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Praxismanagement 10.07.2018

„Prophylaxeprofis“ sind Optimierer

„Prophylaxeprofis“ sind Optimierer

Praxiswachstum durch Prophylaxe-Maßnahmen (Teil 3) 

Die Integration der Pro­phylaxe in das Behandlungsspektrum der Zahnarztpraxis eröffnet zusätzliche Einnahmepotenziale und stärkt die Patientenbindung. Aber es macht einen großen Unterschied, ob man den Prophylaxebereich so „nebenbei“ oder professionell betreibt. Steuerberater Professor Bischoff aus Köln stellt im folgenden dritten Teil seiner Reihe das Konzept der Optimierer vor. Dabei handelt es sich um Praxen, die permanent auf der Suche nach Verbesserungen der Behandlungs- und Orga­nisationsabläufe sowie der Kostenstrukturen ihrer Praxis sind und die durch hohe Auslastung das Einnahmenpotenzial der Prophylaxe maximieren.

Immer mehr Zahnärzte beschäftigen spezialisierte Kräfte, die ausschließlich Prophylaxeleistungen erbringen: eine Zahnmedizinische Prophylaxeassistentin (ZMP) oder sogar eine Dentalhygienikerin (DH). Letztere darf zusätzlich die Vor- und Nachbehandlung bei Pa­rodontalbehandlungen sowie begleitende Therapien von Zahnbett- und Zahnfleischerkrankungen durchführen. Sie ist zwar teurer, aber durch ihre erwei­terte Einsatzfähigkeit bei Aus­lastungsschwankungen auch vielseitiger einsetzbar. Praxen, in denen aus­gebildete Prophylaxemitarbeiter arbeiten, verfügen meist auch über einen eigenen Prophylaxeraum. Hier stehen eine spe­zielle Prophylaxebehandlungseinheit sowie entsprechende Hightech-Geräte zur Verfügung, mit denen schneller, effektiver und schmerzfreier behandelt werden kann als mit herkömmlichen Handinstrumenten. Bleaching kann eine sinnvolle Zusatzleistung zum Prophylaxeangebot sein, da die professionelle Zahnreinigung (PZR) als fester Bestandteil der Individualprophylaxe auch Voraussetzung für gute Ergebnisse beim Bleaching darstellt.

Vieles ist möglich bei guter Auslastung

Welche Ergebnisbeiträge mit dem vorstehend beschriebenen Konzept möglich sind, veranschaulicht das Beispiel von Dr. Dent:

Die Nachfrage nach Prophylaxeleistungen in der Praxis von Dr. Dent ist groß. Und die Rezeption sorgt für einen guten Recall. Deshalb hat sich Dr. Dent entschlossen, eine ZMP für 32 Stunden die Woche für 3.000 EUR Brutto­gehalt einzustellen. Ein eigenes Behandlungszimmer mit einer Prophylaxeeinheit steht bereits zur Verfü­gung. Durch seine Entscheidung er­höht Dr. Dent seine Praxiskosten um 3.000 EUR Bruttogehalt, um 600 EUR Arbeit­geberanteil (20 %) zur Sozialversicherung und um weitere Nebenkosten in Höhe von 300 EUR monat­lich für Lohnabrechnungen, Fortbildung etc. Hieraus ergeben sich jährliche feste Personalkosten von 46.800 EUR durch die ZMP.

Bei Berücksichtigung von Urlaub, Fortbildung und üblichem Krankheitsstand könnte eine ZMP mit einer Arbeitszeit von 32 h/Woche 1.344 Stunden p. a. behandeln.1 Dr. Dent geht aber bei seinen Berechnungen von einer zunächst realistischen 85%igen Auslastung der ZMP aus. Den Patienten wird die Prophylaxe­behandlung im Durchschnitt mit 100 EUR in Rechnung gestellt.

Inklusive Rüstzeiten kalkuliert Dr. Dent pro Behandlung durchschnittlich eine Stunde.

Insgesamt ergeben sich hieraus jähr­liche Einnahmen von 114.240 EUR (85 % von 1.344 Std. = 1.142,40 Std. x 100 EUR/Stunde).  Die Ergebnis­verbesserung der Praxis beträgt 48.105 EUR (Tabelle 1).

Wie viele Prophylaxebehandlungen sind mindestens notwendig?

