Foto: © Shutterstock.com

Bei Todesfall des Praxisinhabers stellen sich eine Reihe von Fragen. Die nachfolgenden Informationen sollen, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, den Hinterbliebenen eine kleine Hilfestellung geben.

Die Ausstellung des Totenscheins erfolgt durch den Hausarzt oder den Notarzt, der umgehend von dem Tod zu benachrichtigen ist. Beim Tod im Krankenhaus wird durch den entsprechenden Krankenhausarzt der Totenschein ausgestellt. Eine Sterbeurkunde wird von dem Standesamt am Ort des Todesfalls ausgestellt. Dies ist regelmäßig das Standesamt am Wohnort des Praxisinhabers bzw. bei einem Versterben im Krankenhaus oder an einer Unfallstelle das für diesen Ort zuständige Standesamt.

Informiert werden sollten die zuständige Zahnärztekammer, das Versorgungswerk der Zahnärztekammer, die zuständige Kassenzahnärztliche Vereinigung, Versicherungsunternehmen sowie Vereine und Verbände, in denen der Praxisinhaber Mitglied war. Falls die Zahnärztekammer z.B. in Bezirksstellen oder Kreisstellen aufgeteilt ist, informieren Sie auch bitte umgehend den Bezirksstellenvorsitzenden/Kreisstellenvorsitzenden.

Falls der Notfalldienst über die Bezirksstelle/Kreisstelle organisiert ist, ist auch der Notfalldienstbeauftragte der Bezirksstelle/Kreisstelle zu informieren, damit der Notfalldienst rechtzeitig auf einen anderen Kollegen übertragen werden kann. Auch der Steuerberater der Praxis sollte informiert werden. Dies ist auch aus dem Grunde notwendig, damit weiterhin z.B. Löhne und Gehälter der Praxismitarbeiterinnen überwiesen werden. Gegebenenfalls sollte man sich auch an einen Rechtsanwalt wenden, um hier die Angelegenheit im Zusammenhang mit der Erteilung eines Erbscheines bzw. mit der Abwicklung des Erbes zu erledigen.

Einstellung eines Vertreters

Wichtig ist, dass, wenn die Praxis durch einen Vertreter weitergeführt wird, eine entsprechende Vertretergenehmigung durch die KZV erfolgt. Antragsberechtigt für die Beschäftigung eines Vertreters sind die Erben bzw. die Witwe des verstorbenen Praxisinhabers. Die Mitgliedschaft in der KZV endet regelmäßig auf der Grundlage der entsprechenden Satzung durch Tod des Mitgliedes. Gemäß § 32 Abs. 1 der Zulassungsverordnung ist die Vertretung der KZV mitzuteilen, wenn sie länger als eine Woche dauert. Auf der Grundlage der jeweiligen Berufsordnung der Zahnärztekammer kann die Praxis eines verstorbenen Zahnarztes unter dessen Namen innerhalb bestimmter Fristen fortgeführt werden. Der Zeitraum kann in besonderen Fällen durch die Zahnärztekammer verlängert werden.

Wer kann Vertretungen durchführen? Hier gilt: Nur derjenige kann selbstständige Vertretungen vornehmen, der bereits ein Jahr in abhängiger Beschäftigung bei einem Zahnarzt, z.B. als Vorbereitungsassistent, gearbeitet hat (§ 3 Abs. 3 Zulassungsverordnung für Vertragszahnärzte).

Mit dem Vertreter ist ein entsprechender Vertrag zu schließen. In diesem Vertrag sollten die Kündigungsfristen sehr kurz gewählt werden. Dies ist schon aus dem Grunde wichtig, damit man sich vom Vertreter auch trennen kann, wenn er die Praxis nicht ordnungsgemäß führt. Der Vertreter muss sich selbst versichern. Er erhält zumeist eine Zahlung "rein/raus", d.h. eine Brutto- für Nettozahlung mit der Verpflichtung, dass der Vertreter sich selbst kranken- und rentenversichert usw.

