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Praxiskosten im Griff

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Praxismanagement 22.08.2012

Praxiskosten im Griff

Ihre Praxis ist gut ausgelastet, mit Ihren Patienten kommen Sie gut klar und es ist Ihnen gelungen, die außervertraglichen Leistungen (AVL) sukzessive zu erhöhen. Es sieht also gut aus, wäre da nicht die Sache mit dem Praxisergebnis, das trotz steigender Praxiseinnahmen kontinuierlich sinkt. Was Sie unternehmen können, um diese Entwicklung zu stoppen, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Praxiskosten haben häufig die unangenehme Eigenschaft, schneller zu steigen als Praxiseinnahmen. Und da Sie, wie alle Freibe­ruf­ler, nicht von Ihren Einnahmen, sondern von dem leben, was übrig bleibt, bringen Ihnen steigende Einnahmen nur etwas, wenn die Kosten nicht oder nur gering ansteigen. Richtig eng wird es, wenn Praxiskosten leicht weitersteigen und die Einnahmen sich aus ir­gendwelchen Gründen nicht  steigern lassen oder gar sinken.

Abb. 1: Quartalsmäßige Kostenvergleiche. (Quelle: Prof. Dr. Bischoff & Partner®)

 

Unvernünftiges Sparen

Eine weitverbreitete Reaktion auf dieses Phänomen ist das sogenannte „Rasenmäher-Prinzip“, bei dem der Praxisinhaber beispielsweise versucht, einen Einnahmenrückgang in Höhe von 10% durch eine entsprechende Kosteneinsparung zu kompensieren. Ein wenig Erfolg versprechender Ansatz, denn welche Bank würde sich z. B. damit einverstanden erklären, die für Ihren Praxiskredit festgeschriebe­nen Zinsen von 5.000€ pro Quartal um 500€ zu senken, nur weil Sie sparen wollen? Auch Ihr Vermieter wäre in aller Regel nicht bereit, seine vertraglich vereinbarte Miete zu reduzieren, nur da­mit Sie Ihr Einkommensniveau halten. Und: Selbst wenn es Ihnen gelänge, die Kosten tatsächlich zu senken, würde sich Ihr Einkommen immer noch um 10% reduzieren. Auch aktionistische Symptombehandlung, wie ein bisschen sparen bei den Telefonkosten, bei den Praxisgetränken oder am Material, verärgert höchs­tens die Mitarbeiter. Es geht also nicht um die abstrak­te Einsparung von Geld, sondern um den wirtschaftlichen Einsatz von Geldmitteln für Ihren Praxiserfolg. Und das sind die Fragen, die Sie weiterbringen: Bringt es etwas, zusätzlich Geld für Webseite, PR und Praxis-Magazin auszugeben? Macht es Sinn, sich zehn Stunden in der Woche mit seiner Buchhaltung zu befassen? Kann Personal gespart werden, wenn beispielsweise vermehrt Alignersysteme eingesetzt werden oder das Inkasso ausgelagert wird?

Optimierung der Fixkosten

Fixe Kosten fallen jeden Monat an – unabhängig davon, ob Sie viel oder wenig zu tun haben. Den größten Fixkostenblock ma­chen die Personalkosten aus. Wei­tere Fixkosten sind z.B. Miete, Abschreibungen Ihres Praxisinventars und Zinsen für Praxisdarlehen. Natürlich können Sie Fixkosten – zumindest auf Dauer – verändern, z.B. durch die Reduzierung der Zahl Ihrer Mitarbeiter. Zur Optimierung dieser Fixkosten ist es hilfreich, sich zunächst einmal zu informieren, wie die Kostenstruktur vergleichbarer Praxen aussieht. Zahnärzte haben es hier leicht. Sie können z.B. auf Vergleichsdaten der KZBV zurückgreifen. Daten, die es für kieferorthopädische Praxen so nicht gibt. Prof. Dr. Bischoff & Partner® erhebt solche Daten bei Mandanten und stellt sie Ihnen anonymisiert in Form von Benchmarks zur Ver­fügung (Abb. 1).

Daneben empfiehlt sich ein Vergleich mit der Entwicklung in den Vorjahren und – soweit Sie in Ihrer Praxis die Zukunft planen – natürlich auch die Einbeziehung der künftigen Entwicklung. Damit hier keine Missverständnisse auftreten: Gemeint sind nicht Zahlenfriedhöfe, sondern aussagekräftige Informationen, die grafisch so aufbereitet sind, dass sie Entwicklungen sofort sichtbar machen. Ein Service, der heute Standard sein sollte.Hinterfragen Sie, welche Fixkosten wirklich unerlässlich sind. Wenn Sie z.B. im Rahmen des „Benchmarking“ feststellen, dass Ihre Personalkosten deutlich über dem Durchschnitt liegen, könnte dies ein Hinweis auf personelle Überbesetzung  oder suboptima­le Arbeitsabläufe sein. Modern geführte Praxen beziehen ihre Mitarbeiter sogar in die Opti­mierung der Kosten ein. Vor Gehaltserhöhungen oder Neueinstellungen werden gemeinsam Umsatzsteigerungsziele vereinbart. Die erzielten Mehreinnahmen sollen die künftigen Personalkosten abdecken (Abb. 2).

Abb. 2: Hochrechnung der Personalkosten/Praxiseinnahmen. (Quelle: Prof. Dr. Bischoff & Partner®)

 

Optimierung der variablen Kosten

Variable Kosten entstehen abhängig von der Auslastung der Praxis. Dazu gehören eigene Laborkosten und Fremdlaborkosten, Praxismaterial, Kosten für Alignersysteme, Factoringabschläge und ggf. leistungsabhängig bezahltes Personal. Sie lassen sich, wie der Name schon sagt, flexibler steuern als die Fixkosten. Gut zu wissen in diesem Zusam­menhang: Ihre Kosten pro laufenden Fall. Beziehen Sie hierbei auch Ihr notwendiges/gewünschtes monatliches Einkommen mit ein. Damit wissen Sie z.B., wie viele AVL Sie benötigen, damit die Einnahmen die Praxiskosten und Ihr gewünschtes Einkommen abdecken können.

Ausblick

Im nächsten Artikel lesen Sie, wie sich die Anstellung oder die partnerschaftliche Einbindung von Kollegen, neuen Standorten und Investitionen in neue Technik auf die Wirtschaftlichkeit der KFO-Praxis auswirken.

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