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Praxismanagement 04.03.2021

Online-Anamnesebogen: Perfektes Beispiel digitaler Transformation

Online-Anamnesebogen: Perfektes Beispiel digitaler Transformation

Foto: Dr. Michael Visse

Die Erhebung der Anamnese bei Neupatienten ist die wichtigste Maßnahme, um Risikofaktoren (Vorerkrankungen, Medikamentennutzung) zu erkennen, Erwartungen an die Behandlung sowie individuelle Patientendaten (wie Name, Adresse, Rechnungsempfänger, Art der Krankenversicherung, bestehende Zusatzversicherungen etc.) abzufragen. Dies entspricht der Erfahrung des Patienten, der eine solche Maßnahme zudem in Zusammenhang mit der Fürsorgepflicht der Praxis erwartet. Weiterhin ist ein Anamnesebogen im Rahmen der Dokumentationspflicht nach § 630c Patientenrechtegesetz gesetzlich vorgeschrieben. Der vom Patienten ausgefüllte Anamnesebogen ist damit nicht nur ein bewährtes Instrument für jede Praxis, sondern hat auch juristische Bedeutung.

Anamnese analog: Zeit und Geduld sind gefragt

Um den Prozess zu vereinfachen, haben die allermeisten Praxen einen standardisierten Fragenkatalog in Form eines Anamnesebogens entwickelt. In aller Regel wird dieser beim ersten Besuch des Neupatienten im Wartezimmer ausgefüllt. Einige wenige Praxen versenden den Anamnesebogen vorab per Post oder bieten ihn zum Download auf der Website an. So können Patienten ihn in aller Ruhe von zu Hause aus ausfüllen.

Die Erhebung und Dokumentation der Anamnese erfordern jedoch bei allen Beteiligten Arbeit, Zeit und Geduld.

Anamnese digital: Qualifizierte  Verbesserung

Strategisches Ziel bei der Erhebung der wichtigsten Anamnesedaten ist die Umwandlung bislang analoger Prozesse in neue digitale Abläufe inklusive Datenverarbeitung und -speicherung in der Praxisverwaltungssoftware von ivoris. Eine solche digitale Transformation erleichtert die Arbeit, beschleunigt tradierte Prozesse und ist daher für jede Praxis mit einem unschätzbaren Vorteil verbunden. Als Spezialist für digitale Praxisprozesse bietet iie-systems seinen Anwendern seit vielen Jahren leistungsstarke digitale Lösungen. Absicht ist es, Praxisprozesse effizienter zu gestalten und dabei gleichzeitig ein perfektes Anwendererlebnis für Patienten zu bieten. Zahlreiche Kolleginnen und Kollegen vertrauen der innovativen Technologie und nutzen die erprobten Anwendungen bereits.

Beispiel: Digitale Gestaltung des Erstkontaktes bei Neupatienten

Hier gibt es zwei mögliche Szenarien: Neupatienten können über die Website der Praxis online einen Termin buchen. Die Terminbestätigung erfolgt in Echtzeit und erhält einen Link zum Anamnesebogen. Oder: Der Neupatient meldet sich telefonisch in der Praxis. Der in ivoris vergebene Termin löst eine Terminbestätigung mit Anamnesebogen in der iie-systems-Anwendung aus.

Vergleichbar ist dieser Prozess mit einer Banküberweisung. Der ausgefüllte Anamnesebogen wird verschlüsselt an die Praxis übermittelt. Über die Schnittstelle ivoris connect erfolgt eine automatische Synchronisation der Daten aus dem Bogen. Alles ist perfekt aufeinander abgestimmt und entlastet die Mitarbeiterin an der Anmeldung. Von diesem erprobten Konzept profitieren die iie-Anwender bereits seit neun Jahren (Abb. 1).


