Branchenmeldungen 12.11.2025
Material & Lager – but make it Endo: Schwerpunkt Lagerhaltung
share
Jedes Teammitglied sollte wissen bzw. schnell und einfach herausfinden können, wo was gelagert wird, welche Mengen vorhanden sind und wann die Nachbestellung erfolgen muss. Zudem erfordern bestimmte Materialien spezielle Lagerbedingungen, die erfüllt werden müssen (Kühlung, staubgeschützte Lagerung etc.).
Lagerräume und Schränke müssen grundsätzlich kühl, trocken, lichtgeschützt und staubarm sein. Es sollte nicht direkt über dem Boden gelagert werden, besser ca. 30 cm über Bodenniveau. Dichtungslippen an den Türen halten Staub und Feuchtigkeit ab und reduzieren den regelmäßigen Pflegeaufwand. Für die turnusmäßige Reinigung und Desinfektion der Lagerflächen empfiehlt sich eine wiederkehrende Erinnerung im Terminkalender oder QM-System der Praxis. Im Medikamentenkühlschrank muss arbeitstäglich eine Temperaturkontrolle mittels digitalem Min-Max-Thermometer erfolgen.
Gefahrstoffe sollten idealerweise gesondert und in kleinen Mengen gelagert sowie in ein Gefahrstoffverzeichnis aufgenommen werden. Hier müssen spezielle Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, z. B. ausreichende Belüftung, Schutz vor Hitze, Lagerung in abwischbaren, stabilen Regalen sowie auf chemikalien- und flüssigkeitsdichten Oberflächen.
Für mehr Übersichtlichkeit können Lagerflächen z. B. nach Behandlungsschritten vorsortiert werden. Zugehöriges Begleitmaterial sollte dabei in der Nähe zum Hauptprodukt lagern. Lauf- und Greifwege können so optimiert und der Nachfüll- sowie Bestellvorgang vereinfacht werden. Damit keine abgelaufenen Produkte in Umlauf kommen, sollte beim Verräumen frischer Ware das Prinzip First in, first out beherzigt werden: Neues konsequent hinten einsortieren, Altes nach vorne ziehen, abgelaufene Produkte aussortieren. Beschriftete Lagerflächen oder Musterfotos sowie Lagerpläne sorgen für zusätzliche Ordnung.
Möchte man Platz sparen und auf voluminöse Umverpackungen verzichten, sollte man unbedingt Verwechslungen ausschließen. Dafür die Produkte selbst oder die Lagerkisten mit der genauen Artikelbezeichnung kennzeichnen (Barcode, Foto oder Beipackzettel) und Öffnungs- sowie Verbrauchsdaten auf den Einzelpackungen notieren. Spezielle Behälter und Boxen für Material bringen Ordnung ins Chaos. Verschiedene Hersteller bieten spezielle Farbcodierungen oder Boxensysteme an. Klare Kunststoffboxen sind übersichtlicher, stapelbare Boxensysteme helfen bei der Organisation von Material und sind platzsparend. Silikonstopper am Boden verhindern Wegrutschen.
Optimale Bestandsplanung
Die Bestimmung der idealen Bestellmenge sowie das Vorhalten der entsprechenden Lagerflächen stellt Praxen immer wieder vor Herausforderungen. Neben der Analyse von Verbräuchen anhand von Lieferscheinen und softwaregestützter Verbrauchslisten eignet sich die sog. ABC-Analyse. Diese teilt sämtliche Materialien und Vorräte in der Praxis in drei Kategorien ein.
Unter Kategorie A fallen niedrige Bestände, aber ein hoher Warenwert. Für diese hochpreisigen Materialien sollte ein auftragsbezogenes Bestellsystem geführt werden. Man bestellt also „just in time“, z. B. für eine terminierte endodontische Spezialbehandlung. Hier kann man gut Rabatte nutzen und Preise vergleichen. Eine dauerhafte Lagerung ist aufgrund der Gefahr von Wertverlust durch Ablaufdaten oder Sterilität nicht empfehlenswert. Das Material hat einen hohen Anteil am Wert der zugehörigen zahnärztlichen Leistung bzw. der Abrechnungsposition und muss genau kalkuliert und berechnet werden.
Kategorie B umfasst teurere, aber regelmäßig angewendete Materialien wie Feilen- oder Stiftsysteme. Hier lohnt es sich, die Preisentwicklung dauerhaft zu verfolgen und zu vergleichen. Es besteht meist ein mittlerer Lagerbestand, da das Material zwar regelmäßig verwendet und schnell griffbereit sein muss, aber nicht als typisches Durchlaufmaterial gilt.
