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Foto: Viacheslav Yakobchuk – stock.adobe.com

Die gegenwärtige Personalsituation in der deutschen Dentalbranche ist geprägt von zwei entgegengesetzten Trends. So prognostizieren Expert:innen aufgrund des demografischen Wandels sowie des zunehmenden Gesundheitsbewusstseins der Bevölkerung für die nahe Zukunft ein deutliches Beschäftigungswachstum für die gesamte Mundgesundheitswirtschaft: Bis 2030 sollen demnach alleine in den bundesdeutschen Zahnarztpraxen und Dentallaboren ca. 65.000 neue Beschäftigte Anstellung finden – bei gegenwärtig ca. 318.000 Arbeitnehmer:innen in den Zahnarztpraxen würde dies einem beeindruckenden Zuwachs von etwa 20 % entsprechen.¹

Gleichzeitig ist momentan jedoch vor allem unter den zahnmedizinischen Fachangestellten eine alarmierende Entwicklung zu erkennen. Denn hier bereiten ein steigender Fachkräftemangel sowie ein hohes Maß an Unzufriedenheit im Beruf der Branche Kopfzerbrechen.² Qualifizierter Nachwuchs bleibt aus, gut ausgebildete und etablierte Kräfte verlassen die Branche – ein gefährlicher Trend, der sich durch die Corona-Krise noch weiter zugespitzt hat, da die Zahl der abgeschlossenen Ausbildungsverträge für ZFAs im Ausbildungsjahr 2020/21 um ganze 8 % zurückgegangen ist.³

Diese scheinbar paradoxe Situation stellt viele Zahnarztpraxen vor besondere Herausforderungen bei der Personalführung. Schließlich war es selten so schwierig wie heute, qualifiziertes Personal, das fachlich und menschlich perfekt in die eigene Praxis passt, zu finden und dauerhaft an sich zu binden.

Moderne Personalführung umfasst weitaus mehr als das bloße Einstellen von Angestellten und Übertragen von Aufgaben. Denn Personal zu führen heißt heute, es in allen Phasen des sogenannten „Mitarbeiter-Lebenszyklus“ (employee lifecycle) zu begleiten.

Auch in der Zahnarztpraxis gilt: Der Zyklus des Personalmanagements beginnt bereits vor der Einstellung und endet, im Falle einer Trennung, erst mit der Verabschiedung. Insgesamt lässt er sich in 7 Phasen aufteilen:

1. Aufmerksamkeit schaffen

Fokusfragen, die man sich in dieser Phase stellen sollte:

• Wie bekommen Fachkräfte mit, dass eine Stelle frei ist?
• Wie überzeugt man sie schon vor dem Kennenlernen davon, dass man ihnen ein attraktives Arbeitsumfeld bietet?

2. Mitarbeiter:innen gewinnen

Fokusfragen, die man sich in dieser Phase stellen sollte:

• Was soll die Person fachlich und menschlich mitbringen, damit sie gut ins Team passt?
• Wie lässt sich der Bewerbungsprozess angenehm gestalten?

Fachliche Expertise ist ohne Frage äußerst wichtig. Mindestens ebenso ausschlaggebend ist aber, wie die Person tickt und ob sie dieselben Werte teilt, die für einen selbst und das Team am bedeutendsten sind. Sonst ist das neu eingestellte Teammitglied möglicherweise nach wenigen Monaten wieder auf dem Absprung.

Um schnell herauszufinden, ob es zwischen einem wirklich passt, lohnt es sich, Werte im Team zu definieren, die eine gemeinsame Praxiskultur am besten widerspiegeln.

3. Einstellung

Fokusfragen, die man sich in dieser Phase stellen sollte:

• Welche Informationen benötigen neue Mitwirkende vorab, um einen möglichst angenehmen Start zu haben?
• Wie finden sie schnell in den Arbeitsalltag hinein?

Der erste Tag ist immer aufregend, ganz gleich, ob man Berufseinsteiger ist oder seit Jahrzehnten fest im Sattel sitzt. Oft gilt: Je besser man vorbereitet ist und je genauer man weiß, was einen erwartet, desto besser kommt man mit der Aufregung klar.

Überlegen Sie daher, welche Informationen schon vorab teilen kannt, beispielsweise zu den Abläufen am ersten Arbeitstag und der ersten Woche, zu etwaigen Aufgaben oder auch zum Team.

4. Kommunikation

Fokusfragen, die man sich in dieser Phase stellen sollte:

• Wie stellt man sicher, dass jeder und jede Einzelne alle relevanten Informationen erhält?
• Wie gehst man mit Unzufriedenheit und Konflikten im Team um?

