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Sperrige Aktenschränke, vergilbte Karteikarten, ausgebesserte Terminkalender – Papier mag geduldig sein, aber EDV-gestützte Alternativen der Verwaltung und Organisation bieten branchenübergreifend zahlreiche Vorteile. Auch die digitale Zahnarztpraxis ist schon lange keine Zukunftsvision mehr, sondern die Regel. Immer mehr Zahnärzte entscheiden sich für die Umstellung ihrer Abläufe auf Bits und Bytes. Denn eine durchdachte Praxissoftware schafft nicht nur im wörtlichen Sinne mehr Raum. Sie hat auch Potenzial im Hinblick auf Patientenmanagement, Praxismarketing oder Dokumentation.

In ihrer Doppelfunktion als Mediziner und Unternehmer müssen selbstständige Zahnärzte die wirtschaftliche Entwicklung ihrer Praxis im Auge behalten. Dazu gehören Themenschwerpunkte wie Betriebswirtschaft, Personalführung und Marketing. Branchenkundige Unternehmen wie die OPTI Zahnarzt­beratung GmbH betonen in diesem Zusammenhang, wie wichtig eine vielseitige Praxissoftware als Ausgangs­-basis für Verbesserungen ist.

Patientendaten müssen im Praxisalltag zuverlässig und schnell für jeden im Team zur Verfügung stehen. Eine digitale Patientenverwaltung ermöglicht deshalb den Zugriff von jedem Rechner aus – egal, ob dieser an der Anmeldung oder in einem Behandlungsraum genutzt wird. Die elektronische Kartei­­­­- karte ist jedoch weit mehr als nur eine Informationsquelle. Entwickler von Zahnarztsoftware berücksichtigen die Herausforderungen, denen sich Praxischefs in einer veränderten Arbeitswelt stellen müssen. Ein modernes Programm unterstützt das Team daher auch bei der Patientenbindung und -neugewinnung, wobei Wertschätzung und Interesse entscheidende Faktoren sind. Die Mitarbeiterin an der Rezeption ist für viele Patienten die wichtigste Kontaktperson zur Praxis und Ansprechpartnerin bei offenen Fragen, zum Beispiel zu Rezepten oder Heil- und Kostenplänen. Ein freundlicher Umgang mit den Praxisbesuchern schafft Vertrauen. Muss die Rezep­tionskraft nicht mehr hektisch nach Akten suchen oder im Terminkalender blättern, bleibt mehr Zeit für die Begrüßung. Besonders vielseitige Software versetzt die Rezeptionskraft sogar in die Lage, eine persönliche Note in die Patientenbetreuung einzubringen. So können beispielsweise individuelle Informationen über Hobbys oder andere Interessen der Patienten in der Karteikarte hinterlegt und beim nächsten Praxisbesuch abgerufen werden. Der Patient nimmt die Mitarbeiterin, die ihn fragt, wie die Abiturprüfung seiner Tochter verlaufen ist oder wie sein Lieblingsfußballverein am Wochenende gespielt hat, als besonders aufmerksam wahr und fühlt sich „seiner“ Zahnarztpraxis verbunden. Solche Funktionen im Programm sind insbesondere für Praxen nützlich, die sich durch eine außergewöhnliche Servicekultur von der breiten Masse abheben möchten. Ein weiteres Beispiel ist die Möglichkeit, alle Rechnungen eines Patienten auf einmal abzurufen und auszudrucken, wenn dieser für die Steuererklärung einen Nachweis seiner Eigen­anteilsrechnungen benötigt. Er wird den zusätz­lichen Service zu schätzen wissen.

Verbesserte Abläufe und rechtssichere Dokumentation

Im stressigen Praxisalltag müssen der Zahnarzt und sein Team zahlreiche Aufgaben parallel bewältigen. Während der Chef im Behandlungsraum Patienten berät und versorgt, assistieren die Mitarbeiter am Stuhl, stellen Daten bereit, vereinbaren Termine oder kommunizieren mit dem Labor. All diese Arbeitsschritte müssen nicht nur sorgfältig ausgeführt, sondern auch genau do­kumentiert werden. Denn der Gesetzgeber fordert dies nicht nur im Rahmen des Qualitätsmanagements, sondern auch im Zuge behördlicher Überprüfungen wie der Praxisbegehung. Die digitale Verwaltung vereinfacht die täg­lichen Arbeitsschritte und Abläufe, minimiert Fehlerquellen und unterstützt das Team bei der Dokumentation. So kann zum Beispiel jeder Mitarbeiter Auskunft über Termine geben oder kurzfristig vom Behandlungszimmer aus eintragen, was gerade in Stoß­-zeiten die Rezeptionskräfte entlastet.Nützlich ist die Software darüber hinaus beim Auf- oder Ausbau der Prophylaxe, die ein wichtiges zweites Standbein für die wirtschaftliche Entwicklung der Praxis sein kann. Sollen bestimmte Patientengruppen in ein Recallsystem eingebunden werden, werten Filter die einschlägigen Daten schnell und detailliert aus. Die Praxismitarbeiterin kann zum Beispiel mit einem Klick überprüfen, welche Kinder zur Prophylaxe erschienen sind. Denkbar ist außerdem eine elektronische Kategorisierung von Patienten im Hinblick auf ihre Eignung für eine Beratung über Zusatzleistun­­gen wie Bleaching oder Veneers. Eine in der elektronischen Patientenakte hinterlegte Markierung gibt dem Behandler einen entsprechenden Hinweis. Sicherheit verleiht digitale Verwaltung in besonderem Maße bei der Dokumen­tation sämtlicher Pflichten in Verbindung mit dem Hygienemanagement. Die Mitarbeiter können unter anderem Sterilisationsvorgänge zuordnen und überprüfbar machen, Produkte nach Ihrem Gefährdungspotenzial kategorisieren oder Vorschriften zu bestimmten Behandlungsarten hinterlegen. Eine durchdachte Zahnarztsoftware  unterstützt Behandler und Team also in organisatorischer, wirtschaftlicher und zeitökonomischer Hinsicht. Verbesserte Abläufe stärken den Teamgeist und die digitale Verwaltung fördert das Image einer modernen Praxis.