Kategorie C schließlich umfasst typisches Verbrauchsmaterial wie Papierspitzen, Desinfektionsmittel oder Spülflüssigkeiten. Vorratsbestellungen in Großpackungen, Kauf auf Abruf oder, falls möglich, hohe Lagermengen ergeben hier Sinn.
Materialkosten im Fokus
Lagerhaltungskosten dürfen nicht an Patienten weitergegeben werden (§ 4 Abs. 3 GOZ), dafür aber alle Kosten, die bis zur Anwendung an Patienten entstanden sind, also Kaufpreis inkl. Mehrwertsteuer sowie Versand. Achtung: Rabatte müssen weitergegeben werden. Zur optimalen Kalkulation sollten alle berechnungsfähigen Materialien aufgelistet und regelmäßig überprüft werden. Insbesondere Preise für Anästhetikum, manuelle sowie maschinelle Feilensysteme sowie Spülflüssigkeiten variieren mitunter stark. Achtung auch bei Änderung der Verpackung oder Systemumstellungen. Die Einzeldosen müssen dann neu berechnet werden. Grundsätzlich sollte nicht mit den Listenpreisen kalkuliert werden. Besser tagesaktuelle Preise inkl. individueller Konditionen der aktuellen Rechnung entnehmen oder im Depot erfragen. Außerdem die Mehrwertsteuer nicht vergessen.
In der endodontischen Behandlung spielt die sog. Zumutbarkeitsgrenze eine wichtige Rolle. In der GOZ ist genau beschrieben, welche Materialien dem Patient in Rechnung stellt werden dürfen und welche mit der jeweiligen Gebührenziffer abgegolten sind (siehe § 4 GOZ). Dabei wird jedoch oft in der Praxis die sog. Zumutbarkeitsgrenze außer Acht gelassen. Diese besagt, dass auch grundsätzlich mit der Gebührenziffer abgegoltene Materialien gesondert berechnet werden dürfen, wenn die Materialkosten höher liegen als der 1,0-fache Satz der zugehörigen Gebührenposition. Werden hochpreisige Materialien eingesetzt, sollte man dies auf jeden Fall prüfen.
Lagermanagement im QM verankern
Verfahrensanweisungen (VA) dienen der Visualisierung einzelner Schritte im Bestellprozess, der Lagerhaltung sowie der Materialverwendung. Stichworte oder ein Ablaufdiagramm mit Fotos und Links sind hier sinnvoller als ausformulierte Texte. Mit der VA sollen sich auch neue Teammitglieder schnell einlesen können, um z. B. die zuständigen Verantwortlichen kurzfristig zu vertreten. In diesem Zusammenhang ist eine Liste der Verantwortlichkeiten sinnvoll. Darin sollte ein oder mehrere Lagerverantwortliche bzw. Einkaufsverantwortliche sowie deren Stellvertreter mit klaren Aufgaben und Befugnissen benannt werden. Im Bestellprozess hilft eine Lieferantenübersicht in Tabellenform mit Links zu Onlineshop, Zugangsdaten, Kundennummer, Ansprechpartner etc. Gleiches gilt für Materiallisten als Kurzübersicht in Tabellenform. Ergänzt werden können diese Listen mit Anwendungsbereich, Lagerplatz sowie Mindest- und Bestellmengen. Tipp: Bei Gefahrstoffen das zugehörige Sicherheitsdatenblatt sowie die Gebrauchsanweisung verlinken. Im Fall von Lieferengpässen ergibt es Sinn, Alternativprodukte oder andere Bezugsquellen mit aufzunehmen. Wird aus Platzmangel viel Material auf wenig Raum gelagert, lohnt sich ein Übersichtsplan für einzelne Lagerschränke oder Regalböden. Ein quartalsweise terminierter Lager-Check mit Sichtprüfung aller Lagerorte, Bestandsprüfung, Verbrauchskontrolle sowie ggf. Grundreinigung, Lageroptimierung sowie ein Check der Ablaufdaten runden das Lager-QM ab.
Endodontie Journal
Das Endodontie Journal richtet sich an alle auf die Endodontie spezialisierten Zahnärzte im deutschsprachigen Raum und ist eine der führenden Zeitschriften in diesem Fachbereich. Das Themenspektrum des vierteljährlich erscheinenden Magazins reicht von praxisorientierten Fallberichten über klinische Studien bis hin zu Updates aus Forschung, Technik, Recht und Praxismanagement.