Bevor Dr. Dent die ZMP einstellt, möchte er aber wissen, wie viele Behandlungen im Monat notwendig sind, damit zumindest alle zusätzlichen Kosten abgedeckt sind. In der Betriebswirtschaftslehre spricht man vom Break Even. Im Beispiel sind dafür rund 50 Behandlungen pro Monat erforderlich. Mit jeder darüber hinausgehenden Behandlung erhöht sich der Gewinn der Praxis um 89,50 EUR pro Be­handlung (Tabelle 2).2

2. Beste Performance erfordert ständige Optimierung

Ein niedergelassener Zahnarzt erwirtschaftet in Deutschland durchschnittlich einen Gewinn von 157.300 EUR pro Jahr.3 Die PZR hat das Potenzial, diesen Gewinn nachhaltig zu erhöhen. Entscheidend kommt es auf die Aus­lastung an. Hierfür sind Performance und ständige Optimierung ausschlaggebend. Für den Praxisinhaber gibt es viele Ansatzpunkte:

1. Erfahrene und engagierte Fachkräfte arbeiten motiviert, schnell und ge­nau. Behandlungstechnisch und kommunikativ gut geschult, beraten sie überzeugend und geben kompetente Auskünfte. Sie entlassen zufriedene Patienten und damit
potenzielle Empfehler aus der Behandlung.

2. Die moderne Ausstattung des Prophylaxezimmers mit spezieller Behandlungseinheit und Hightech- Prophylaxegeräten ermöglicht ergonomisches und zügiges Arbeiten auf der Basis von modernen Behandlungsprotokollen, wie z.B. GBT (Guided Biofilm Therapy). Patienten verlassen nach einer schmerzfreien Behandlung die Praxis mit einem positiven Gefühl.

3. Die freundliche und konsequente Erinnerung der Patienten an die meist halbjährliche professionelle Zahnreinigung wird erfahrungs­gemäß dankbar aufgenommen. Denn den meisten Menschen mangelt es heute an Zeit und nicht an Gesundheitsbewusstsein. Ein bedarfsgerechtes Recallsystem schafft also eine intensive Patientenbindung und generiert Pro­phylaxeeinnahmen, auch wenn die Zähne gesund sind.

4. Je kürzer die Wartezeiten und je freundlicher der Service, desto lieber kommen Patienten wieder. Im Sinne einer optimalen Auslastung ist es also die höchste Pflicht einer engagierten und erfahrenen Terminmanagerin, für Patienten­absagen möglichst schnell Ersatz zu finden.

Je besser die Performance der Praxis in diesen Bereichen, desto höher die Auslastung. Läuft das System nicht mehr rund, hat das spürbar nega­tive Folgen. Wird zum Beispiel das zuvor genannte Auslastungspotenzial von 85 Prozent nur um 25 Prozent we­niger ausgeschöpft, so verringern sich die Ergebnisbeiträge im Beispiel von Dr. Dent von 48.105 EUR auf 17.937 EUR pro Jahr, also um etwa 62 Prozent! Rechnerisch ist das leicht nachzuvollziehen, da die Kosten für Raum und Personal ja auch anfallen, wenn keine Patienten behandelt werden (Tabelle 3).


Dagegen belasten Investitionen in Technik das Ergebnis nur geringfügig. Würde Dr. Dent beispielsweise bei gleicher Auslastung doppelt so viel in die Behandlungstechnik investieren, so würde sich das Ergebnis im Beispiel nur um 10,4 Prozent verringern. Dazu eine Anmerkung: Die Potenziale, die sich durch verkürzte Behandlungszeiten mit moderner Technik erschließen können, finden hier keine Berücksich­tigung.

Fazit

Die Prophylaxe kann auch bei kleine­ren Praxen den Pra­xis­gewinn deutlich erhöhen. Dies gilt insbesondere dann, wenn es gelingt, Arbeitsabläufe und Auslastung nach­haltig zu optimieren. Der hohen Aus­lastung der ZMP/DH kommt dabei wirtschaftlich eine große Bedeutung zu, zu der es ohne die professionelle Performance des Praxisteams gar nicht erst kommt.

Wer als Zahnarzt die Entwicklung sei­ner Praxiszahlen immer im Blick haben will, der sollte sich quartalsweise von sei­nem Steuerberater anschauliche Auswertungen (siehe Grafik 1 und 2) zur Verfügung stellen lassen. Denn Grafi­ken machen die Entwicklung der Wirtschaftlichkeit des Prophylaxebereichs und seiner Aus­lastung sichtbar. Dies erleichtert die nachhaltige Opti­mierung und erfolgreiche Steuerung der Praxis auch in diesem Bereich.

Ausblick: Eine Steigerung dieses Optimiererkonzepts trifft man in Groß­pra­xen an, die aufgrund der hohen Anzahl an Be­handlern über einen so großen Pa­tientenstamm verfügen, dass sie das Prophylaxezentrum wie ein eige­nes Unternehmen führen können. Mit den wirtschaftlichen Chancen und Risiken, die in solchen Konzepten schlummern, befasst sich der letzte Beitrag dieser Reihe.


1 32 Stunden/Woche x 42 Arbeitswochen = 1.344 Stunden p.a.

2 100 EUR pro Behandlung – (100 EUR x 10,5 % anteilige Praxiskosten) = 89,50 EUR Ergebnisbeitrag.

3 vgl. KZBV Jahrbuch 2017.

Der Beitrag ist in der ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis 5/2018 erschienen.

Foto: contrastwerkstatt – stock.adobe.com
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