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Die Rechtslage in diesem Bereich ist sehr eindeutig und wird immer wieder durch neue Gerichtsurteile bestätigt: Was in einer Patientenakte nicht schriftlich dokumentiert wurde, hat nicht stattgefunden und kann demzufolge auch nicht abgerechnet werden.

Fehlerquelle 4

Durch den großen Personalmangel fühlen sich viele Mitarbeiter/-innen stark überlastet und sind oft nicht mehr in der Lage, die vielen Aufgaben im Verwaltungsbereich einer Zahnarztpraxis zu bewältigen. Dies führt unweigerlich zur Unzufriedenheit, zur Verschlechterung der Arbeitsqualität und zu Verlusten im Bereich der Abrechnung.

Lösungen

• Das Führen einer Patientenakte ist immer Teamarbeit (ZA, ZFA und Verwaltung)
• Offene Kommunikation zwischen Abrechnungsmanagerin und Behandler über den Umfang und die Art der Dokumentation (mehr Klartext!)
• Optimierung von Arbeitsabläufen – Wo entstehen Verzögerungen ­z. B. durch fehlende Leistungsdokumentationen, kurzfristige Klärung von Rückfragen, Vermeidung von „Hängepartien“
• Zuständigkeiten eindeutig definieren, um ständige Unterbrechungen im Workflow zu vermeiden
• Feste Tage und Abläufe für bestimmte Aufgaben einplanen (z. B. HKP-Erstellungen)

Fehlerquelle 5

Verletzung der Dokumentationspflicht: Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen (z. B. Vorwurf eines Behandlungsfehlers, Verletzung der Aufklärungspflicht) oder einer Wirtschaftlichkeitsprüfung führt eine unzureichende Dokumentation immer zu unangenehmen Problemen in der Beweisführung.

Lösungen

• Die Patientenakte ist so zu führen, dass befugte Personen (z. B. ein weiterbehandelnder Arzt oder im Streitfall Justiziare) genau nachvollziehen können, was Bestandteil der Behandlung war (Was ist wann und wie erfolgt?)
• Erstbefunde, Anamnese, Untersuchungsbefunde, Therapievorschläge, Risiko-, Alternativ- und wirtschaftliche Aufklärung dürfen nicht fehlen!
• Auf eine digitale Dokumentation umstellen und sich in die Praxis­verwaltungssoftware einarbeiten (z. B. Checklisten für Aufklärung und Einwilligung anlegen)
• Mündliche Absprachen und Patientengespräche müssen ebenfalls dokumentiert werden
• DIE DAISY-Dokumentations-Checklisten nutzen!

Fehlerquelle 6

Fehlende Abrechnungskenntnisse aufgrund un­regelmäßiger Fortbildung des gesamten Teams. Kontrolle auf Richtigkeit und Vollständigkeit kann nicht oder nicht vollständig erbracht werden.

Lösungen

• Externe und interne Abrechnungsmanager auf vorhandene Qualifikationen prüfen und ggf. weiterbilden
• Behandler müssen sich mit dem Thema Abrechnung befassen, auch wenn die Abrechnung von Mitarbeitern durchgeführt wird. Die Behandler selbst sind für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Abrechnung verantwortlich.
• Stillstand nicht zulassen! Man muss sich regelmäßig auf den neuesten Stand anpas­-sen (z. B. DAISY-Fortbildungen im Frühjahr und im Herbst)

ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis

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Dieser Beitrag ist in der ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis erschienen.

Seit 32 Jahren ist die ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis das führende Wirtschaftsmagazin für den Zahnarzt. Als General-Interest-Titel deckt sie das gesamte Spektrum der Praxisführung ab.

Das Wirtschaftsmagazin zählt mit seinen 12 Ausgaben im Jahr und einer Auflage von 40.800 Exemplaren zu den frequenz- und auflagenstärksten Titeln im deutschen Dentalmarkt. Zudem enthält jede Ausgabe das Supplement „ZWP spezial“, in dem besondere Themen vertieft werden.

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