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Personalmanagement 16.12.2019

So bleiben Sie und Ihre Mitarbeiter leistungsfähig! 

Beate Noeke
Beate Noeke
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So bleiben Sie und Ihre Mitarbeiter leistungsfähig! 

Gesund und motiviert den digitalen Wandel in der Praxis gestalten

Mit einem systematischen betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) schöpfen Sie die Leistungspotenziale in der Praxis besser aus und senken Kosten. Sie werden zum vorbildlichen Arbeitgeber und Ihre Mitarbeitenden profitieren von guten Arbeitsbedingungen. Am Beispiel der Digitalisierung werden nachfolgend die Herausforderungen und Chancen eines BGM aufgezeigt.

Obgleich die zahnärztliche Praxis seit jeher sehr technikaffin ist, stellen neue technologische Veränderungen immer neue und erweiterte Anforderungen an die individuelle Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit des Praxispersonals. Mit neuen und modernen Arbeitsplätzen verändern sich auch Arbeitsprozesse- und Inhalte der zahnmedizinischen Praxis, sodass im Laufe eines Berufslebens ständig neue fachliche und soziale Kompetenzen erworben werden müssen. Nur so werden die Veränderungsprozesse von allen mitgestaltet.

Mithilfe eines betrieblichen Gesundheitsmanagements werden alle Akteure für die Risiken der Digitalisierung am Arbeitsplatz sensibilisiert, präventive Maßnahmen werden getroffen. Besonders wichtig ist ein verantwortungsvoller Umgang mit den neuen Technologien. Es gilt, die Umstellung auf neue Prozesse und Arbeitsformen frühzeitig zu kommunizieren und die Mitarbeiter mitzunehmen, zu motivieren und nach Bedarf zu unterstützen. Gerade die vorrausschauende Planung und Gestaltung digitaler Transformationsprozesse ist ein wesentlicher Schlüsselfaktor für die individuelle und betriebliche Bewältigung. Daher ist im Vorfeld auch zu prüfen, ob zusätzlicher Personalbedarf besteht, ob die Mitarbeiter ausreichend qualifiziert sind und welche Erwartungen sie haben.

Ob und in welchem Ausmaß ein digitaler Wandel für Ihre Praxis notwendig und sinnvoll ist, finden Sie durch eine Bestandsaufnahme heraus. Hierzu werden sämtliche Arbeiten, Aufgaben und Abläufe im Unternehmen mitsamt den verwendeten Technologien und relevanter Kennzahlen registriert. Dabei wird jeweils berücksichtigt, ob mit der Tätigkeit Geld verdient wird, ob diese Tätigkeit wegfallen kann und wer für welchen Bereich verantwortlich ist.

So stellen Sie schnell fest, ob und welche Aufgaben bereits digital unterstützt werden und in welchen Bereichen eine weitere technische Unterstützung sinnvoll wäre. Bei der Einführung neuer Technologien ist es zudem wichtig sicherzustellen, dass die Praxis während der Umstellungsphase weiter arbeitsfähig ist. Hier kann eine externe Unterstützung hilfreich sein.

Nun ist es wichtig, einen Mitarbeiter mit dem Thema Digitalisierung zu beauftragen, um aktuelle Markttrends zu beobachten und interne Prozesse stetig zu verbessern und um die Mitarbeiter kontinuierlich zu den neuen Techniken zu informieren. Dabei ist auch die individuelle Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter auf neue Digitalisierungsstrategien abzustimmen, andernfalls sind Demotivation, Unzufriedenheit und Leistungseinbußen die Folge. Stellen Sie also fest, was Ihre Mitarbeiter brauchen, können, wissen und wollen. Damit erhalten Sie ein Leistungsverzeichnis und zugleich einen Anforderungskatalog. Die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter werden festgelegt und mit den Qualifikationen und Zuständigkeiten abgeglichen.

Darüber hinaus sind

- die technischen Voraussetzungen zu überprüfen,
- ein Konzept zu erstellen für die Datensicherheit und den Datenschutz und
- ein Kosten- und Finanzierungsplan zu erstellen.

