Finanzen 08.03.2023

Zum optimalen Handling von Kosten in der Fachzahnarztpraxis



Zum optimalen Handling von Kosten in der Fachzahnarztpraxis

Foto: Viktoria Kurpas – stock.adobe.com

Ein effizientes Kostenmanagement ist ein wichtiges Thema, mit dem sich Kieferorthopäden auseinandersetzen sollten – der folgende Beitrag der Steuerberater Marcel Nehlsen und Michael Stolz hilft dabei.

Preissteigerungen bei Verbrauchsmaterialien, erhöhte Energiekosten und seit Jahren steigende Personalkosten machen auch vor niedergelassenen Fachzahnärzten nicht halt. Eine Steigerung der Praxiseinnahmen in gleichem Umfang ist oftmals nicht möglich, sodass sich die Kostensteigerungen negativ auf den Gewinn der Praxis auswirken.

Zur Unterscheidung von Praxiskosten lassen sich verschiedene Kriterien heranziehen.

Kosteneinteilung nach Bereichen

Zum einen können die Kosten nach einzelnen Bereichen unterschieden werden, beispielsweise Personalkosten, Raumkosten, Kosten für Praxismaterial. Diese verschiedenen Kostenbereiche werden in der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) des Steuerberaters dargestellt. Durch den Vergleich mit Vorjahren können hier Entwicklungen in den einzelnen Kostenbereichen analysiert werden. Dadurch können Sie Veränderungen in der Kostenstruktur erkennen und die Ursachen erforschen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen ergreifen. Daher sollten Sie Ihrem Steuerberater regelmäßig die Unterlagen für die Erstellung der Finanzbuchhaltung übermitteln, sodass er Ihnen zeitnah die BWA zur Verfügung stellen kann.

Einzelkosten versus Gemeinkosten

Ein weiteres Kriterium zur Unterscheidung ist die Zuordnungsmöglichkeit. Kosten, welche einem einzelnen Behandlungsfall zugeordnet werden können, werden als Einzelkosten bezeichnet. Diese entstehen, wenn eine Behandlung durchgeführt wird. Die übrigen Kosten ohne konkrete Zuordnung werden als Gemeinkosten bezeichnet. Hierunter fallen beispielsweise Energiekosten und Wartungskosten.

Fixe und variable Kosten

Außerdem können Kosten noch in fixe und variable Kosten unterschieden werden. Kosten, welche unabhängig von der Praxisleistung anfallen, bezeichnet man als Fixkosten. Die Praxismiete ist ein typisches Beispiel für Fixkosten. Die monatliche Miete für die Praxisräumlichkeiten bleibt unverändert, egal, wie viele Patienten behandelt werden. Die Personalkosten sind ein Sonderfall unter den fixen Kosten, man spricht von sogenannten „sprungfixen“ Kosten. Die Einstellung einer neuen Arbeitskraft führt zu einem sprunghaften Anstieg der fixen Personalkosten. Die fixen Kosten sind für den selbstständigen Fachzahnarzt von besonderer Bedeutung, da diese Kosten anfallen, egal, ob in der Praxis viel oder wenig Umsatz erwirtschaftet wird. Im Gegensatz zu den fixen Kosten sind die variablen Kosten abhängig von den durchgeführten Behandlungen. Je mehr Patienten behandelt werden, desto höher sind beispielsweise die Kosten für Verbrauchsmaterialien.

Entwicklung der Praxiskosten

In den meisten Praxen zeigt sich die Tendenz, dass die Fixkosten steigen. Analysieren Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater den Kostenverlauf und stellen Sie die Frage: Wie wirkt sich eine gestiegene Zahl an Behandlungsfällen auf meine Praxiskosten aus? In starken Wachstumsphasen ist es oftmals so, dass die Praxiskosten überproportional zu den Einnahmen steigen. Diese „Wachstumsschmerzen“ sind normal. Wächst die Praxis, dann werden neue Räume angemietet und zusätzliches Personal angestellt. Dies verursacht ab dem ersten Tag Kosten, obwohl die Einnahmen erst später zufließen. Doch sollten Sie darauf achten, dass das überproportionale Wachstum der Praxiskosten gebremst wird. Das langfristige Ziel ist ein degressiver Kostenverlauf. Das heißt, dass mit steigender Anzahl der Behandlungsfälle die Kosten je Fall sinken. Solche Degressionseffekte erreicht man beispielsweise dadurch, dass man die vorhandenen Ressourcen besser nutzt. Eine Maßnahme ist zum Beispiel, die Leerlaufzeiten zu minimieren und somit die vorhandene Praxiseinrichtung besser auszulasten oder die Praxisöffnungszeiten auszuweiten bzw. flexibler zu gestalten.

Wie lassen sich Kosten reduzieren?

Routinierte Arbeitsabläufe, ein gutes Qualitätsmanagement und effiziente Prozesse in der Praxis führen dazu, dass mit den vorhandenen Ressourcen mehr Behandlungen durchgeführt werden können und die Kosten pro Behandlungsfall sinken. Unsere Erfahrung zeigt, dass Praxen mit einer besonders niedrigen Kostenquote nicht dadurch glänzen, dass sie jeden Euro zweimal umdrehen und ihren Mitarbeitern unterdurchschnittliche Gehälter bezahlen, sondern sich in der Regel durch eine gute Organisation der Praxisabläufe auszeichnen. Vermeiden Sie unnötige Doppelarbeiten, reduzieren Sie die Patientendurchlaufzeiten und verschlanken Sie Abläufe in der Praxisverwaltung, um Kosten pro Behandlungsfall zu senken.

Stellschrauben Mitarbeiter und Material

Die Optimierung der Arbeitsabläufe in der Praxis ist eine Daueraufgabe. Beschäftigen Sie sich regelmäßig mit den Prozessen Ihrer Praxis, um Potenziale zur Steigerung der Produktivität zu erkennen. Investieren Sie in die Aus- und Fortbildung Ihrer Mitarbeiter. Selbstverständlich sind regelmäßige Fortbildungen zunächst mit zusätzlichen Kosten verbunden. Doch gut ausgebildete Mitarbeiter helfen Ihnen bei der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen und bringen eigene Ideen ein. Außerdem können Sie Mitarbeiter mit entsprechenden Kenntnissen bei Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben einbinden, sodass Ihnen mehr Zeit für die Behandlung von Patienten bleibt. Schöpfen Sie die Möglichkeiten der Lohngestaltung aus, sodass Ihren Mitarbeitern mehr netto vom Bruttogehalt bleibt. So senken Sie die Personalkosten, ohne dass Ihre Mitarbeiter auf Gehalt verzichten müssen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die gesetzlichen Möglichkeiten. Zur Senkung der Kosten für das Praxismaterial ist eine Überwachung der vorhandenen Materialbestände notwendig. Vermeiden Sie, dass Praxismaterial das Verfalldatum überschreitet und daher entsorgt werden muss. Durch den Einsatz einer Materialwirtschaftssoftware behalten Sie den Überblick über Ihren Materialbestand und bestellen nur das, was auch tatsächlich benötigt wird.

Fazit

Nicht nur aufgrund der derzeitigen Situation ist es ratsam, sich regelmäßig mit den Praxiskosten zu beschäftigen. Analysieren Sie, gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, die Struktur Ihrer Praxiskosten. Durch Einzelmaßnahmen lassen sich Kosten sparen. Der Weg zu einer niedrigen Kostenquote führt aber regelmäßig über Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz.

Dieser Beitrag ist in den KN Kieferorthopädie Nachrichten erschienen.

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