Praxismanagement 19.05.2021

Outsourcing auch in Coronazeiten vorteilhaft

Outsourcing auch in Coronazeiten vorteilhaft

Foto: Andrey_Popov - Shutterstock.com

Bis zu 20 Prozent mehr Umsatz, weniger Personal- und Weiterbildungskosten, Auslagerung der Kommunikation mit Erstattungsstellen, störungsfreier Fokus auf die Behandlung der Patienten, stressfreier Praxisalltag – das sind nur einige der zahlreichen Vorteile, die das Auslagern des Abrechnungsmanagements für kieferorthopädische Praxen mit sich bringt. Darüber hinaus erweist sich das Outsourcing insbesondere auch während der Coronapandemie als vorteilhaft.

Outsourcing ist eine zwischenzeitlich bereits in vielen kieferorthopädischen Praxen unterschiedlichster Größe sehr erfolgreiche Lösung für das Abrechnungsmanagement. Dabei werden sämtliche Abrechnungsprozesse, die bisher innerhalb der Praxis vorgenommen wurden, an ein hochspezialisiertes Unternehmen abgegeben und von dort tagesaktuell im Hintergrund durch Online-Zugriff über TeamViewer oder VPN bearbeitet. Und das völlig störungsfrei für die Praxis.

Bestens ausgebildete, datenschutzgeprüfte Abrechnungsexperten

Die technischen Voraussetzungen und Grundlagen sind äußerst bewährt und haben schon vor langer Zeit auch in anderen Wirtschaftsbereichen Einzug gehalten. Dass in diesem Zusammenhang für den Dienstleister und die Praxis das Thema Datenschutz an vorderster Stelle steht, versteht sich von selbst. Gerade auch die Sensibilität medizinischer Informationen verlangt eine besondere Aufmerksamkeit. Diese erfüllt ein entsprechend qualifiziertes Outsourcing-Unternehmen unter anderem dadurch, dass man selbst über ausgebildete und offiziell geprüfte Datenschutzbeauftragte verfügt und die eigenen Mitarbeiter sich streng an die Datenschutzauflagen halten.

Sollten mitunter bei Praxisinhaber*innen diesbezüglich Bedenken bestanden haben oder noch bestehen, sind diese unbegründet, wie auch bestehende Kooperationen vielfach belegen. Die großen Vorteile, die das Outsourcing der Abrechnungsdaten für Praxen bietet, sollen nachfolgend aufgezeigt werden, wobei die Dramatik um die Coronapandemie und folgend die Aktualität um die Verlagerung von Arbeitsplätzen in das Homeoffice eine weitere Perspektive der Betrachtungsweise darstellen.

Zahlreiche Vorteile und Erleichterungen für die KFO-Praxis

Grundsätzlich bedeutet Outsourcing für die Praxen einen Qualitätsgewinn durch die erhöhte Konzentration der medizinischen Wertschöpfungseinheit Praxis auf die eigentliche Kernaufgabe, d. h. die Patienten und deren Behandlungen. Gleichzeitig erfolgt eine Umsatz- und Gewinnsteigerung durch die präzise Abrechnung der erbrachten Leistungen in Kenntnis der Komplexität der Zusammenhänge. Voraussetzung hierfür ist die besondere Kompetenz und das Fachwissen des jeweiligen Dienstleisters bzw. seines Personals. Erfahrungsgemäß werden durch Know-how und Vollständigkeit der Abrechnung mitunter bis zu 20 Prozent Mehrumsatz generiert!

Ein weiterer Aspekt ist die Reduzierung der Personalkosten innerhalb der Praxis. Personalkosten werden vielfach nicht richtig bewertet (das tatsächliche Bruttogehalt eines Mitarbeiters beträgt Faktor 1,7). Zudem kommt es zu einer Verlagerung des Personalrisikos und es muss keine teure Personalsuche erfolgen. Darüber hinaus können Probleme mit Personalausfällen, beispielsweise wegen Kündigung, Krankheit oder Schwangerschaft erst gar nicht entstehen. Auch fallen keine Kosten für Aus- und Weiterbildungen im Bereich der kieferorthopädischen Abrechnung an.

Als ein großer Pluspunkt ist die absolut verlässliche Kontinuität und Sicherheit im Abrechnungswesen zu nennen. Weder im Tagesgeschäft, im laufenden Quartal, noch bei der Quartalsabrechnung tritt Abrechnungsstress auf. Die Kommunikation bei etwaigen Rückfragen von Kassen, KZVen oder PKV wird komplett übernommen.

