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Foto: © Kzenon - Fotolia.com

An die zehn Millionen Menschen wechseln jedes Jahr in Deutschland ihren Wohnsitz. Für Arzt- und Zahnarztpraxen kann das zum Problem werden: Immer dann, wenn ein Selbstzahlerpatient umzieht und eine Privatliquidation wegen falscher Adresse als unzustellbar zurückkommt. Die Praxis läuft Gefahr, kein Geld für ihre Leistung zu bekommen. Vorsorgen hilft, sagt Diplom-Kaufmann Helmut Schlotmann, Geschäftsführer von Medizininkasso, der in Offenbach ansässigen Fach-Inkassostelle für Medizinberufe und Kliniken: „Das Praxisteam sollte Patienten regelmäßig fragen, ob ihre Adresse noch stimmt.“ So können Änderungen schnell erfasst werden.

Aktuelle Anschrift eingeben

Beim Einlesen der neuen Daten steckt die Tücke manchmal im Detail. Es kann zum Beispiel passieren, dass das Computersystem die aktuelle Anschrift einfach überschreibt, weil die alte noch auf der Gesundheitskarte gespeichert ist. Diese technische Panne passiert nach den Erfahrungen von Medizininkasso häufig – ein prüfender Blick auf die übernommenen Angaben sollte deshalb zur Routine gehören. Sicherheitshalber sollte die Praxissoftware auch manuell eingegebene Anschriftenänderungen zulassen.

Aktuelle, korrekt geschriebene Adressen und Patientennamen sind „zwingend notwendig für die Durchsetzung von Geldforderungen, weil die Nichtzustellbarkeit von Privatliquidationen und Mahnungen vermieden wird“, unterstreicht Helmut Schlotmann die Bedeutung der Formalien. Im Inkassoverfahren wird außerdem verhindert, dass Schuldner bei Bonitätsprüfungen und automatischen Adressermittlungen durchrutschen. Schon kleinste Abweichungen führen zu so genannten Nicht-Treffern und verursachen unnötige Kosten. Die genaue Schreibweise einer Straße oder einer Postleitzahl kann auf der Webseite http://www.postdirekt.de/plzserver/ überprüft werden.

Während die saubere Erfassung der Anschrift ausschließlich Sache der Praxis ist, stehen selbstzahlende Patienten grundsätzlich in der Pflicht, die richtige Adresse für Rechnungen und Mahnungen anzugeben. Wer das nicht tut oder die geänderte Adresse nicht auf der Gesundheitskarte eintragen lässt, bezahlt im Falle eines Mahnverfahrens die Ausgaben für die Adressermittlungen. Denn bei einem Umzug darf der Rechnungssteller – also die Arztpraxis – einer Entscheidung des Amtsgerichts München (AZ 132C2406/08) zufolge davon ausgehen, dass eine bekannte Anschrift weiterhin gültig ist, wenn der Zahlungspflichtige keine neue mitteilt. Für die Richter gilt das Prinzip von Treu und Glauben.

Rechnung richtig stellen

Die Privatrechnung wird an den behandelten Patienten geschickt. Ausnahme sind Kinder. Hier geht die Rechnung an den konkret benannten gesetzlichen Vertreter; meist ist es ein Elternteil. Zum effizienten Praxismahnwesen gehört, dass die Liquidation grundsätzlich direkt nach Ende der Behandlung gestellt wird und nicht erst am Quartalsende. Säumige Patienten bekommen spätestens nach 30 Tagen die erste Mahnung. Mit ihr tritt Zahlungsverzug ein, die Voraussetzung für ein Inkassoverfahren ist erfüllt.

Quelle: MedizinInkasso Schlotmann & Sterz GmbH