Foto: © Stokkete - Shutterstock

Zahnärzte müssen ihren Patienten heute weit mehr bieten als fachlich einwandfreie Behandlungen, denn die Entscheidung für oder gegen eine Praxis fällt meist mit dem dort gebotenen Service. Dieser ist aber nur so gut wie die Organisation der täglichen Aufgaben.

Eine Vielzahl von Informationen und Daten, die zwischen Rezeption, Behandlungszimmer, Reinraum, Röntgenraum oder Labor ausgetauscht werden, sind ein wichtiger Faktor im Workflow der Praxis. Funktionieren die damit verbundenen Abläufe reibungslos, sinkt das Risiko von Störungen, die auch zulasten der Patienten gehen, wie Wartezeiten, zusätzliche Röntgenaufnahmen usw. Fehler entstehen nicht selten durch die falsche oder unzureichende Weitergabe oder Verarbeitung von Daten. Eine weitgehend papierlose Verwaltung vereinfacht nicht nur den Datentransfer, sondern ermöglicht dem Zahnarzt auch besondere Serviceangebote.

Platzsparende Multitalente

Immer mehr Praxisbetreiber entdecken die Vorteile der digitalen Verwaltung für sich und profitieren davon, dass ihnen alle wichtigen Fakten und Dokumente schnell und zuverlässig zur Verfügung stehen – denn moderne EDV bildet sämtliche Prozessabläufe des zahnärztlichen Alltags ab. Das Team kann die Praxissoftware deshalb von der Terminplanung über die Leistungserfassung bis hin zu Diagnostik und Abrechnung nutzen, wobei die digitale Karteikarte zentrale Informationsquelle ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Karteikarten und Patientenakten erfordert die elektronische Variante auch keine sperrigen Schränke zur Lagerung. Das Team kann den gesetzlichen Pflichten zu Aufbewahrung und Dokumentation deshalb nachkommen, ohne Papierberge anzuhäufen. Den so gewonnenen Raum kann der Zahnarzt gewinnbringend nutzen, zum Beispiel durch ein zusätzliches Röntgenzimmer oder den Ausbau der Prophylaxe.

Mehr Service durch flexible Software

Eine leistungsstarke und flexible Software versetzt den Zahnarzt zudem in die Lage, eine individuelle Servicekultur in seiner Praxis zu implementieren. Die Vorteile entstehen bereits bei der elektronischen Terminplanung, die das Risiko von Doppelbelegungen oder Leerläufen vermindert. Besonders serviceorientiert ist die Messeneuheit, die der Softwareanbieter Dampsoft bei der IDS in Köln vorstellt. Das Unternehmen entwickelte ein Online-Terminmanagement für die effiziente und flexible Terminplanung und stellt dabei sicher, dass sich das Onlinetool unkompliziert per Link auf der Praxiswebsite integrieren lässt. So können Zahnärzte ihren Patienten eine zusätzliche und kostenlose Leistung anbieten. Sobald sich ein Patient im Terminbuchungsportal registriert hat, stehen ihm alle Funktionen zur Verfügung – wie beispielsweise das Suchen, Buchen, Verschieben oder Absagen von Terminen. Diese Art des Online-Terminmanagements entlastet die Zahnarztpraxis spürbar, insbesondere an der Rezeption, die damit 24 Stunden geöffnet ist. Außerdem kann der Betreiber jederzeit und überall auf das Terminbuch seiner Praxis zugreifen und so flexibel von unterwegs Behandlungstermine einplanen, verschieben oder absagen.

Kommunikationsstarke Helfer

Patienten an die Praxis zu binden ist wirtschaftlich überlebenswichtig. Deshalb sollte eine Software auch Optionen bieten, die Kommunikation zu fördern. Zum Beispiel durch Funktionen, mit deren Hilfe die Rezeptionskraft per Mausklick Kurzinformationen über den Patienten auf der elektronischen Karteikarte einblenden kann, die sie vorher hinterlegt hat. Private Details wie Hobbys, Jahrestage oder besondere Interessen des Patienten können in ein kurzes Begrüßungsgespräch mit einfließen und stärken so die persönliche Note der Praxis. Für den Zahnarzt selbst hat die EDV außerdem Potenzial bezüglich der Qualität der Patientenberatung: Während des Gesprächs kann er auf Röntgenbilder oder Fotos auf dem iPad zurückgreifen und geplante Behandlungsschritte so mit visueller Unterstützung besser erklären. Möglich wird diese Art der Darstellung durch entsprechende Schnittstellen, die eine Verbindung zwischen Röntgengeräten oder Intraoralkameras mit der Software herstellen. Der niedergelassene Zahnarzt muss in seiner Funktion als Unternehmer auch betriebswirtschaftlich denken und scheut deshalb vielleicht Kosten, die durch die Installation einer geeigneten Praxis-EDV entstehen. Die Ausgaben für diese Investition relativieren sich jedoch schnell, wenn der Zahnarzt die Effizienzsteigerung in den Praxisabläufen gegenrechnet.