Sehr hoch zu bewerten ist darüber hinaus gerade auch die abrechnungstechnische Beratungsfähigkeit für die Praxisinhaber durch den entsprechenden Dienstleister. Dessen vielschichtige Kenntnisse und Erfahrungen, beispielsweise mit unterschiedlichen KZVen, sind aufgrund der täglichen Zusammenarbeit mit Praxen im gesamten Bundesgebiet zu jeder Zeit gewährleistet. Geballtes Wissen und umfangreiches Know-how, das wiederum der Praxis zum Vorteil gereicht. Dies betrifft beispielsweise auch den „Chefservice“, d. h. die Möglichkeit für Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber, sich auch außerhalb der Praxiszeiten mit gezielten Frage- oder Problemstellungen an das Outsourcing-Unternehmen zu wenden und entsprechend beraten zu lassen.

Für einen gestandenen Outsourcing-Dienstleister sind ferner auch die bei den Praxen im Einsatz befindlichen unterschiedlichen Abrechnungssoftwareprogramme keinerlei Problem. Man ist in allen gängigen Softwarelösungen firm und damit ad hoc in der Lage, systemunabhängig auch während des laufenden Quartals die anstehenden Aufgaben zu übernehmen. Die Flexibilität umfasst auch die ggf. anstehende Bearbeitung älterer Praxisvorgänge wie Nachprüfungen oder Nacherfassungen. Ferner, falls gewünscht oder erforderlich, schließt sie den Aufbau und die Einrichtung von weiterführenden zielgerichteten Organisations- und Abrechnungsstrukturen bis hin zur Anlage von Leistungskomplexen (Jumbos) in Softwareprogrammen mit ein, um die abrechnungstechnische Vollständigkeit zu gewährleisten und den Komfort zu erhöhen.

Corona und Homeoffice

Die Coronapandemie hat neben den leider zu beklagenden Toten auch die Verletzlichkeit von Wirtschaft und Gesellschaft gezeigt. Vielfach wurden Betriebe aufgefordert, ihre Mitarbeiter*innen im Homeoffice zu beschäftigen. Für Praxen kein einfaches, manchmal sogar unmögliches Unterfangen. Immerhin kann festgestellt werden, dass Praxen, die im Abrechnungsbereich mit einem externen Dienstleister zusammen arbeiten, sich auf eine nahtlose und verlässliche Bearbeitung der Daten verlassen konnten und in diesem Bereich Themen wie Homeoffice völlig zu vernachlässigen waren. Die bereits beschriebene Risikoabdeckung im Personalbereich konnte sich auch hier bestens bewähren.

Outsourcing bei Praxisneugründungen

Es kann festgestellt werden, dass immer mehr Praxisneugründer den abrechnungstechnischen Bereich von Beginn an einem Outsourcing-Unternehmen übertragen. Die Gründe liegen auf der Hand:

  • keine Personalkosten
  • die bereits erwähnte (von Anfang an) volle Konzentration auf den Behandlungserfolg
  • das Dienstleistungsunternehmen legt aufgrund der bestehenden vielschichtigen Erfahrung die erforderlichen Organisations- und Abrechnungsstrukturen
  • der Dienstleister steht von Anfang an mit Rat und Tat zur Seite
  • man kann sich 100 Prozent auf eine optimale Abrechnung verlassen.

Leistungen außerhalb bzw. im Zusammenhang mit der Abrechnung

Neben der Übernahme der abrechnungstechnischen Vorgänge besteht ggf. die Möglichkeit der Erbringung weiterer Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit dem Abrechnungswesen stehen, beispielsweise:

  • Versand der Privatrechnungen
  • Überwachung Zahlungseingang/Mahnwesen
  • Erstellung von Ratenverträgen
  • Ratenendabrechnungen
  • Zusammenarbeit mit evtl. vorhandenen Factoring-Unternehmen.

Resonanz von Outsourcing-Anwendern

Wie berichtet wird, sind Praxisinhaberinnen und -inhaber, die der Abgabe der Abrechnungsprozesse an einen externen Dienstleister zunächst mit gewissen Vorbehalten gegenüberstanden, über die positive Wirkung und Ausgestaltung der Zusammenarbeit sehr überrascht. Aussagen wie „Wenn wir gewusst hätten, wie gut das läuft, hätten wir den Schritt schon viel eher gemacht“ sind hier keine Seltenheit.

Outsourcing der kieferorthopädischen Abrechnungsdaten hat sich also bestens bewährt und stellt nicht nur eine Lösung von Personalproblemen dar. Es liefert zudem einen großen Baustein an Erleichterung und Qualitätsgewinn für die moderne KFO-Praxis, um den Anforderungen und der notwendigen Konzentration auf das Kerngeschäft noch besser gerecht zu werden.

Dieser Beitrag ist in KN Kieferorthopädie Nachrichten erschienen.

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