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Digitale Verwaltung gehört in immer mehr Zahnarztpraxen zum Alltag. Kein Wunder, denn eine durchdachte Software schafft nicht nur Platz und schnellen Zugriff auf relevante Daten, sondern unterstützt das Team auch beim Praxismarketing und zahlreichen Pflichten im Zusammenhang mit der Dokumentation. Damit die Umstellung der Abläufe auf Bits und Bytes nicht nur den Workflow verbessert, sondern auch den Ansprüchen des Gesetzgebers gerecht wird, sind jedoch wichtige Punkte zu beachten.

Im stressigen Praxisalltag sind Zahnarzt und Personal bei der Bewältigung einer Vielzahl von Aufgaben gefordert, die meist parallel zueinander anfallen. Diese Arbeitsschritte erfordern nicht 
nur ein besonders Maß an Sorgfalt – 
die zuständigen Mitarbeiter müssen auch lückenlos dokumentieren. Sperrige Aktenschränke, zerfledderte Terminkalender und unleserliche Patientenakten sind dabei nicht hilfreich. Digitale Verwaltung hingegen vereinfacht die täglichen Abläufe, minimiert Fehlerquellen und unterstützt das Team dabei, nachweislich gesetzeskonform zu arbeiten. So entlastet beispielsweise 
ein digitales Terminbuchmanagement die Fachkräfte an der Rezeption und elektronische Patientenakten stellen mit wenigen Klicks relevante Daten zur Verfügung.

Moderne Software leistet heute jedoch weit mehr, als Papier und Zeit einzusparen. Plant ein Praxisbetreiber beispielsweise den Aus- oder Aufbau 
seines Prophylaxeangebots, hilft das Programm bei der Entwicklung eines 
effektiven Recallsystems. Filter werten die einschlägigen Datensätze schnell und detailliert aus – zum Beispiel im 
Hinblick auf die Zugehörigkeit zu 
einer bestimmten Altersgruppe. Ebenfalls denkbar ist es, die Patienten elektronisch zu kategorisieren und so Kandidaten auszuwählen, die für eine Beratung über dentalästhetische Leistungen, wie Bleaching oder Veneers, 
infrage kommen. Eine in der digitalen Patientenkarte hinterlegte Markierung gibt dem Behandler einen entsprechenden Hinweis. Bei all den Möglichkeiten, die eine digitale Verwaltung eröffnet, spielen jedoch nicht nur Effizienz und Workflow eine Rolle – der 
Umgang mit der Software muss auch juristisch „wasserdicht“ sein.

Rund um die Behandlung 
abgesichert

Bei rechtssicherer Dokumentation kommt es nicht selten auf Detailwissen an, das in dieser Tiefe bei Behandler und Team nicht präsent ist. Branchenkundige Spezialisten wie die OPTI Zahnarztberatung GmbH empfehlen deshalb, sich den nötigen Überblick im Rahmen von Fortbildungsveranstaltungen zu verschaffen. Generell müssen alle Vorgänge vor, während 
und nach der Behandlung nachvollziehbar sein – auch weil eingegebene Abrechnungspositionen allein keineswegs als dokumentiert gelten. Die Bandbreite der zugänglichen Informationen reicht vom Grund, warum sich der Patient in der Praxis vorstellt, über die Beratung, verschiedene Behandlungsmöglichkeiten, entsprechende Aufklärung bis zu Empfehlungen im 
Zusammenhang mit der Nachsorge. Selbstverständlich muss auch die 
Einverständniserklärung des Patienten 
dokumentiert werden. Darüber hinaus ist es notwendig, festzuhalten, wer an einer Behandlung oder Operation beteiligt war und welche Instrumente und Medizinprodukte zum Einsatz kamen. 

Nachvollziehbare Abläufe 

Abgesehen von allen Fakten, die 
unmittelbar mit der Behandlung des 
Patienten zusammenhängen, fällt eine Vielzahl weiterer Vorgänge unter die 
Dokumentationspflicht. Dies betrifft nicht nur die gesamte Hygienekette, sondern auch das Thema Qualitätsmanagement. Als Beispiele sind hier 
der Hygieneplan, Arbeitsanweisungen oder Protokolle zur Geräteverwaltung zu nennen. So ist der Praxisbetreiber verpflichtet, dafür zu sorgen, dass seine Mitarbeiter in die Bedienung neu angeschaffter Geräte eingewiesen werden. Auch hierbei steckt der Teufel im Detail. Handelt es sich beispielsweise
um Medizintechnik, die elektrische Energie in den Blutkreislauf des Patienten einbringt, darf die Einweisung nur von externem Fachpersonal vorgenommen werden. Solche Apparaturen, zu denen unter anderem Defibrillatoren, Laser oder Elektrochirurgiegeräte zählen, werden im Geräteverzeichnis unter Anlage 1 geführt. Oft beinhaltet die rechtssichere Dokumentation zudem Vorgänge, die so gängig erscheinen, dass sie nicht ausreichend bedacht werden. So zum Beispiel die nachträgliche Änderung von Einträgen auf der elektronischen Patientenkarte. Ein solcher Nachtrag muss mit Änderungsdatum sowohl im elektronischen Datenstream als auch auf dem entsprechenden Ausdruck erkennbar sein.

Datenschutz und Identifikation

Datenschutz ist ein weiterer wichtiger Punkt im Rahmen der digitalen 
Verwaltung. Ein passwortgeschützter Zugang sorgt dafür, dass Unbefugte 
keinen Zugriff auf Patientendaten erhalten. Dies ist zum Beispiel von 
Belang, wenn ein Patient im Behandlungsraum mit PC auf den Zahnarzt wartet. Selbstverständlich ist der 
Praxisbetreiber auch verpflichtet, seine
EDV vor Viren und Hacker-Angriffen 
zu schützen.

Ein sensibles Thema ist außerdem die Qualität von Kennwörtern. In vielen 
Praxen ist es Usus, dass die Mitarbeiter ihre Initialen als Kennwort festlegen, was eine missbräuchliche Verwendung erleichtert. Nur ein qualitativ sicheres Kennwort gewährleistet eine eindeutige Identifikation, wer genau 
eine dokumentierte Handlung vorgenommen hat – eine bedeutende 
Voraussetzung für den rechtsgültigen Nachweis eines Vorgangs. 

Die elektronische Unterschrift

Hochentwickelte Software verfügt heute sogar über die Technik, Dokumente zu digitalisieren, die aus rechtlichen Gründen persönlich unterschrieben werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel Belehrungen oder Mehrkostenvereinbarungen. Geeignete Unterschriften-Pads ermöglichen es, die Unterschrift sowohl des Patienten als auch des Behandlers zu 
digitalisieren und zu speichern. Signifikante persönliche Merkmale wie Schreibgeschwindigkeit und Aufdruckstärke werden während der Unterzeichnung ebenfalls dokumentiert. Ein Schriftsachverständiger kann diese 
biometrischen Daten später ähnlich 
wie eine handschriftliche Unterschrift prüfen.

Fest steht

Die digitale Verwaltung unterstützt den Zahnarzt und sein Team in allen Belangen des Praxisalltags. Wer hierbei die Rechtssicherheit im Blick behält, hat bei einer Praxisbegehung oder bei gerichtlichen Auseinandersetzungen eine ideale Ausgangsposition.