Viele Beschäftigte fühlen sich bei Veränderungen und insbesondere bei der Digitalisierung überfordert oder gestresst. Andere Beschäftigte sind demotiviert, weil sie ihre bisherigen Kompetenzen weniger einbringen können und neue Technologien eine Umgewöhnung erfordern oder sogar den Erwerb neuer Kompetenzen voraussetzt. Hier gilt es, geeignete Qualifizierungswege zu entwickeln, die Beschäftigten bei der Einführung bzw. Anpassung nicht zu überfordern und den psychischen und physischen (Gesundheits-) Risiken richtig u begegnen.

Was können Sie als Führungskraft tun?

Als Führungskraft sehen Sie vor allem die Vorteile der Digitalisierung und fördern einen vertrauensvollen und fürsorglichen Umgang mit den Beschäftigten. So können Sie die Ängste und Sorgen mindern und gesundheitsförderlich agieren. Mit einer die Digitalisierung begleitenden Bildungsstrategie sorgen Sie zudem für mehr Akzeptanz im Team. Zudem stärken Sie die (psychische) Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit Ihrer Beschäftigten durch die Förderung eines guten Miteinanders in der Praxis. Dies wird bei zunehmendem Fachkräftemangel und demografischen Veränderungen für den unternehmerischen Erfolg immer wichtiger. Mit einer guten Kultur verankern Sie Ihre Praxisziele in Werte und Überzeugungen, die akzeptiert und gelebt werden. Dies wird auch nach außen hin sichtbar und Ihre Patienten fühlen sich besser aufgehoben bei Ihnen. Kümmern Sie sich um die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und machen Sie daraus eine Herzensangelegenheit. Pflegen und fördern Sie einen wertschätzenden und vertrauensvollen Umgang mit den Mitarbeitenden und beziehen Sie diese ein. Räumen Sie den Mitarbeitern Gestaltungsspielräume ein. So fördern Sie ein positives Arbeitsklima und steigern zugleich die Motivation.

Gerade mit Ihrem Führungsstil nehmen Sie einen direkten Einfluss auf die Gesundheit und Motivation Ihres Teams. Weitere Aspekte einer gesundheitsförderlichen Führung sind z.B. Anerkennung, Feedback, soziale Unterstützung, Fairness, Respekt, Konfliktlösung, Information, Partizipation, Handlungsspielraum. Zudem haben die folgenden Führungsgrundsätze eine positive Wirkung:

- Transparente, nachvollziehbare Kommunikation und Information aller Beschäftigten
- Ziel- und resultateorientiertes Führen
- Mitarbeiterförderung entsprechend der Begabungen
- Aktive Konfliktlösung
- Glaubwürdiges, konsistentes und transparentes Führungsverhalten
- Vorleben von Menschlichkeit und Fairness (flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Pflege)

Ihre Führungsgrundsätze sollten regelmäßig kommuniziert und allen Mitarbeitern bekannt sein. Damit diese auch aktiv umgesetzt werden, gibt es regelmäßige Überprüfungen der Werte und Inhalte im (Führungs-) Alltag. Dies kann beispielsweise durch eine Mitarbeiterbefragung in Form der gesetzlich geforderten "Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen" erfolgen. So können Sie belastende Faktoren frühzeitig erkennen und Risiken minimieren bzw. ganz ausschließen. Das stärkt die Leistungsfähigkeit, Gesundheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter und senkt die Ausfallszeiten.

Gerade bei psychisch belastenden Situationen gilt es, frühzeitig Unterstützung zu bieten, ggf. auch durch einen passenden Fachberater oder mithilfe eines sog. Employee Assistance Program (EAP). Dies kann ein Baustein gelebter Praxiskultur sein und die emotionale Bindung Ihrer Mitarbeiter an die Praxis erhöhen. Zudem kommt es durch "Präsentismus" zu Leistungseinschränkungen bei Mitarbeitern, die trotz Krankheit am Arbeitsplatz sind, jedoch deutlich weniger produktiv sind. Der Grund hierfür kann auch durch private Probleme bedingt sein. Nehmen Sie diese Sorgen ernst, können diese frühzeitig gelöst und vermieden werden, der Mitarbeiter erfährt Unterstützung und wird wieder leistungsfähiger.

Fazit

Erfolgsfaktoren eines gelingenden und gesundheitsförderlichen digitalen Wandels in Ihrer Praxis sind neben einer guten Planung, Kommunikation und Weiterbildung der Beschäftigten eine gute Führung und Praxiskultur sowie präventive und risikominimierende Instrumente (Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen, EAP).

Foto Teaserbild: metamorworks – stock.adobe.com

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