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Praxismanagement 01.11.2017

Fehlzeiten von Mitarbeitern: Gründe und Prävention

Gudrun Mentel
E-Mail:
Fehlzeiten von Mitarbeitern: Gründe und Prävention

Die Fakten alarmieren: In 2015 war der Krankenstand so hoch wie seit 16 Jahren nicht.1 Zu den Hauptauslösern zählen Erkrankungen des Muskel-Skelett-Systems und psychische Erkrankungen. Gerade bei Letzteren ist eine steigende Tendenz zu beobachten. Mittlerweile geht schon jeder 7. Fehltag auf psychische Krankheiten zurück. Der folgende Beitrag zeigt die Ursachen für Fehlzeiten von Mitarbeitern in Zahnarztpraxen auf und gibt Tipps, wie die Praxisleitung diese Situation proaktiv verbessern kann.

Lange Zeit galt Stress am Arbeitsplatz als Hauptursache für derartige Fehlzeiten von Mitarbeitern. Ebenso die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt, das gestiegene Arbeitstempo und die Arbeitsdichte und die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes. Nun zeigt eine neue Studie2 den klaren Zusammenhang zwischen der Unter-nehmenskultur und dem Gesundheitsrisiko der Mitarbeiter auf. So ist jeder Vierte, der seine Unternehmenskultur als schlecht bewertet, auch mit der eigenen Gesundheit unzufrieden. Bei jenen Mitarbeitern, die ihr Unterneh- men dagegen als positiv erleben, ist es nur jeder Zehnte.

Positive Unternehmenskultur

Was macht eine gesundheitsfördernde Unternehmenskultur aus Sicht der Mitarbeiter aus? Neben der Vergütung und eventueller Sozialleistungen werden der Umgang mit Veränderungen, und wie diese mit den Betroffenen abgesprochen werden, als wichtig empfunden. Ebenso ist die Möglichkeit, auf wichtige Entscheidungen Einfluss zu nehmen, für Mitarbeiter ein positiver Aspekt bei der Unternehmenskultur. Die wichtigsten Wünsche sind jedoch, eine Wertschätzung der eigenen Arbeit zu bekommen und dass der Arbeitgeber hinter einem steht. Diesen Wünschen steht die Realität aber entgegen: Nur die Hälfte der Beschäftigten erleben diese Loyalität tatsächlich oder werden für gute Arbeit gelobt. Wie können diese Erfahrungen im Führungsalltag berücksichtigt werden? Wir stellen Ihnen ausgewählte Instrumente für den Praxisalltag vor, die gleichermaßen erfolgreich und leicht umsetzbar sind.

Es sind die Informationsprozesse, die für die erfolgreiche Zusammenarbeit wichtig sind. Mitarbeiter benötigen rechtzeitig und zielgerichtet jene Informationen, die für ihre tägliche Arbeit von Bedeutung sind. Daher ist es sinnvoll, ihnen diese proaktiv und zeitnah zur Verfügung zu stellen. Die Praxisleitung kann eventuell auftretenden Gerüchten und den damit einhergehenden Unsicherheiten bei allen Beteiligten ein Ende bereiten.

Loyalität unter Beschuss

Erfahrungsgemäß haben solche Gerüchte enorme Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit und die Motivation aller Beteiligten. Nicht nur, dass viel Zeit in Spekulationen investiert und damit die Unsicherheit wie in einer Spirale verstärkt wird. Sie binden vor allem viel positive Energie – selbst bei leistungsstarken und motivierten Mitarbeitern. Dies kann über einen kurzen Zeitraum gerade von diesen Leistungsträgern kompensiert werden. Auf Dauer oder bei häufigen Anlässen kann dies zu einem Empfinden von übermäßigem Stress, Ohnmacht und Enttäuschung führen. Besonders bei loyalen und leistungsbereiten Mitarbeitern ist dann möglicherweise mit einer Verschlechterung des Gesundheitszustandes, später mit einer Erhöhung der Fehlzeiten und/oder sogar der inneren Kündigung zu rechnen.

