Foto: Robert Kneschke – stock.adobe.com

Susann Frege ist in der Praxis Dr. Düchting im nordrhein-westfälischen Heiligenhaus als Praxismanagerin tätig. Im Praxis Backstage-Beitrag verrät die Gesundheitsökonomin, wie sie das Vorratshaltungsmanagement in der Praxis effektiv erneuert hat.

Ungenutzte Produkte verstauben in den Vorratsschränken und das gesuchte Material ist einfach nicht auffindbar … Weil uns das als Praxisteam immer wieder wertvolle Zeit gekostet hat, war eine Neuaufstellung in Sachen Materialmanagement der richtige Weg. Um dauerhaft Ordnung in unsere Vorräte zu bringen, haben wir das Vorrats-Update für uns entdeckt. In einem Turnus von vier bis sechs Monaten nehmen wir uns bewusst einen Tag Zeit, um unsere aktuellen Arbeitsabläufe mit den Gegebenheiten im Materialmanagement abzugleichen.

Dabei wird das ganze Team involviert, vom Azubi bis zum Zahnarzt. Im Vorfeld sammeln wir relevante, materialintensive Arbeitsabläufe in einer digitalen Liste, auf die von jedem Arbeitsplatz aus zugegriffen werden kann. Am Tag des Updates hinterfragen wir unsere Arbeitsabläufe kritisch: Wie funktioniert der Materialkreislauf, wo lagern die Materialien, sind sie leicht zugänglich und werden sie den Herstellerangaben entsprechend korrekt gelagert? Sind die Angaben im QM und in der Dokumentation korrekt oder haben sich seit dem letzten Update Änderungen ergeben? Manchmal reicht schon ein neues Verpackungsdesign, um für Verwirrung und Fehlplatzierungen zu sorgen.

Durch unser Vorrats-Update prüfen wir zum einen die Lagerflächen auf Sauberkeit, Ordnung und korrekte Lagerbedingungen. Zum anderen ist es aber auch ein Check unserer Organisation rund um Material und Vorratshaltung. Mit wenigen Klicks kann die Praxismanagerin anhand von Lieferscheinen oder Bestellübersichten Daten zum Verbrauch einzelner Materialien und zur Preisentwicklung generieren. Wir nutzen unser Vorrats-Update auch dazu, die Preise der berechenbaren Materialien neu zu kalkulieren und Preisvergleiche anzustellen.

Für unser praxisinternes QM-System liefert das Vorrats-Update wichtige Erkenntnisse zur Aktualität und Vollständigkeit von Checklisten, Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Hygieneplan und Gefahrstoffverzeichnis. Neue Materialien können so zeitnah ins System eingepflegt werden. Auch bei bereits genutzten Materialien lohnt es sich, die Sicherheitsdatenblätter und Gebrauchsanweisungen auf Aktualität zu prüfen (Versionsnummer beachten). Zu guter Letzt können Barcodes ggf. erneuert und Bestelllisten aktualisiert werden. So wird bei der Dokumentation nach MDR nichts vergessen.

Wir verbinden mit dem Vorrats-Update drei erfolgsrelevante Praxisbereiche: die Patientenbehandlung, das Materialmanagement sowie das Qualitätsmanagement.

Um unser optimiertes Lager- und Materialmanagement im Praxisalltag lebendig zu halten, benennen wir Lagerverantwortliche, dokumentieren den Status quo mit Fotos und Lagerplänen und nutzen Teamsitzungen, um bei Neuerungen alle Teammitglieder zu informieren. Als Praxismanagerin hole ich mir durch das Vorrats-Update Feedback von allen Teammitgliedern zum Materialsortiment ein: Stimmen Qualität, Verarbeitungskomfort und Preis-Leistungs-Verhältnis oder können wir den Workflow durch Materialalternativen verbessern?

Ein Tipp: Beim Vorrats-Update bewusst nachhaltige Optionen in Betracht ziehen, z. B. rechtskonforme Aufbereitung statt Einmalprodukte, Recyclingmaterialien sowie Sammelbestellungen, um Geldbeutel und Umwelt zu schonen.

Dieser Beitrag ist in der ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis erschienen.