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Die Finanzverwaltung führt aktuell bei Zahnärzten vermehrt Betriebsprüfungen durch. Was Praxisinhaber vor und während einer Betriebsprüfung beachten sollten, erklärt Günter Balharek, Geschäftsführer der alpha Steuerberatungs GmbH, Büdingen.

Eine Betriebsprüfung – für viele Zahnärzte ist das ein Albtraum, der derzeit immer häufiger Wirklichkeit wird. Denn die Finanzbehörde hat das Team der Prüfer jüngst deutlich personell verstärkt. Zudem gibt es jetzt neue so genannte „Fachprüfer Datenzugriff“. Diese wurden gezielt ausgebildet, um für andere Betriebsprüfer den Datenzugriff auf EDV-Systeme durchzuführen, die der eigentlichen Buchführung vorgelagert sind. Dazu gehört etwa die E-Mail-Korrespondenz zwischen dem Zahnarzt und seinem Steuerberater.

Um eine Betriebsprüfung bestmöglich zu bewältigen, sollten Sie diese Tipps beherzigen:

1. Kontaktieren Sie sofort Ihren Steuerberater, wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung ankündigt. Der Steuerberater wird die prüfungsrelevanten Unterlagen professionell zusammenstellen, damit die Prüfung möglichst reibungslos erfolgt.
2. Lassen Sie die Prüfung in Ihrer Praxis stattfinden, natürlich ohne dass Patienten davon was mitbekommen. Der Raum, in dem die Prüfung der Unterlagen stattfindet, sollte abschließbar sein, damit der Prüfer in Ruhe arbeiten kann. Sofern Sie dem Prüfer in der Praxis keinen solchen Raum zur Verfügung stellen können, sollte die Prüfung in den Räumen des Steuerberaters oder im Finanzamt erfolgen. Letzteres ist bei den Prüfern äußerst unbeliebt, da sie dann keine Spesen erhalten.
3. Der Umgang mit dem Prüfer sollte betont sachlich sein. Wer zu freundlich erscheint oder sich gar anbiedert, riskiert, dass sich das Prüfungsklima rapide verschlechtert. Üblich ist es aber, dem Prüfer Getränke wie Kaffee, Tee oder Mineralwasser anzubieten.
4. Beantworten Sie dem Prüfer nur die Fragen, die er konkret auf einen bestimmten Sachverhalt bezogen stellt. Bei lockeren Plaudereien besteht immer das Risiko, dass der Prüfer auf Dinge aufmerksam wird, die zu Steuernachzahlungen führen können. Prüfer fragen zum Beispiel gern nach der Zuverlässigkeit des Praxisfahrzeugs oder ob die Ehefrau ebenfalls gut mit dem Auto klarkommt. Fragen zu Urlaubsinteressen und bevorzugten Urlaubsregionen ermöglichen dem Prüfer Rückschlüsse auf die Verwendung betrieblich genutzter Fahrzeuge. Also, aufpassen, was Sie sagen!
5. Bestimmen Sie, dass Ihr Steuerberater dem Prüfer gegenüber als Auskunftsperson dient. Er ist Profi und lässt sich nicht in Widersprüche verwickeln.
6. Lassen Sie Ihren Steuerberater die Verhandlungen auch im so genannten Schlussgespräch führen. In diesem Gespräch werden die im Rahmen der Prüfung strittigen Sachverhalte diskutiert. Die Betriebsprüfer wünschen sich zwar, dass auch der Praxisinhaber an der Schlussbesprechung teilnimmt. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass der Praxisinhaber darauf verzichtet sollte, da sein Steuerberater die Verhandlung professioneller und sachlicher führt. 

Künftig werden die Finanzbehörden noch stärker auf die EDV-gestützten Außenprüfungen setzen. Rechtsgrundlage sind die seit Anfang 2015 geltenden Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung durch Erweiterung der Datenzugriffe (GoBD 2015). Zahnärzte, die sich rechtzeitig wappnen wollen, sollten sich frühzeitig die Unterstützung eines Steuerberaters sichern, der erfahren ist und der sich auf die Steuerbelange von Heilberufen spezialisiert hat.