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Praxismanagement 14.12.2018

Kieferorthopädische Abrechnung per Fernzugriff

Kieferorthopädische Abrechnung per Fernzugriff

Die Zeit vor der Eröffnung einer eigenen Praxis gehört sicherlich zu den intensivsten Zeitabschnitten des Lebens. Es gilt, zahlreiche Entscheidungen zu hinterfragen und zu treffen, zahlreiche Gespräche mit Kollegen, Depots, Schreinern, Handwerkern usw. zu führen, den eigenen Lebensentwurf zu durchdenken und nicht zuletzt, passende und qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren.

Jeder einzelne Punkt könnte wohl eigene Buchkapitel füllen, aber allein die Mitarbeitersuche stellt einen sehr großen und bedeutenden Aspekt dar. So steht man beispielsweise schnell vor der Entscheidung, ob die Abrechnung – welche für den Praxiserfolg eine entscheidende Rolle spielt – entweder durch eine externe Dienstleistungsfirma oder intern durch eine gut ausgebildete, in der kieferorthopädischen Abrechnung geschulte Fachkraft ausgeführt werden soll.

Warum „Outsourcing“?

Ich habe mich für einen externen Dienstleister entschieden, in meinem persönlichen Fall für die Firma ZahnOffice Bauerheim, teils auch nur unter Zahnoffice bekannt. Denn in meinen Augen bietet diese Kooperation die Möglichkeit, sich unabhängig von klassischen Personalrisiken wie Krankheit, Ausfallzeiten, Urlaubswünschen oder im Extremfall sogar überraschenden Kündigungen zu machen. Darüber hinaus ist vom ersten Tag der Zusammenarbeit an bereits eine hohe fachliche Qualität sichergestellt. Zudem kann ich mich dadurch effizient und in Ruhe auf meine eigentlichen Kernaufgaben fokussieren.

Die Zusammenarbeit gestaltete sich schon bei der Praxisgründung sehr positiv, da Abläufe im Vorfeld ausgearbeitet werden konnten und bisher noch nicht existente Strukturen bereits optimiert aufgestellt wurden. Die zum Teil jahrzehntelange Erfahrung in der kieferorthopädischen Abrechnung kam mir als Neugründer natürlich sehr entgegen, da die fachzahnärztliche Ausbildung in diesem Bereich üblicherweise sehr gering ausfällt. Durch externe Fortbildungen und Seminare konnte ich zwar einiges erlernen, mir jedoch bestenfalls einen „Grundstock“ an Abrechnungswissen aneignen. Das Risiko von Honorarverlusten halte ich daher gerade in der Anfangszeit für sehr hoch.

Einen weiteren bedeutenden Faktor in der heutigen Zeit stellt sicherlich auch die Mitarbeiterrekrutierung dar. Die Personalsuche ist aktuell höchst schwierig, und die Personalkosten spielen in der Gesamtkalkulation einer Praxis eine entscheidende Rolle. Ich bitte daher, bei der Berücksichtigung des Vergleichs „Kosten Outsourcing“ versus „Kosten Abrechnungskraft vor Ort“ nicht nur das Bruttogehalt zu berücksichtigen, sondern auch weitere Nebenkosten (Sozialabgaben, Arbeitsplatz, PC, Verbrauchsmaterial, Energie, Urlaub etc.) einzukalkulieren.

Durch die Kooperation mit einem externen Dienstleister ist meiner Einschätzung nach somit sogar eine Kosteneinsparung möglich. Zeitgleich ist allerdings eine Qualität auf höchstem Niveau gewährleistet, welche anderweitig nur sehr aufwendig durch zahlreiche Fortbildungen und Erfahrungen mühevoll aufgebaut werden muss, sofern eine derartige Kompetenz überhaupt erreicht werden kann.

Wie sieht der Praxisalltag nach der Anfangszeit aus?

Auch im aktuellen Praxisalltag profitiert meine Praxis von der kurzfristigen Erreichbarkeit und den schnellen Strukturen. Aufgrund der heutigen IT-Voraussetzungen ist eine Anwesenheit vor Ort in keinster Weise mehr erforderlich, und ich hatte bisher auch nie das Gefühl, dass meine Praxis eine Abrechnungsbetreuung vor Ort nötig hätte. Im Gegenteil, durch den fehlenden Patientenverkehr halte ich die Erreichbarkeit sogar für deutlich besser. Mittels VPN ist rund um die Uhr eine Betreuung im Hintergrund möglich. Die tagesaktuelle Abrechnung durch ZahnOffice half mir insbesondere in der Anfangszeit, eine schnelle Übersicht über meine Leistungen zu erhalten und die weiteren Ausrichtungen zeitnah zu optimieren.

Auf was ist zu achten? Was sollte vermieden werden?

Selbstverständlich kann jede Abrechnungskraft – egal, ob vor Ort oder als externer Dienstleister – nur das erfassen, was auch dokumentiert wurde. Der Praxisinhaber muss daher weiterhin stets penibel auf eine lückenlose Führung und Dokumentation der Karteikarte achten. Ansonsten drohen Honorarverlust oder im schlimmsten Fall sogar juristische Konsequenzen.

Ohne eine stabile Internetverbindung ist kein Zugriff von extern möglich. Man verstärkt also durch Outsourcing seine Abhängigkeit von der IT und von seinem Telekommunikationsanbieter. Eine hochwertige Datensicherungsstruktur ist daher essenziell für die Praxis. Auch auf eine unterbrechungsfreie Stromversorgung ist zu achten. Updates oder Serveranpassungen sollten nur in Absprache mit der Abrechnungsfirma erfolgen, um Datenverluste zu vermeiden.

Resümee

In Zusammenarbeit mit dem externen Abrechnungsdienstleister (ZahnOffice Bauerheim) konnte ich einen extrem effizienten, rechtssicheren und kundenfreundlichen Ablauf integrieren und eine hohe Qualität sicherstellen.

Dieser Beitrag ist in den KN Kieferorthopädie Nachrichten erschienen.

Foto: Andrey Popov - Shutterstock.com
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