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Nicht nur die Neugründung einer Zahnarztpraxis oder ein Praxisumzug bergen Fallstricke, auch bestehende und vermeintlich gut etablierte Praxen sind nicht gefeit vor finanziellen Schieflagen. Problematisch ist hier oft, dass Abwärtstrends nicht rechtzeitig erkannt werden, was häufig durch den Praxisalltag begünstigt wird. Kommen dann noch veränderte Lebensumstände oder Personalprobleme hinzu, kann die hart erarbeitete Etablierung schnell ins Wanken geraten.

Ein Fallbeispiel aus der Praxis

In diesem Rahmen betreut die Dr. Vogt & Pollner Praxisberatung GmbH eine Zahnarztpraxis, die sich über zehn Jahre erfolgreich am Münchner „Zahnarztmarkt“ behaupten konnte. Kontinuierlich wurden in den Vorjahren Umsätze und Gewinne gesteigert. Nachdem die Inhaberin eine Familie gegründet hat, musste sie mehr Kompetenz und Verantwortung an ihr vermeintlich loyales und gut eingespieltes Team übergeben.

Leider wurden die neu vergebenen Verantwortungsbereiche nur teilweise von den einzelnen Teammitgliedern umgesetzt. Die Einbestellung der Patienten war lückenhaft und das Abrechnungs- und Mahnwesen wurde vernachlässigt, was zu erheblichen Außenständen führte. Durch die eingeschränkte Präsenz der Praxisinhaberin und der fehlenden Kontrolle dieser Faktoren wurde diese Problematik aber nicht sofort offensichtlich.

Innerhalb von zwei Jahren ging die Wirtschaftlichkeit deutlich zurück. Auch eine personelle Kündigungswelle kam auf die Besitzerin zu: Insgesamt hat sich im Laufe von wenigen Monaten das halbe Praxisteam „verabschiedet“. Zunehmend blieben auch die Patienten aus. Kurz gesagt, in allen Praxisbereichen wurde ein Negativtrend ausgelöst. Obwohl sich die Inhaberin immer wieder relative teure und punktuelle Einzelberatungen (Finanzberatung, Marketing) einkaufte, blieb eine finale Trendwende aus, da es versäumt wurde, eine ganzheitliche und vor allem unabhängige Beratung (auch aus ärztlicher Sicht) hinzuzuziehen.

Letztendlich wurde Mitte 2015 die Dr. Vogt & Pollner Praxisberatung zurate gezogen. Hier war wichtig, nicht nur einzelne, beispielsweise betriebswirtschaftliche Punkte aufzugreifen, sondern die Praxis als Ganzes zu sehen und ein Verständnis des ärztlichen Alltags, der Personalfragen, der Praxisstruktur und der Abläufe in der Praxis zu haben. Im Vordergrund stand immer auch ein kollegialer Austausch auf der ärztlichen Seite, der über Frau Dr. Vogt mit der Praxisinhaberin optimal gegeben war.

Anhand eines 360-Grad-Überblicks mit einem anschließendem Fahrplan für alle Praxisbereiche konnten relativ schnell erste Ansatzpunkte erkannt und behoben werden. In diesem Fall wurde die Praxisinhaberin unter anderem bei der Personalsuche und -bindung sowie der Teambildung unterstützt und begleitet, Mitarbeiterbefragungen wurden durchgeführt und ausgewertet, Aufgaben und Zuständigkeiten im Team wurden klar definiert und die Umsetzung überprüft. Dazu wurde ein alltagstaugliches QM-System etabliert, das viele Prozesse vereinfacht. Die Außenstände wurden konsequent angemahnt und ein klares Einbringungskonzept entwickelt. Marketingmaßnahmen, die kaum Budget erforderten (es gab ja nahezu keins) wurden umgesetzt, um eine Patientenrückgewinnung zu erzielen. Die Praxisbesitzerin wurde wöchentlich gebrieft, Aufgaben wurden verteilt – auch an die Berater – und die Ziele bzw. die weiteren Maßnahmen wurden besprochen. Es wurde klar, dass sich ein Praxiserfolg nur über eine längere Beratungs- und Betreuungszeit einstellen kann.