Wichtig ist, dass der Vertreter über eine eigene Berufshaftpflichtversicherung verfügt, damit er bei Schädigung von Patienten auch auf eine eigene Berufshaftpflichtversicherung zurückgreifen kann. Die Berufshaftpflichtversicherung des Verstorbenen endet mit dem Tod. Der Abschluss einer nachwirkenden Berufshaftpflichtversicherung durch die Erben ist nicht möglich. Der Versicherung ist der Todesfall durch Sterbeurkunde unverzüglich mitzuteilen. Die Berufshaftpflichtversicherung des Vertreters sollte auch die Tätigkeit der Praxisangestellten umfassen, da diese nach dem Tod des Praxisinhabers nicht mehr geschützt sind. Des Weiteren sollte man sich davon überzeugen, dass sich der Vertreter im Besitz der Approbation befindet, die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, die notwendige Zuverlässigkeit besitzt und über eine zustellungsfähige Adresse verfügt.

Tipp: Viele Zahnärztekammern haben Vertragsmuster für Verträge mit Vertretern.
 
Hinweis: Die Vertreterbeschäftigung sollte in Abstimmung mit dem Steuerberater der Praxis erfolgen bzw. in Abstimmung mit dem "Hausanwalt".

Verkauf der Praxis

Soll die Praxis verkauft werden, so kann es u.a. sinnvoll sein, wenn Sie in einer zahnärztlichen Fachzeitschrift, die bundesweit erscheint, annoncieren. Möglich ist es auch, die Praxis über örtliche Dentaldepots anzubieten. Hierbei sollte man aber vermeiden, einen Exklusivvertrag im Hinblick auf die Vermittlung mit dem Dentaldepot abzuschließen oder sonst irgendeine Verpflichtung einzugehen. So verhält es sich auch mit professionellen Vermittlungen bzw. Vermittlern. Wenn Sie mit einer solchen Vermittlung einen so genannten Exklusivvertrag abschließen, dann wird die Vermittlungsgebühr auch dann fällig, wenn Sie selbst einen Nachfolger gefunden haben.

Tipp: Manche Zahnärztekammern (z.B. die Zahnärztekammer Westfalen-Lippe) haben eine Praxisvermittlungs-Börse. Erkundigen Sie sich bei Ihrer zuständigen Zahnärztekammer. Falls die Zahnärztekammer z.B. in Bezirks- oder Kreisstellen aufgeteilt ist, kann ggf. auch der Bezirksstellenvorsitzende/Kreisstellenvorsitzende Kolleginnen oder Kollegen benennen, die eine Praxis suchen.

Wenn Sie einen Praxisübernehmer gefunden haben, dann benötigen Sie einen Praxisverkaufsvertrag bzw. Praxisübergabevertrag. Manche Zahnärztekammern stellen kostenfreie Vertragsmuster zur Verfügung. Erkundigen Sie sich bei Ihrer zuständigen Zahnärztekammer. Der Käufer muss sich um die Zulassung als Vertragszahnarzt bei der zuständigen KZV bemühen.

Bevor Sie sich um einen Praxisnachfolger bemühen, sollte auch mit dem Vermieter der Praxisräume geklärt werden, ob ein Nachfolger die Praxis übernehmen bzw. in den Mietvertrag eintreten kann. Der Vermieter wird aber regelmäßig mit einer solchen Nachfolgeregelung einverstanden sein, da sie in seinem Interesse liegt.

Tipp: Viele Zahnärztekammern haben kostenfreie Merkblätter, was Sie bei Praxisübergabe/-übernahme im Allgemeinen zu beachten haben.

Patientenunterlagen

Die Erben trifft die Aufbewahrungspflicht als Last der Erbschaft. Die Erben sind an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gebunden. Karteikarten sind 10 Jahre nach jeweiligem Behandlungsende aufzubewahren. Röntgenbilder von Personen über 18 Jahren sind 10 Jahre, Röntgenbilder von Personen unter 18 Jahren sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. Notfalls können die Patientenunterlagen auch an das örtliche Gesundheitsamt zur Aufbewahrung abgegeben werden. Eine Aufbewahrungsverpflichtung besteht jedoch seitens der Gesundheitsämter nicht.