Abb. 1: Wird der Erstkontakt mit dem Patienten digital realisiert, ist das mit zahlreichen Vorteilen für die Praxis verbunden. © Dr. Michael Visse

Vorteile für den Patienten 

  • Ausfüllen des Anamnesebogens ist ganz in Ruhe und ohne Stress am PC oder Handy möglich.
  • Aufenthalt im Wartezimmer/Wartezeit wird verkürzt.
  • Praxis wird automatisch als fortschrittlich beurteilt, da sie außergewöhnlichen digitalen Patientenservice bietet. Dies vermittelt dem Patienten ein gutes Gefühl.

Vorteile für die Praxis

  • Alles basiert auf optimierter Internettechnologie, sofortiger Start ohne Installation von Software möglich.
  • Mehrfach geprüftes Verfahren, das allen Vorschriften des Datenschutzes nach Art. 32 EU-DSGVO entspricht
  • Sofortige Arbeitserleichterung und Zeitersparnis an der Rezeption
  • Qualifizierte Patientendaten liegen bereits vor dem Besuch des Patienten vor
  • Erhebliche Reduzierung von Übertragungsfehlern
  • Lästiges Scannen und Import des Bogens in die Praxisverwaltungssoftware entfällt
  • Rechtssichere digitale Unterschrift des Anamnesebogens durch den Patienten möglich
  • Kontaktloses Verfahren schützt Mitarbeiter und Patienten und reduziert die Verweildauer im Wartezimmer (Corona-konform).

Innovativ und kostengünstig: digitale Lösung bei nicht zurückgeschicktem Anamnesebogen

Wenn der neue Patient den über die Terminbestätigung verschickten Anamnesebogen nicht ausgefüllt und zurückgeschickt hat, muss auf den analogen Bogen zurückgegriffen werden. Einige Praxen nutzen alternativ ein Tablet zur Erhebung der Anamnese. So war es bislang. Hier hat das Entwicklerteam vom iie-systems ganz aktuell jedoch eine neue und außergewöhnliche Lösung geschaffen, die einfacher und schneller ist sowie ohne hohe Kosten für ein Tablet auskommt. Patienten können über einen QR-Code den auf mobile Endgeräte optimierten Anamnesebogen im Wartezimmer einfach und schnell auf ihrem eigenen Handy ausfüllen und hier auch digital unterschreiben (Abb. 2).

Abb. 2: QR-Code mit dem Smartphone scannen und schon kann der Anamnesebogen auf dem eigenen Handy ausgefüllt und digital unterschrieben werden. © Dr. Michael Visse

Alles ist problemlos und intuitiv zu verstehen, sodass der Patient nicht überfordert wird. Dieser Aspekt ist wichtig, denn der erste Besuch in einer Arztpraxis stellt nicht selten eine unangenehme Stresssituation dar. Den bisherigen Erfahrungen zufolge reduziert die Nutzung des eigenen Handys zum Ausfüllen des Anamnesebogens den Stress des Patienten signifikant. Die Daten werden in Echtzeit synchronisiert und entsprechend strukturiert in die Praxisverwaltungssoftware importiert.

Vorteile für die Praxis

  • Keine eigenen teuren Tablets notwendig
  • Keine zeitraubende Suche nach einem freien Tablet
  • Erklärung zur Nutzung und Rückgabe des Tablets verzichtbar
  • Notwendige Verbindung der Tablets über WLAN entfällt
  • Kontaktlos, daher mehr Sicherheit für Mitarbeiter und Patienten (Corona-konform)
  • Keine aufwendige Reinigung/Desinfektion der Tablets

Digital aufbereitete Daten: wertvoller Rohstoff mit ungeahntem Potenzial

Neben der rein medizinischen Anamnese werden im Rahmen des Fragebogens weitere relevante Faktoren abgefragt. Wie sind Sie auf die Praxis aufmerksam geworden? Wer ist Ihr Zahnarzt? Wie sind Sie versichert? Liegt eine Zusatzversicherung vor? Erfolgt regelmäßig eine professionelle Zahnreinigung (Individualprophylaxe)? Wie bewerten Sie den Service unserer Praxis?Die Antworten auf diese strategisch wichtigen Fragen werden anonymisiert in einer KI-Anwendung verarbeitet (Abb. 3). Die Daten werden anonymisiert zusammengeführt und für die iie-Anwender in einem Dashboard visualisiert.