Wichtig ist hier, dass die Berater möglichst nicht nach Stunden, sondern über eine vereinbarte Pauschale honoriert werden. Die Begleitung sollte bis zu einer tatsächlichen Problembehebung und Stabilisierung erfolgen, um nachhaltig zu sein. Sonst können horrende Kosten entstehen, die wiederum zu einer weiteren Schieflage der Praxis führen können.

Innerhalb von einem guten halben Jahr konnten nahezu alle „Baustellen“ behoben werden und es wurden längerfristige Zielvereinbarungen mit wiederkehrenden Feedbacks zwischen Praxis und Beratung umgesetzt. So sollen auch für die Zukunft Stolpersteine vermieden werden. Speziell das Personal und die Umsätze und Gewinne sind wieder auf einem sehr guten Weg.

Tipps für eine seriöse Praxisberatung

Da die Dr. Vogt & Pollner Praxisberatung GmbH zugelassener KFW- Berater und als BAFA- Berater im staatlichen Förderprogramm gelistet ist, konnte die Auftraggeberin entsprechende staatliche Zuschüsse beantragen und erhalten. Unter bestimmten Voraussetzungen werden Beraterleistungen anteilig mit 50 % bis sogar 90 % bezuschusst, mit einem Höchstzuschuss von bis zu EUR 2.700.

Wenn Sie auf der Suche nach einer seriösen, unabhängigen und effizienten Praxisberatung sind, sollten Sie auf folgende Punkte achten. Egal ob Neugründung, Existenzsicherung oder für Praxen in Schieflage:

• Das Beraterunternehmen muss 100 % frei und unabhängig (z.B von Banken und Versicherungen) sein. 
• Kein Verkauf von Finanzprodukten oder Versicherungen. 
• Alle Beraterleistungen, Zeitraum, Aufgaben, Tätigkeiten und Honorar müssen detailliert und schriftlich vor der Beratung fixiert werden. 
• Das Beraterunternehmen muss sich streng an gesetzliche Vorgaben halten, explizit an das Antikorruptionsgesetz. Für die Auftragserteilung darf keine Provisionen oder Ähnliches an das Beraterunternehmen übergehen (schriftlich im Auftrag fixieren). 
• Lassen Sie sich keine Beratung über Vermittler (z.B. über Finanzdienstleister oder Agenturen) „verkaufen“, meist passiert dies über Provisionszahlungen oder Ähnliches und für Sie ist die Beratung nicht mehr unabhängig.

Generell ist wichtig, all die genannten Punkte immer über einen Beratervertrag schriftlich zu fixieren. Zugleich sollte immer eine Praxisexpertise (Bewertung nach Effizienz, Struktur, Wachstum und Verbesserungsmöglichkeiten) erstellt werden, die nach der Erfassung der kompletten Praxisabläufe sowie relevanten Parameter und Daten erstellt wird. Der wichtigste Punkt hierbei ist, dass die Berater Sie in allen Punkten begleiten und auch bei der praktischen Umsetzung der Ziele und Veränderungen behilflich sind. Ein vertrauensvolles Verhältnis ist selbstverständlich Voraussetzung.

Außerdem sollte immer ein kostenloser und unverbindlicher Vor-Ort-Termin (Erstgespräch) in der jeweiligen Praxis durchgeführt werden. Hierbei kann sehr schnell festgestellt werden, wo Ansatzpunkte bzw. Problematiken vorhanden und Lösungen umsetzbar sind. Anschließend wird auf Wunsch ein Fahrplan, Lösungsweg und ein entsprechendes und transparentes Angebot erstellt. Die Honorarberechnung sollte fair, leistungsbezogen und erfolgsorientiert sein. Fragen Sie nach Referenzen, von bereits beratenen Praxen.

Immer wieder wird die Dr. Vogt & Pollner Praxisberatung GmbH in Praxen gerufen, die bereits schon lange etabliert sind und sehr erfolgreich waren. Doch schon kleine Veränderungen in einer Praxis können sowohl negative wie auch positive Auswirkungen auf den Gesamterfolg haben.

Dr. Vogt & Pollner Praxisberatung GmbH
Grünwalderstr. 177
81545 München
089- 642 495 46
info@vpberatung.de
www.vpberatung.de