und abrechnungstechnischen Punkte durch. Denn oftmals werden nur die fachlichen Punkte besprochen und sowohl die Abrechnung als auch die sonstige Organisation bleiben außen vor, weil man der Meinung ist, dass das keine große Rolle spielt.

Mein Tipp für die Labore ist deshalb: den ersten Schritt machen und ein Gespräch mit dem Praxisteam anbieten, damit in der Zukunft keine Unstimmigkeiten auftreten.

Frau Streifeneder-Mengele, vielen Dank für dieses aufschlussreiche Gespräch.

Dieser Beitrag ist in ZWL Zahntechnik Wirtschaft Labor erschienen.

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