Praxismanagement 24.08.2021

Daten hier, Daten da: Homeoffice für die Zahnarztpraxis

Daten hier, Daten da: Homeoffice für die Zahnarztpraxis

Foto: sodawhiskey – stock.adobe.com

Auch viele ZFA würden gerne ab und zu von zu Hause aus arbeiten. Kein Problem – sofern die Praxis über ein gutes Datenmanagement verfügt. Drei Experten und Expertinnen der Deutschen Zahnärzte-Genossenschaft (DZG eG) erklären, worauf Sie achten müssen. Die drei wichtigsten Punkte bei der Organisation zählt DZG-Vorstand Recht Michael Lennartz auf: „Datenschutz, Arbeitsrecht, ärztliche Schweigepflicht“. Denn egal ob in der Praxis oder vom heimischen Küchentisch aus: Wer mit Patientendaten arbeitet, muss sie vor fremden Einblicken oder unbefugten Ohren schützen.

VPN-Tunnel und Extra-Rechner

Ganz praktisch heißt das: Weder Kinder noch Partner dürfen zwischendurch mal an den Rechner wollen oder zufällig mithören, wenn die ZFA mit Patient:innen telefoniert. „Sofern Patientendaten verarbeitet werden, müssen der Zahnarzt oder die Zahnärztin im Homeoffice einen eigenen Rechner zur Verfügung stellen, der nur für die Praxisarbeit da ist und in einem abschließbaren Raum steht“, erklärt Rechtsanwalt Michael Lennartz

Benötigen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Zugriff auf den Praxisserver, muss ein VPN-Tunnel eingerichtet werden (Virtual Private Network), der die Kommunikation zwischen den Standorten absichert. „Aber auch ein VPN-Tunnel ist ein potenzielles Sicherheitsrisiko“, warnt Christian Brendel, Vorstand IT in der Deutschen Zahnärzte-Genossenschaft. „Sowie man sich Patientendaten nach Hause holt, erweitert man den Sicherheitsumfang der Praxis, und das wird leicht zur Schwachstelle.“

Tipp: Patientendaten bleiben in der Praxis

Brendels Empfehlung lautet deshalb: „Patientendaten gehören in die Praxis. Alle anderen Verwaltungsaufgaben kann man wunderbar von zu Hause aus erledigen.“ Zum Beispiel Bestellungen und die Buchhaltung, Dienst- und Urlaubspläne, den Zahlungsverkehr, das Qualitätsmanagement, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen und – eine Aufgabe für Chef oder Chefin: das Praxiscontrolling. „Dabei geht man natürlich auch mit Daten um, die man schützen sollte, aber sie sind doch viel weniger sensibel als Patientendaten.“

Voraussetzung ist, dass die Zahnarztpraxis ihre Verwaltung digitalisiert hat – und zwar am besten über Cloudlösungen. Bei cloudgestützter Software werden Arbeitsschritte und Daten nicht auf lokalen Rechnern gespeichert, sondern auf den Server des Anbieters hochgeladen, gespeichert und dort bearbeitet. Der große Vorteil: Egal, wer zuletzt von wo auch immer mit den Daten gearbeitet hat – in der Cloud ist immer die aktuelle Version hinterlegt.

Die Cloud ist die Lösung

„Wenn man anfängt, USB-Drives oder Festplatten hin- und herzutragen, schafft man nicht nur Sicherheitslücken“, sagt Software-Experte Christian Brendel. „Es wird auch ganz schnell unübersichtlich. Der Klassiker ist, dass mehrere Leute gleichzeitig an etwas arbeiten und am Ende niemand mehr durchblickt, was nun eigentlich aktuell und richtig ist. Aber auch alleine passiert das schnell: Sobald man vergisst, die Dateien auf den verschiedenen Geräten zu synchronisieren und dann weiterarbeitet, hat man schon verloren.“

Über Cloudlösungen können hingegen problemlos mehrere Leute von verschiedenen Orten aus mit denselben Daten arbeiten. Ratsam ist, einen Anbieter zu wählen, der seine Server in Europa betreibt. „In Europa gilt: Der Staat darf in der Regel keine Daten vom Unternehmen anfordern“, erläutert Christian Brendel. „In den USA gelten hier andere Gesetze.“

Zusatz zum Arbeitsvertrag

Bleiben zwei Dinge zu organisieren: das Arbeitsrecht und das Team. Wichtig sei, eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zu schließen, sagt DZG-Vorstand Recht Michael Lennartz. „Laut der Arbeitsstättenverordnung bedarf die sogenannte Telearbeit einer individuellen Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.“ Geregelt werden darin zum Beispiel Arbeitszeiten, Erreichbarkeit, eventuelle Zuschüsse zu Stromkosten, Ausstattung des Heimarbeitsplatzes und ob die Dienstgeräte auch privat genutzt werden dürfen. Außerdem gelte es, den Versicherungsschutz zu beachten.

Wer letztlich ins Homeoffice darf, sollte im Team besprochen werden, empfiehlt DZG-Praxisberaterin Nina Dreschmann. „Erfahrungsgemäß wollen gar nicht alle ins Homeoffice.“ Wichtig sei auch, dass alle in Kontakt miteinander bleiben. „Man könnte zum Beispiel für den Anfang der Woche eine kurze Teamsitzung einführen, um die Aufgaben zu verteilen und sich zu besprechen, damit alle auf dem Laufenden sind und jeder weiß, was der andere gerade macht.“

Alle wichtigen Tools zur Ausgestaltung von Homeoffice-Lösungen sowie Beratung rund ums Arbeitsrecht finden Sie bei der Deutschen Zahnärzte-Genossenschaft DZG eG. Die DZG eG bietet niedergelassenen Zahnärzt:innen betriebswirtschaftliche und rechtliche Unterstützung aus einer Hand. Dafür führt ein halbes Dutzend Kooperationspartner seine Expertisen zusammen, um Praxisinhaber:innen in jeder Phase ihres Praxislebens umfassend zu beraten. Das Angebot reicht von Datenschutz, Buchhaltungs- und Finanzsoftware, Abrechnungsservice und Factoring über Vertrags- und betriebswirtschaftliche Beratung bis hin zu Hygienemanagement.

Mehr unter www.dzg-eg.de oder info@dzg-eg.de

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