Abb. 3: Die Daten werden mittels Künstlicher Intelligenz anonymisiert zusammengeführt und verarbeitet. © Dr. Michael Visse

Die zentrale Darstellung aller erhobenen Informationen garantiert eine perfekte Übersichtlichkeit und ermöglicht ganz neue Erkenntnisse. So wird beispielsweise auf einen Blick erkennbar, über welche Kanäle der Patient in die Praxis gelenkt wurde. Der zeitliche Verlauf erlaubt zudem, Veränderungen schnell zu realisieren und ggf. notwendige neue Maßnahmen ergreifen zu können. So wird der Anamnesebogen zusätzlich zu einem wertvollen Analyseinstrument und kann perfekt für die zukünftige Ausrichtung der Praxis genutzt werden.

Digitaler Ausblick

Heute wissen wir, dass die Corona-Pandemie ein Katalysator der Digitalisierung war und noch ist. Praxen, die sich nicht digital weiterentwickeln, stagnieren, verlieren mittelfristig den Anschluss und nehmen so erhebliche Wettbewerbsnachteile in Kauf.

Der digitale Anamnesebogen stellt den ersten Schritt in Richtung vollautomatisierte zukunftsweisende Prozesstransformation dar. Intelligent eingesetzt, bedeutet dies automatisch mehr Rechtssicherzeit und führt gleichzeitig zu Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung. Nicht zuletzt sind aber auch begeisterte Patienten ein Wettbewerbsvorteil, der keineswegs unterschätzt werden darf.

Intelligent abgestimmte und automatische digitale Prozessabläufe sind die Zukunft, die allerdings schon sehr bald Realität werden wird. Ob und wie schnell die eigene Praxis dabei ist, hängt von der individuellen Motivation und Bereitschaft ab.

Ziel von ivoris und iie-systems ist es, Praxen erfolgreicher zu machen und ihnen zu helfen, langjährig eingefahrene Routinen zu ändern und damit Prozesse zu optimieren. Dass dies weit mehr als eine Vision ist, zeigt der Erfolg der ständig wachsenden Anzahl der Anwenderpraxen. Deren Begeisterung ist für beide Teams Ansporn und Energieschub gleichermaßen, um immer wieder neue abgestimmte Anwendungen mit ungeahnten Möglichkeiten zu entwickeln. Im Fokus stehen dabei stets die Bedürfnisse der Patienten nach einfacher Anwendung auf der einen sowie das Bedürfnis der Praxen nach abgestimmtem digitalem Workflow auf der anderen Seite (Abb. 4).


Abb. 4: Die Implementierung der Anwendungen in den Praxisworkflow ist absolut einfach. © Dr. Michael Visse

Auf die Teams von iie-systems und ivoris ist Verlass. Die Experten stehen den Anwendern immer eng zur Seite. Gemeinsam möchten sie Ihnen zeigen, wie einfach die Implementierung der Anwendungen ist und welchen bislang unentdeckten Schatz die digitale Verarbeitung der Anamnesedaten für Ihre Praxis bedeutet.

Möchten Sie diesen Schatz finden und davon profitieren? Dann empfehle ich Ihnen zum Abschluss gerne die sinnvollen nächsten Schritte: Nehmen Sie Kontakt zu iie-systems bzw. ivoris auf. Lassen Sie Ihre Mitarbeiterinnen durch iie-systems schulen. Begeistern Sie Ihre Patienten mit neuem digitalem Service.

Dieser Beitrag ist in KN Kieferorthopädie Nachrichten erschienen.

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