„New Work“ – so lautet das Schlagwort der Stunde im Personalmanagement. Die damit verbundenen modernen Arbeitskonzepte halten nicht nur Einzug in Wirtschaftsunternehmen, sondern ganz allmählich auch in Zahnarztpraxen. Denn gerade jüngere Inhaber:innen verlieren zunehmend das Interesse an starren Hierarchien und bevorzugen stattdessen eine Teamführung auf Augenhöhe.

Davon profitieren meist beide Seiten, weil die Zusammenarbeit persönlicher und motivierender gestaltet werden kann. Die Herausforderung: Im Studium wird Personalführung nicht thematisiert – man wird also zwangsläufig ins kalte Wasser geworfen und muss letztendlich alleine seinen eigenen Führungsstil finden.

Eine wichtige Grundlage dafür ist eine etablierte Feedbackkultur. Denn ehrliche und konstruktive Meinungen helfen die Zusammenarbeit zu verbessern. Zudem kann es hilfreich sein, gewisse Kommunikationsregeln gemeinsam festzulegen. Und was tun mit wichtigen Informationen bei Schichtarbeit, Krankheit, Urlaub etc.? Damit alle stets auf dem Laufenden bleiben, kann man sein Team z. B. in kleinere Teams unterteilen.

5. Mitarbeiterbindung

Fokusfragen, die man sich in dieser Phase stellen sollte:

• Was sorgt für langfristige Zufriedenheit bei deinen Mitarbeitenden?
• Wie stellt man ein emotionales Zugehörigkeitsgefühl her?

„Man gewöhnt sich an nichts so schnell wie die nächste Gehaltserhöhung“ – ein geflügeltes Wort, das einen wahren Kern hat. Klar: Ohne angemessene Bezahlung geht es nicht. Allerdings tritt auch bei einer zufriedenstellenden Gehaltsabrechnung über kurz oder lang nachweislich ein gewisser Gewöhnungseffekt ein. Damit das Team also langfristig motiviert und emotional mit der Praxis verbunden bleibt, sollte man sich nicht alleine auf fairen oder sogar überdurchschnittlich hohen Gehältern ausruhen. Sinnvoller ist es, zusätzlich auf nicht-monetäre Anreize zu setzen, mit denen man seinem Personal seine Wertschätzung und Verbundenheit vermittelt.

Was z. B. überhaupt nichts kostet, im stressbehafteten Alltag aber leider häufig viel zu kurz kommt, ist ein ehrliches Dankeschön und anerkennende Worte.

6. Entwicklung

Fokusfragen, die man sich in dieser Phase stellen sollte:

• Welche individuellen Perspektiven kann man seinen Mitarbeitenden bieten?
• Wie fördert man ihre Stärken und unterstütze sie dabei, selbstständig zu arbeiten?

Zufriedene Mitwirkende haben Lust, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und Verantwortungsbereiche zu übernehmen, was einem im Alltag wiederum entlastet. In halbjährlichen Entwicklungsgesprächen könnt ihr die vergangenen Monate reflektieren und gemeinsam überlegen, wo die Reise hingehen soll:

• Was macht dem Mitarbeitenden Spaß und sollte beibehalten werden?
• Was demotiviert ihn und kann möglicherweise delegiert werden?
• Was interessiert ihn und sollte ausgebaut oder neu gelernt werden?

Bietet ihm Weiterbildungen an und investiere damit aktiv in seine – und ggf. eure gemeinsame – berufliche Zukunft.

7. Ausstiegsprogramm

Fokusfragen, die man sich in dieser Phase stellen sollte:

• Was sind die Gründe für den Ausstieg?
• Was kann in Zukunft verbessert werden, um Erwartungen von Anfang an klarzustellen und passende Mitarbeitende zu halten?

Ein Abschied ist oftmals schade und auch wirtschaftlich gesehen nicht das beste Szenario für deine Praxis. Bei einer hohen Fluktuation lohnt es sich, genauer hinzuschauen und mit dem Team ins Gespräch zu gehen:

• Was sind die Probleme und Stressfaktoren?
• Was sind Wünsche und Verbesserungsvorschläge der Team-Mitglieder?

Manchmal passen Arbeitgeber und Arbeitnehmer allerdings trotz aller Bemühungen einfach nicht zusammen. Das war schon immer so und wird auch immer so sein – wichtig ist nur, sich auch bei einem Abschied professionell und wertschätzend zu verhalten.

^{Quellen:
¹https://www.kzbv.de/kzbv2021-jahrbuch-ohne-goz.media.f1b1223cf58b71cee7fc89ec746f8bf9.pdf 
² https://www.zwp-online.info/zwpnews/dental-news/branchenmeldungen/36-prozent-der-zfa-denken-an-berufswechsel
³ https://www.fvdz.de/files/DATEIANHAENGE/DFZ/DFZ_0321_Fachkraefte.pdf}

Quelle: Wawibox