Eine Herausgabe von Patientenunterlagen ist möglich. Es ist dann aber notwendig, sich eine Quittung vom Patienten über die im Einzelnen ausgehändigten Patientenunterlagen unterschreiben zu lassen. Die Quittung muss auch die Adresse des Patienten enthalten, damit bei diesem ggf. die Unterlagen wieder angefordert werden können, wenn dies im Einzelfall nötig ist oder der Verbleib der Unterlagen Dritten nachgewiesen werden muss. Die meisten Anfragen von Patienten beziehen sich auf das Bonusheft bzw. noch ausstehende Eintragungen in das Bonusheft. Wenn sich die Voraussetzungen für die Eintragung aus den Behandlungsunterlagen rekonstruieren lassen, können solche Eintragungen ggf. nach Prüfung noch nachgeholt werden. Gegebenenfalls kann auch statt Eintragung eine Bescheinigung für die Krankenkasse ausgestellt werden.

Mitarbeiterverträge

Diese enden nicht mit dem Tod des Praxisinhabers. Die Erben sind allerdings zur Kündigung berechtigt. Arbeitsverträge müssten also dementsprechend, wenn kein schriftlich fixierter Vertrag vorliegt, in den gesetzlichen Kündigungsfristen (§ 622 BGB) gekündigt werden. Liegen schriftliche Arbeitsverträge vor, sind die dort ausgehandelten Kündigungsfristen zu beachten. Dabei ist zu beachten, dass trotz Vertrag die gesetzlichen Kündigungsfristen gelten, wenn diese für die Arbeitnehmer günstiger sind. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit eines Aufhebungsvertrages (Kündigung im gegenseitigen Einvernehmen). Dabei sind dann keine Kündigungsfristen zu beachten. Der Arbeitnehmer muss aber mit dieser Vorgehensweise einverstanden sein und sich bei der zuständigen Agentur für Arbeit zuvor erkundigen, ob daraus für ihn keine Nachteile erwachsen (z.B. Sperrfrist für den Bezug von Arbeitslosengeld oder Arbeitslosengeld II). Bitte beachten Sie, dass ohnehin noch eine gewisse Zeit für die Abwicklung der Praxis erforderlich ist (z.B. Abrechnung usw.), sodass Sie dringend auf die Mitarbeiter/-innen angewiesen sind.

Ausbildungsverträge

Ausbildungsverträge enden nicht automatisch mit dem Tod des Praxisinhabers. Vielmehr bestehen sie fort und sind gem. § 22 Abs. 2 Ziff. 1 BBiG (Kündigung aus einem wichtigen Grund, ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist) schriftlich und mit Begründung versehen durch die Erben zu kündigen, soweit ein Betriebsübergang gemäß § 613a BGB auszuschließen ist. Bei Betriebsübergang tritt der übernehmende Zahnarzt mit allen Rechten und Pflichten in das bestehende Ausbildungsverhältnis ein. Der Ausbildungsvertrag ist dann lediglich auf den neuen Ausbildenden umzuschreiben. Findet ein Betriebsübergang nicht statt und wurde der Ausbildungsvertrag durch die Erben des Zahnarztes durch Kündigung beendet, sollte mithilfe der zuständigen Agentur für Arbeit und im Einvernehmen mit der Kammer versucht werden, sich um die Fortsetzung der beruflichen Ausbildung in einer anderen Praxis zu bemühen. Kann ein neuer Ausbildender gefunden werden, muss zwischen den Parteien ein neuer Ausbildungsvertrag (der auch eine Probezeit vorsieht) unter Anrechnung der bisherigen Ausbildungszeit begründet und der zuständigen Kammer zur Registrierung vorgelegt werden.

