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Praxismanagement 05.03.2012

Zahlen können spannend sein...

Zahlen können spannend sein...

Kieferorthopädische Praxen sind erfolgreich, wenn sie fachzahnärztliche und wirtschaftliche Kompetenz miteinander verbinden können. Wie man ohne großen Zeitaufwand und betriebswirtschaftliche Vorkenntnisse den Durchblick bei den Zahlen behält und diese sicher für wirtschaftliche Entscheidungen nutzen kann, vermittelt die mit dem folgenden Artikel beginnende Beitragsreihe über die wirtschaftliche Steuerung der KFO-Praxis.

Tatsache ist, dass Control-ling ein wichtiges Instrument zur wirtschaftli­chen Steuerung der nie­dergelassenen KFO-Praxis darstellt. Darüber, wie ein optimales Praxis-Controlling auszusehen hat, kursieren allerdings die wil­desten Gerüchte. Und leider verfehlen sie ihre Wirkung nicht. So wollen sich viele Praxisinhaber gar nicht erst mit dem Thema befassen, weil sie die stundenlange Beschäftigung mit endlosen Tabellen fürchten oder einfach von sich glauben, keine „Zahlenmenschen“ zu sein. Andere sehen gar nicht ein, viel Zeit und Geld in kostspielige Programme zu investieren. Lieber vertrauen sie ihrem „Bauchgefühl“, verdrängen den Rest und hoffen das Beste.
Und tatsächlich legen aktuelle Umfragen nahe, dass die meisten kieferorthopädischen Praxen heute immer noch mehrheitlich Standardauswertungen aus der Buchhaltung als Steuerungsins­trument verwenden. Diese Auswertungen geben Steuerberatern und Bankern passable Auskunft über die Gesamtlage der Praxis. Doch für die Steuerung einer kieferorthopädischen Praxis reicht es nicht, den steuerlichen Ge­winn der Praxis in den vorangegangenen Perioden zu kennen und dabei nicht zu wissen, welche Bereiche zum Erfolg beigetragen haben oder welche optimiert werden könnten.
Standardauswertungen sind zu wenig

Immer mehr Kieferorthopäden ziehen deshalb Auswertungen aus ihrer Praxissoftware hinzu. Sie erhalten damit ein differenzierteres Bild über die abgerechneten Leistungen und die Patientenentwicklung (z.B. „laufende Fälle“). Für diese zusätzliche Information müssen sie aber auch mehr Arbeitszeit einsetzen. Und dennoch fehlen am Ende des Tages immer noch wichtige Informationen, denn Kosten, Steuern Privatbereich, Liquidität etc. bleiben bei dieser Informationsbeschaffung außen vor, da üblicherwei-se nicht von der Praxissoftware erfasst.
Da wird wertvolle Arbeitszeit verschenkt, denn rein datentechnisch verfügt heute jede kieferorthopädische Praxis über die Grundlagen für ein modernes Controlling. Was fehlt, ist ei­ne Verknüpfung der Daten des Rechnungswesens mit denen der Software und anderer Informationsquellen, die über die ganze Praxis verstreut zu finden sind. Isoliert sind sie wenig wert. Erst eine auf die Bedürfnisse des einzelnen Kieferorthopäden gerichtete Verknüpfung dieser Daten führt zu einem aussagekräftigen Zahlenwerk. In Form anschaulicher Grafiken und in der dem Kieferorthopäden vertrauten Sprache beantwortet es ganz konkrete Fragen, wie zum Beispiel:
• Wie setzen sich meine Praxiseinnahmen zusammen?
• Wie entwickeln sich meine AVL’s pro Kassenpatient?
• Wie entwickeln sich meine laufenden Fälle? (Abb. 1)
• Was kostet mich ein laufender Fall? (Abb. 2)
• Wo liegen meine Kosten über Durchschnitt?
• Wie teuer ist meine Behandlungsstunde?
• Wie entwickelt sich meine Liquidität?
• Wie viel Geld kann ich monatlich aus der Praxis entnehmen und wofür habe ich meine Entnahmen verwendet?
• Welche Steuerzahlungen kom­men auf mich zu?
• Rentiert sich mein Labor oder mein Aligner-System?
• Wodurch wurde das Ergebnis meiner Einnahme-Überschuss-Rechnung verfälscht?
• Rechnet sich mein zweiter Stand­ort?
• Beeinflusst mein/e angestellte/r Kollegin/Kollege das Praxisergebnis positiv?

Alle drei Monate sollte ein zielori­entiert (= Gegen­über­stel­lung von Zielen und tatsächlich erreichten Zahlen) aufgebauter Bericht die Antworten auf die­se und andere Fragen zur wirt­schaft­lichen Situation der Praxis zusammenfassen. Grafiken machen Entwicklungen sichtbar und im Detail nachvollziehbar. Vergleiche zeigen Optimierungspotenziale, Chancen und Risi-ken. Man sieht, wie sich das Honorar auf die verschiedenen Behandlungsarten oder Patientengruppen aufteilt. Die Entwicklung der AVL’s pro Kassenfall ist schnell zu erken­nen. Der Praxisinhaber, der bei der Aufstellung seines in­dividuel­len Fragenkatalo­ges selbst mitgearbeitet hat, weiß, dass ihn hier keine tristen Zahlenfriedhöfe, sondern verständliche Ergebnisse erwarten. Sie helfen ihm, seine Praxis weiterzubringen und stellen ein rationales Korrektiv für sein „Bauchgefühl“ dar. Und wenn ein solcher Steuerungsbericht mit einer gewissen Spannung erwartet und nicht als lästige Pflicht angesehen wird, dann ist Control­ling was es sein soll: ein Steuerungsinstrument, mit dem man in kurzer Zeit den Durchblick bei den Zahlen hat und mit dem man wirtschaftliche Entscheidungen fundiert treffen kann.
Der nächste Beitrag zeigt, wie man mit Standardauswertungen aus der Buchhaltung in der kieferorthopädischen Praxis schnell auf’s Glatteis geraten kann.

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