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Foto: fabrikasimf, designed by Freepik

Gerade weil der ständige Ausgleich zwischen Patientenversorgung, Personal, Abrechnung und administrativen Aufgaben eine große Herausforderung darstellt, lohnt es sich, die eigenen Buchhaltungsprozesse zu überprüfen und gezielt auf digitale Lösungen umzustellen.

Vorteile digitaler Buchhaltung

Das mühsame Zusammensuchen von Unterlagen vor dem Termin mit dem Steuerberater kostet Zeit und ist fehleranfällig. Zudem kostet es Energie, die im hektischen Praxisalltag oft ohnehin schon knapp ist. Eine digitale Buchhaltungslösung hingegen bringt klare Vorteile mit sich:

• Zeitersparnis durch Automatisierung
• Transparenz über Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit
• Zugriff auf Dokumente und Kennzahlen jederzeit und von überall
• Effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder externen Dienstleistern
• Sicherheit durch GoBD-konforme Archivierung

Für Zahnärzte, die in den klar strukturierten Abläufen des Praxisalltags arbeiten, ist es wichtig, dass Buchhaltungslösungen einfach zu bedienen sind und keine zusätzliche Komplexität verursachen.

Buchhaltung beginnt beim Beleg

Wer die Buchhaltung langfristig übersichtlich und verlässlich führen möchte, sollte nicht erst zum Jahresende aktiv werden, sondern bereits im Praxisalltag systematisch vorgehen. Jeder Beleg – ob Rechnung, Quittung oder Überweisung – bildet die Grundlage für eine nachvollziehbare und vollständige Finanzdokumentation.

Digitale Hilfsmittel können dabei helfen, wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten und potenzielle Fehlerquellen zu minimieren. Eingehende Rechnungen von Lieferanten oder Dentallaboren lassen sich strukturiert erfassen und archivieren. Barbelege können unmittelbar über mobile Scan-Funktionen digital abgelegt werden. Ausgaben lassen sich eindeutigen Kategorien wie Materialkosten, Fortbildung oder Personal zuordnen. Auch regelmäßige Abschreibungen für Praxisinventar oder technische Ausstattung bleiben so besser im Blick.

Entscheidend ist, dass diese Prozesse in eine durchgängige, praxisnahe Systematik eingebettet sind, die den tatsächlichen Abläufen der Praxis entspricht. So entsteht im Laufe der Zeit eine belastbare Datenbasis, die nicht nur den Jahresabschluss erleichtert, sondern auch die gesamte wirtschaftliche Praxisführung effizient unterstützt.

Der Praxisalltag verlangt Flexibilität

Wenn ein Notfallpatient behandelt werden muss, ein Schichtwechsel ansteht oder jemand im Team unerwartet ausfällt, zeigt sich, wie wichtig Flexibilität im Praxisalltag ist. Aus genau diesem Grund sollte auch die Buchhaltung jederzeit und ortsunabhängig funktionieren.

Cloudbasierte Lösungen ermöglichen den Zugriff auf Buchhaltungsdaten auch abends von zu Hause, unterwegs zur Fortbildung oder im Gespräch mit der Steuerberatung. Rechnungen können direkt im System freigegeben, Zahlungen ausgelöst oder Mahnungen erstellt werden, ganz ohne physische Aktenordner oder manuelle Ablagesysteme. Vorteil für Praxismanager: Die Abläufe werden transparenter, Zuständigkeiten klarer, Fehlerquellen seltener.

So gelingt der Einstieg in die digitale Buchhaltung – Schritt für Schritt

Die Digitalisierung in der Praxis entfaltet ihren Nutzen dann, wenn sie sich an den realen Anforderungen von Behandelnden und Praxisteams orientiert. Welche digitalen Werkzeuge im Alltag tatsächlich unterstützen und welche Kooperationen dabei hilfreich sind, zeigt dieser Beitrag aus dem ZWP-Newsbereich.

Viele Praxen scheuen sich vor dem ersten Schritt, weil sie befürchten, dass der Umstieg auf ein neues System zeitaufwendig oder technisch anspruchsvoll ist.

Häufige Stolperfallen vermeiden

Auch mit digitaler Unterstützung bleibt die inhaltliche Sorgfalt entscheidend. Vermeiden Sie diese typischen Fehler:

• Privatausgaben versehentlich verbuchen: Nutzen Sie getrennte Konten.
• Belege nicht zeitnah erfassen: Machen Sie es zur Routine. Zum Beispiel nach jedem Einkauf.
• Keine regelmäßigen Prüfungen: Planen Sie monatliche Durchsichten ein.
• Veraltete Systeme verwenden: Prüfen Sie regelmäßig die Aktualität Ihrer Tools. Auch im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen.

Digitalisierung ermöglicht mehr Fokus auf das Wesentliche

Buchhaltung ist kein lästiges Muss, sondern ein hilfreiches Instrument. Für Zahnarztpraxen bedeutet das weniger Stress, mehr Sicherheit und einen deutlich geringeren Aufwand. Gleichzeitig entsteht mehr Raum für das Wesentliche, nämlich die Versorgung der Patienten.

Ein digitaler Neustart ist einfacher, als viele denken. Mit den richtigen Werkzeugen im Hintergrund wird aus dem täglichen Spagat zwischen Behandlung und Verwaltung eine gut abgestimmte und ausgewogene Routine.

Autor: Michael Gottlieb

Bei diesem Beitrag handelt es sich um ein Advertorial. Dieser Beitrag stammt von dem Anbieter und spiegelt nicht die Meinung der Redaktion wider.