Mietverhältnis

Das Mietverhältnis über Praxisräume erlischt nicht automatisch mit dem Tod des Praxisinhabers. Die Erben sind berechtigt, den Mietvertrag unter Einhaltung der gesetzlichen Fristen gemäß §§ 563ff. BGB zu kündigen oder das Mietverhältnis fortzusetzen. Auch der Vermieter ist zur Kündigung berechtigt, es sei denn, dieses Sonderkündigungsrecht des Vermieters ist im Mietvertrag ausgeschlossen worden (nachsehen!).

Sonstige Verträge

Auch sonstige Verträge enden nicht automatisch mit dem Tod des Praxisinhabers, es sei denn, sie sind auf die Person des Inhabers abgeschlossen.

Achtung: Mit dem Tod des Praxisinhabers endet auch der Schutz seiner Berufshaftpflichtversicherung für seine Mitarbeiter.

Bestehen Vertragsverhältnisse fort, so können sie von den Erben in der Regel gekündigt werden. Dies betrifft z.B. den Vertrag mit der Telekom, Entsorgerverträge, Wartungsverträge, Softwarepflege, Zeitschriften usw.

Tipp: Es ist wichtig, dass sich der Praxisinhaber bereits zu Lebzeiten einen Ordner anlegt, in dem die bestehenden Praxisverträge abgelegt sind. Dies erleichtert es den Hinterbliebenen, die entsprechenden Verträge fristgerecht zu kündigen.

Dem zuständigen Amt für Arbeitsschutz und Umweltschutz ist der Tod des Praxisinhabers mitzuteilen sowie die Tatsache, dass die Röntgeneinrichtungen nicht weiter betrieben werden. Die Abmeldung der Mitarbeiter/-innen bei der gesetzlichen Krankenkasse sollte rechtzeitig mit dem Ende der Arbeitsverträge erfolgen. Setzen Sie sich mit der jeweiligen gesetzlichen Krankenkasse wegen weiterer Einzelheiten in Verbindung. Die Mitarbeiterinnen sollten sich rechtzeitig vor Eintritt der Arbeitslosigkeit umgehend bei der zuständigen Agentur für Arbeit melden. Einzelheiten über die notwendigen Unterlagen und Schritte erfahren Sie bei der jeweils zuständigen Agentur für Arbeit.

Da Behandlungsverträge mit dem Tod des Praxisinhabers enden, müssen laufende Behandlungen abgerechnet werden. Wurden nur Teilleistungen erbracht (z.B. Prothetik), so sind entsprechende Teilleistungen abzurechnen, ggf. in Abstimmung mit dem Kollegen, der die angefangenen Behandlungen zu Ende führt. Erkundigen Sie sich bei der KZV bzw. den jeweils zuständigen Krankenkassen, was mit Anträgen zu geschehen hat, die nicht mehr zur Ausführung kommen (ZE-Anträge, PAR-Anträge, KFO-Anträge und GKV). Erkundigen Sie sich bei der KZV, was mit noch ausstehenden (noch nicht überwiesenen) Honoraransprüchen geschieht. Da die weitere Behandlung der verwaisten Patienten bei anderen Kollegen erfolgt, sind dem weiterbehandelnden Kollegen auf Anforderung die Behandlungsunterlagen zuzusenden. Sollen die Unterlagen beim weiterbehandelnden Kollegen verbleiben, lassen Sie sich den Empfang der einzelnen Unterlagen für den Nachweis des Verbleibes vom weiterbehandelnden Kollegen quittieren.

Wird die Praxis nicht fortgeführt, sind die Patienten zu informieren, damit sie sich rechtzeitig einen neuen Behandler suchen können. Dazu können die Patienten angeschrieben werden. Häufig ist es aber so, dass die Patienten über den Tod des Praxisinhabers per Zeitungsanzeige in Kenntnis gesetzt werden. Dies ist im Übrigen auch kostengünstiger.