Bewiesenermaßen sind es nämlich genau jene Leistungsträger, die besonders stark unter den Gerüchten leiden, weil sie sich der Praxis und dem Chef in besonderer Weise nahe fühlen und diese Loyalität gegenüber den Kollegen aushalten müssen. Viele empfinden dies als große Belastung – trauen sich aber nicht, der Praxisleitung dies mitzuteilen. Rechtzeitige, regelmäßige und proaktive Informationen aller Beteiligten verhindern diese Prozesse, schaffen Vertrauen und entlasten Mitarbeiter und Praxisleitung gleichermaßen.

Proaktiver Informationstransfer

Eine Möglichkeit der proaktiven Information sind Teambesprechungen. Finden diese regelmäßig statt und umfassen einen festen Zeitrahmen, werden sie kalkulierbar für den einzelnen Mitarbeiter und damit Teil der Teamkultur. Mitarbeiter erfahren hierbei zeitnah und proaktiv, welche Wünsche die Praxisleitung hat und in welcher Weise das Team davon betroffen ist. Insbesondere bei Veränderungen, die das Arbeitsumfeld oder die Zuständigkeiten angeht, ist eine zeitnahe Information sehr wichtig. Betroffene benötigen sachliche Gründe, um sich auch emotional mit den Folgen, die es für sie persönlich hat, auseinandersetzen zu können. Gerade dieser Prozess benötigt erfahrungsgemäß Zeit und Raum, um bei den Betroffenen eine Akzeptanz zu schaffen, indem die Unsicherheit über das Neue genommen und eine Bereitschaft für die anstehenden Veränderungen geweckt wird. Durch Informationen werden Betroffene zu Beteiligten.

Für eine weitere Gruppe ist die regelmäßige Teilnahme an Teamsitzungen von besonderer Wichtigkeit: Jene Mitarbeiter, die in Teilzeit angestellt sind oder die sich in Elternzeit befinden, benötigen regelmäßige Informationen über Veränderungen im Praxisablauf und die Auswirkungen auf ihr persönliches Arbeitsfeld. Ein positiver Effekt hierbei ist die emotionale Bindung an die Praxis und damit an den Arbeitgeber.

Proaktive Informationen sind gerade zu Beginn einer Tätigkeit in einer neuen Praxis für den einzelnen Mitarbeiter sehr wichtig. Einmal ist das Motivationslevel in den ersten Monaten so hoch wie nie während einer Beschäftigungsdauer: Der neue Mitarbeiter möchte sich schnell und gut integrieren und besonders dem neuen Chef seine berufliche Handlungskompetenz beweisen. Gerade weil so viel Neues auf ihn einströmt, was zum Beispiel die Praxiskultur oder die neuen Behandlungsabläufe angeht, sind schnelle und zielgerichtete Informationen eine zentrale Entlastungs- und Integrationsmöglichkeit. Neben regelmäßigen Gesprächen ist eine Broschüre über die – für ihn wesentlichen Informationen – eine sehr effiziente Möglichkeit der Information und damit seiner Integration. Damit wird verhindert, dass er andere Kollegen fragen muss und ständig auf deren Hilfe angewiesen ist. Dies ist für beide Seiten aufwendig, stressig und frustrierend. Mit proaktiver Information legt die Praxisleitung die Spielregeln für das Miteinander im Team fest und überlässt es nicht dem Zufall bzw. den informellen Führern in einem Team.

Fazit

Proaktive und zielgerichtete Information sorgen im Praxisalltag für eine effiziente Entlastung bei der Mitarbeiterführung. Behandler können sich dadurch auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren oder den gewonnen Spielraum für sich persönlich nutzen.

1 Gesundheitsreport 2016 | DAK-Gesundheit
2 Fehlzeiten-Report 2016 | AOK-Bundesverband

Der Beitrag ist in der ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis 10/2017 erschienen.

Foto: Peshkova – shutterstock.com
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