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Wenn Privat- oder Selbstzahlerpatienten ihre Zahnarztrechnung verspätet oder gar nicht bezahlen, kommt das die betroffenen Praxen teuer zu stehen. Bei einem Jahres-Privatumsatz von beispielsweise 200.000 Euro machen 32 überfällige Tagesumsätze schnell eine fünfstellige Summe aus. Diplom-Kaufmann Helmut Schlotmann, Geschäftsführer von Medizininkasso in Offenbach, erläutert, wie Zahnarztpraxen mit einem straff organisierten Mahnwesen Außenstände minimieren und kostspieligen Zahlungsausfällen vorbeugen.

Herr Schlotmann, was sollte eine Zahnarztpraxis zuerst tun?

Schlotmann: An erster Stelle steht die Rechnungsstellung: Die Liquidation wird grundsätzlich direkt nach Abschluss der Behandlung weggeschickt. Im Klartext heißt das: bitte Schluss machen mit der oft üblichen Rechungsstellung erst zum Quartalsende oder noch später. Denn das erweckt bei Patienten den Eindruck, dass ihr Zahnarzt es mit dem Geld nicht so eilig hat; der Patient legt die Rechung beiseite und vergisst sie möglicherweise. Ihn daran zu erinnern, eventuell sogar mit Unterstützung eines Inkassodienstleisters, kostet die Praxis Zeit und Geld. Am Quartalsende sollten Zahnarztpraxen ihre Buchhaltung nach unbezahlten Rechnungen durchforsten und alle, die 90 Tage und älter sind, zum Inkasso geben.

Das besondere Vertrauensverhältnis zwischen Arzt und Patient kann Mediziner davon abhalten, eine zügige Rechnungszahlung zu verlangen. Wie lässt sich die Zwickmühle vermeiden?

Eine Rechnung zu bekommen ist ein ganz normaler, sachlicher Vorgang, den jeder von uns kennt. Auf den Rechnungen steht in der Regel ein Zahlungsziel. Auch das kennt jeder. Unserer Erfahrung nach spricht nichts dagegen, auch in Privatliquidationen standardmäßig ein Zahlungsziel zu nennen. Eine Zahnarztpraxis kann zum Beispiel §10 der zahnärztlichen Gebührenordnung anführen, wonach eine Forderung sofort fällig ist. Alternativ oder ergänzend gibt es den Hinweis, dass spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung gemäß §286 III BGB ohne weitere Mahnung Verzug eintritt.

Welche Vorteile bringen solche Hinweise?

Mindestens zwei: Erstens signalisieren die Zusatztexte auf der Rechnung dem Patienten, dass der Zahnarzt für seine nach „lege artis“ erbrachten Leistungen eine pünktliche Bezahlung erwartet. Zweitens: Wenn die Praxis so verfährt und ein straffes Mahnwesen etabliert hat, steigen die Ergebnisse im Inkassoverfahren signifikant. Von den Patienten werden die Zusatztexte nicht nur ohne Weiteres akzeptiert, sondern sie führen unserer Beobachtung nach auch zu schnelleren Zahlungseingängen.

Was tun, wenn nichts passiert?

Säumige Patienten bekommen spätestens nach 30 Tagen die erste Mahnung. Mit ihr tritt nach dem Gesetz Zahlungsverzug ein. Somit ist die Voraussetzung für ein Inkassoverfahren erfüllt. Wir empfehlen nach 14 Tagen eine zweite Mahnung, in der der Patient deutlich auf die Folgen – etwa das Inkassoverfahren – hingewiesen wird. Eine beigefügte Rechnungskopie wirkt gegen typische Ausflüchte wie „habe keine Rechnung bekommen“. Das in Zahnarztpraxen gängige Verfahren, drei Mahnungen im Abstand von je 30 Tagen zu verschicken, reduziert die Chancen auf Realisierung der Forderung und erhöht das Risiko der Praxis, auf der unbezahlten Rechnung sitzen zu bleiben.

Quelle: Medizininkasso Schlotmann & Sterz GmbH