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Personalmanagement 06.12.2017

Eine neue Kollegin – was passiert im Team und wie kann man das steuern?

Gudrun Mentel
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Eine neue Kollegin – was passiert im Team und wie kann man das steuern?

Die ersten Wochen sind für beide Seiten – die neue Mitarbeiterin und das Praxisteam – aufregend und wichtig zugleich. Gudrun Mentel gibt Tipps für den perfekten Start.

„Wir haben uns sehr gefreut, eine neue Kollegin gefunden zu haben. Beim Probearbeiten haben wir sie bereits kennengelernt und festgestellt, dass sie fachlich top ist und menschlich gut in unser Team passt. Nun möchten wir ihr den Einstieg in unseren Praxisalltag erleichtern und dafür sorgen, dass wir alle schnell und gut miteinander zurechtkommen. Was können wir als Team dabei tun?“ – Solche oder ähnliche Anfragen erreichen mich als Consultant Personalentwicklung und Ökonomin für Personalmanagement des Öfteren.

Immer dann, wenn ein neues Mitglied in ein bestehendes Praxisteam kommt, müssen die bisherigen Zuständigkeiten im Praxisablauf neu festgelegt werden. Es wird aber auch das bisherige Gefüge im sozialen Miteinander durcheinandergewürfelt und Freundschaften neu geordnet. Dies erfordert viel Energie bei allen Beteiligten und ist ein wichtiger Prozess, um zukünftig gut miteinander arbeiten zu können. In den ersten Wochen lernt man sich erstmal kennen, hört dem anderen zu und tauscht sich (auch) über Persönliches aus. Dabei lernt man vielleicht die bisherigen Kolleginnen noch mal von einer anderen Seite kennen. Neue Freundschaften können entstehen. Diese Phase des Kennenlernens ist dadurch gekennzeichnet, dass es wenig Konflikte im Team selbst gibt, da man bestrebt ist, höflich miteinander umzugehen, und dem anderen den einen oder anderen Patzer verzeiht. Nach einer gewissen Zeit bilden sich dann die ersten Cliquen und die Höflichkeit weicht ernsten Konflikten. Meist sind es dabei weniger die Sachthemen, die diesen zugrunde liegen, sondern vielmehr die persönlichen Beziehungen der jeweiligen Konfliktpartner. Jeder sucht sich dabei den Platz im sozialen Gefüge des Teams – z. B. als informeller Führer oder als Teil einer Clique. Ist dieses Gefüge einmal geklärt, werden Regeln und Normen für das Miteinander vereinbart und gelebt. Jeder kennt seinen Platz und weiß, was von ihm erwartet wird. Man kennt die Kollegin und weiß, was sie zum Arbeiten benötigt und wie sie tickt. Es entsteht ein „WIR-Gefühl“ innerhalb des Teams und man ist stolz, dabei zu sein. Plötzlich hat man jetzt den Kopf richtig frei, um sich auf die tägliche Arbeit voll einzulassen. Die Beziehungskonflikte, die noch Wochen zuvor das tägliche Tun belastet und viel Energie gekostet haben, sind nun beigelegt und scheinen weit weg.

Interessanterweise laufen diese Prozesse immer ab, wenn ein neues Mitglied in ein Praxisteam kommt. Mit ein paar Tricks kann man alle Beteiligten stärken, diese aufregende erste Zeit produktiv zu beenden und um anschließend als starkes Team mit einem „WIR-Gefühl“ durchzustarten.

Den Menschen kennenlernen

Alle sind aufgeregt und keiner weiß, was auf ihn zukommt – und gleichzeitig ist man aber auch neugierig. In den ersten Wochen macht es daher Sinn, sich Zeit füreinander zu nehmen, um sich so besser kennenzulernen. Gemeinsame Mittagspausen, ein privater Ausflug oder der Besuch einer Dentalmesse – es gibt viele Möglichkeiten, miteinander ins Gespräch zu kommen.

Die neue Kollegin einarbeiten

Auch wenn jemand berufserfahren ist – jede Praxis ist anders organisiert und daher immer ein Neuanfang. So werden unterschiedliche Materialien verwendet, die Behandler haben individuelle Wünsche an die Abläufe und das Patientenklientel unterscheidet sich. In den ersten Wochen strömen daher viele Informationen auf die neue Kollegin ein. Erfahrene Praxismitglieder können sie durch eine gezielte und strukturierte Einarbeitung unterstützen, sich schnell und sicher zu orientieren.

Die Informationen geben

Es belastet eine neue Kollegin sehr, bei jeder Kleinigkeit die etablierte Kollegin fragen zu müssen. Schließlich möchte sie schnell ihren Beitrag zum Praxisablauf beisteuern und das Team entlasten. Gleichzeitig muss sie sich viel neues Wissen für den eigenen Arbeitsplatz aneignen und auf neue Kolleginnen und Behandler einlassen. Um ihr Orientierung zu geben, kann man als Praxisteam im Vorfeld diejenigen Informationen, die für einen Arbeitnehmer wichtig sind, in einer Übersicht zusammenstellen. Dabei können die Regeln für Dienst- und Urlaubspläne, Arbeitszeiten, Umgang mit Patienten oder andere wichtige Praxisnormen mitgeteilt werden.

Die Konflikte nutzen

Auch wenn sie zunächst anstrengend erscheinen und die etablierten Kolleginnen bestimmte Themen nicht noch einmal besprechen möchten – mit jedem neuen Teammitglied entsteht ein neues Team und damit neue Rollen. Je mehr Zeit sich das Team für diese Auseinandersetzungen nimmt und je besser die Lösungen für alle Beteiligten sind, desto stärker ist das „WIR-Gefühl“ danach. Man lernt die Unterschiedlichkeit der anderen Kolleginnen kennen und schätzen oder bekommt neue Impulse durch die neue Kollegin. Vielleicht ist es überhaupt mal sinnvoll, althergebrachte Regeln im Praxisablauf zu hinterfragen und sie durch zeitgemäße zu ersetzen?

Den Außenblick erfragen

Die neue Kollegin hat zu Beginn ihrer Tätigkeit einen guten Blick als „Außenstehender“ auf das Praxisgeschehen. Möglicherweise hat sie Ideen, was verbessert werden kann, und kann wertvolle Impulse aus ihrer bisherigen Berufserfahrung geben? Diese Sicht als Chance für einen Blick über den Tellerrand zu nutzen, hat für beide Seiten einen großen Vorteil: Die Praxis kann sich weiterentwickeln und die neue Kollegin fühlt sich wertgeschätzt und damit integriert.

Erfolgreiche Teamentwicklung beginnt immer wieder aufs Neue mit dem Eintritt einer neuen Kollegin und kann gezielt gesteuert werden. Davon profitieren alle – das Team, die Behandler und die Patienten.

Der Beitrag ist in der Zahnärztlichen Assistenz 2/2017 erschienen.

Foto: Bojan Milinkov – shutterstock.com
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