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Praxismanagement 15.10.2012

FAQ zu „Wirtschaftliche Steuerung der KFO-Praxis“

FAQ zu „Wirtschaftliche Steuerung der KFO-Praxis“

In den letzten KN-Ausgaben vermittelte Prof. Dr. Johannes Georg Bischoff im Rahmen einer sechsteiligen Artikelserie zahlreiche Tipps und Tricks rund um das „Controlling in KFO-Praxen“. In folgendem FAQ (Frequently Asked Questions) hat der Autor nun abschließend zehn der ihm am häufigsten gestellten Fragen mit den entsprechenden Antworten zusammengestellt.

Betriebswirtschaftliche Standard-Auswertungen reichen nicht aus, um die Wirtschaftlichkeit der KFO-Praxis zu führen. Könnte man diese nicht einfach um zusätzliche Auswertungen ergänzen, ohne direkt ein Praxissteuerungsinstrument einzurichten?
Das könnte man natürlich, aber es bringt wenig. Praxissteuerung funktioniert nur ganzheitlich, d.h. alle verfügbaren Daten müssen kontinuierlich verknüpft werden, um ein vollständiges Bild der Praxis abzubilden. Im Übrigen hält sich der Aufwand, der mit der Einrichtung eines Praxissteue­rungs­instrumentes verbunden ist, in überschaubarem Rahmen.

Wenn ich ein Steuerungsinstrument, wie z.B. PraxisNavigation®, einsetze, habe ich doch bestimmt mehr Arbeit mit meinen Belegen als bisher. Schließlich erhalte ich ja auch viel differenziertere Informationen…
Es stimmt, Sie bekommen mehr Informationen, aber in der Vorbereitung ändert sich für Sie trotzdem fast nichts. Die Belegablage für die Finanzbuchhaltung bleibt wie gehabt. Dazu kommt nur noch eine Statistik aus Ihrer Abrechnungssoftware. Den Rest machen wir. Und Sie profitieren von einem gut lesbaren Bericht, der alle Ihre wirtschaftlichen Fragen beantwortet.

Wie genau muss man sich so einen Quartalsbericht vorstellen?

Einen Bericht in Papierform oder als PDF-Datei. Er beinhaltet die Auswertung Ihrer Zahlen in Form von Tabellen und Grafiken, macht die Entwicklung Ihrer Praxis sichtbar und beantwortet schnell und differenziert die Fragen nach Ihren Einnahmen, Ausgaben und Ergebnissen und, ganz wichtig, er gibt Hinweise zur Optimierung Ihrer Praxis.

Ich arbeite mit einer Abrechnungssoftware von Computer konkret. Gibt es da Verknüpfungsmöglichkeiten zur Praxissteuerung?
Bei kfo win von Computer konkret gibt es eine Schnittstelle zur Praxissteuerung. Dazu geht man im Programmteil „statistische Auswertungen“ auf die hierfür vorgesehene Sonderauswertung, gibt das entsprechende Quartal ein und druckt die Statistik aus. Dies fügen Sie dann einfach dem Belegablageordner bei.

Sind die „laufenden Fälle“ wirklich so wichtig für eine Beurteilung der Entwicklung der KFO-Praxis?
Ja, denn sie stellen das Potenzial der KFO-Praxis dar. Veränderungen, die sich hier abzeichnen, wirken sich zeitversetzt aus. Geht
die Zahl der laufenden Fälle zurück, so bleiben die Ergebnisse in der BWA häufig trotzdem noch einige Zeit konstant, denn Terminlücken lassen sich ja durch das Vorziehen von Behandlun­-gen leicht füllen. Die böse Überraschung kommt dann nicht nur später, sondern ist auch nicht mehr so schnell zu korrigieren.

Bieten alle Steuerberater Praxissteuerungsinstrumente für Zahnärzte an?
Um Praxissteuerung seriös anbieten zu können, muss ein Steuerberater bundesweit tätig sein und sehr viele Kieferorthopäden betreuen. Er benötigt nicht nur dentales Branchenwissen, sondern auch repräsentative Vergleichs­zahlen, die er seinen Mandanten anonymisiert als Benchmarks zur Verfügung stellen kann.

Bei einem Steuerberater, der Hunderte von Kieferorthopäden und Zahnärzten betreut, bin ich doch nur eine Nummer, oder?
Bei uns jedenfalls nicht. Aber denken Sie sich die Situation doch einmal aus der Sicht Ihrer Patienten. Schließlich haben Sie auch Hunderte Patienten, die Sie so betreuen, dass sie sich weder wie eine Nummer fühlen noch eine sind. 

Obwohl mein Steuerberater nur wenige Mandanten hat, fühle ich mich nicht persönlich beraten, sondern irgendwie nur verwaltet. Wäre ein Wechsel kompliziert?
Wer sich nicht gut beraten fühlt, sollte zunächst das Gespräch mit seinem Steuerberater suchen. Erst, wenn man keinen gemeinsamen Nenner findet, sollte man über einen Wechsel nachdenken. Der gestaltet sich dann aber recht einfach. Sie kündigen das Beratungsverhältnis, erhalten einen neuen Belegordner und richten mit Ihrer/Ihrem neuen persönli­chen Ansprechpartner/-in Ihr persönliches Praxissteuerungsins­trument ein. Die Daten bei der
Datev werden üblicherweise komplett vom bisherigen auf den neuen Berater übertragen und Belege zurückgeschickt.

Ich habe seit Jahren einen Steuerberater, den ich persönlich gut kenne und mit dem ich zufrieden bin. Er ist allerdings nicht auf Kieferorthopäden oder Zahnärzte spezialisiert. Wenn ich Sie richtig verstanden habe, müsste ich also kündigen, wenn ich meine Praxis, wie von Ihnen beschrieben, professionell steuern wollte?
Wenn Sie sich durch Ihren Steuerberater gut beraten fühlen, ist das zunächst einmal sehr positiv. Wir betreuen auch Kieferorthopäden, deren Steuerberater uns mit den Daten aus der Finanzbuchhaltung versorgen. In den meisten Fällen ist dies aber nur die zweitbeste Lösung, denn sie kostet den Mandanten mehr Geld und stellt hohe Anforderungen an die Zusammenarbeit zwischen den Beratern.

Sie sagen, dass PraxisNavigation® weder zusätzlichen Zeit- noch Geldaufwand verursacht. Was heißt das genau?
Unsere Mandanten entrichten bei uns eine Mittelgebühr für die Erstellung von Finanzbuchhaltung, Steuererklärungen und Jahres­abschluss. Der Steuerungsbericht pro Quartal ist reiner Service, kostet also nichts extra. Auch der Aufwand für die Belegsortierung bleibt, wie bereits erwähnt, der gleiche wie zuvor.

Foto: © Shutterstock.com
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