Vollmachten, Konten und Lebensversicherungen sind schnellstens zu überprüfen und ggf. zu widerrufen oder zu sperren. Hat der Verstorbene beispielsweise Vollmachten zugunsten Dritter über den Tod hinaus erteilt, so müssen diese vom Erben widerrufen werden, wenn sie nicht in seinem Sinne sind. Gleiches gilt von Bezugsberechtigungen in Lebensversicherungen, Sparbüchern und sonstigen Verträgen zugunsten Dritter. Ansprüche aus solchen Verträgen fallen grundsätzlich nicht in den Nachlass, sondern gehören unmittelbar dem Dritten. Wenn dieser jedoch noch keine Kenntnis hiervon hatte, kann das Recht des Dritten meist rechtzeitig widerrufen werden. Andererseits empfiehlt sich für Begünstigte derartiger Verträge, dass diese die Begünstigung schnellstmöglich annehmen, ggf. durch entsprechende Erklärungen gegenüber den Versicherungen und Banken, um hierdurch einem etwaigen Widerruf eines Erben zuvorzukommen.

Testament & Erbschein

Ist zu vermuten, dass der Praxisinhaber ein Testament errichtet hat, so ist nach diesem zu suchen. Ein vorgefundenes Testament ist umgehend dem Nachlassgericht abzuliefern. Wer ein Testament in Besitz nimmt und es nicht abliefert oder zerstört, kann sich hierdurch strafbar machen.

Die Beantragung eines Erbscheines erfolgt beim zuständigen Nachlassgericht, d.h. beim Amtsgericht am letzten Wohnort des Verstorbenen. Ein Erbschein ist nicht in allen Fällen erforderlich. Aufgrund der Kosten sollte stets geprüft werden, ob ein Erbschein beantragt werden soll. Beispielsweise ist ein Erbschein grundsätzlich nicht erforderlich, wenn ein notarielles Testament oder ein notarieller Erbvertrag vorliegt. Banken und Versicherungen akzeptieren eine solche Urkunde, wenn auf ihr durch einen so genannte Eröffnungsstempel die Eröffnung kenntlich gemacht ist. Liegt weder ein notarielles Testament noch ein Erbvertrag vor und möglicherweise auch keine Kontovollmacht über den Tod hinaus, so bedarf es des Erbscheins zur Legitimation gegenüber Banken, Versicherungen, dem Grundbuchamt etc. Bedarf es des Erbscheins lediglich wegen der Umschreibung von Grundstücken, so ist zu raten, einen auf diesen Zweck beschränkten Erbschein zu beantragen, da ein solcher kostengünstiger ist.

Schulden des Nachlasses

Der Erbe haftet auch für die Schulden des Erblassers. Sind Ihnen solche nicht bekannt, befürchten Sie aber eine Überschuldung des Nachlasses, so können Sie die Erbschaft innerhalb von sechs Wochen nach Kenntnis vom Anfall der Erbschaft ausschlagen. Sind Sie jedoch nicht hundertprozentig von einer Überschuldung des Nachlasses überzeugt, sondern befürchten eine solche nur, ist eine Ausschlagung der Erbschaft nicht erforderlich. Sie können die Haftung für Schulden des Erblassers auch durch andere Möglichkeiten begrenzen, beispielsweise durch ein Aufgebotsverfahren, eine Nachlassverwaltung oder eine Nachlassinsolvenz. Planen Sie eine solche Vorgehensweise, so sollten Sie in jedem Falle zuvor das Vorgehen mit einem im Erbrecht tätigen Rechtsanwalt abstimmen.

Der Erbe ist verpflichtet, die für den Erblasser noch abzugebende Steuererklärungen abzuliefern. Darüber hinaus wird Ihnen das Finanzamt eine Frist zur Abgabe einer Erbschaftssteuererklärung bestimmen. Dauerschuldverhältnisse, wie Mietverhältnisse, Bezugsverhältnisse über Strom, Gas, Zeitungen sind zu kündigen, wenn sie nicht übernommen werden sollen. Etwaige Einzugsermächtigungen und Daueraufträge, die diese Verträge betreffen, sind zu widerrufen.

Der Autor übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtsbeständigkeit dieser Hinweise. Sie ersetzen insbesondere keine rechtliche oder steuerlich-rechtliche Beratung. Für eingehendere Auskünfte wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an die jeweils zuständige Stelle.