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Microsoft kündigt den Support für Windows 7, und DICOM wird zum verpflichtenden Kommunikationsstandard für medizinische Daten. Beide Änderungen betreffen Software, Datensicherheit und die gesamte Praxis-IT, und die Neuerungen werden schon ab dem 1. Januar 2020 wirksam. Ein rechtzeitiges Handeln ist daher unumgänglich und zeitlich noch gut machbar, wenn man es richtig anpackt.

Die Einstellung des Supports für Windows 7 dürfte so manchen PC in der Praxis betreffen. Man kann ihn entweder isolieren und in Kombination mit einem Drucker als Schreibmaschine nutzen oder auf Windows 10 updaten. Allerdings ist es nicht damit getan, schnell mal das Update von Windows 7 auf Windows 10 aufzuspielen, denn es hängt so vieles daran. Es sind nicht nur die offensichtlichen Dinge, wie das Praxisverwaltungsprogramm oder die Röntgensoftware, sondern manchmal Kleinigkeiten: das Konfigurationsprogramm der Telefonanlage, eine Faxfunktion für den PC, eine Anruferkennung im Verwaltungsprogramm, der ältere Scanner für Dokumente, das Programm für die Monitorkonstanz, die BarcodeLesegeräte, die Übertragungssoftware für die Steridaten, die Banksoftware und so weiter.

Die Maßgabe lautet daher: all dies einmal notieren, dabei auch an selten oder nie verwendete Programme denken und alles mit einem Profi besprechen. Der ist idealerweise mit dem bestehenden Praxisequipment vertraut. Technisch nicht funktionieren dürfte das Update einer Windows 7Version, die ihrerseits aus einem Update des noch älteren Windows XP hervorgegangen ist. Dann muss ein neuer Rechner her. Dies kann auch eine Gelegenheit darstellen, die Grundfrage nach dem optimalen System auf den Tisch zu bringen und sich hier gegebenenfalls neu einzurichten (z. B. Umstieg auf Apple).

Die richtigen Vorgaben für die eigene IT-Infrastruktur

Wer diese Aufgabe jetzt anpackt, verfügt über ein ausreichendes Zeitfenster und kann das Update ohne zusätzliche Lizenzzahlungen an den Hersteller Microsoft vornehmen. Letzteres gilt jedenfalls zurzeit noch – wie lange, ist unklar. Wenn Windows 10 läuft, bleibt das IT-System der Praxis als Ganzes dennoch eine Dauerbaustelle wie der Kölner Dom. Um nur ein Beispiel zu nennen: Da wird eines der turnusgemäßen Microsoft-Funktionsupdates eingespielt und plötzlich funktioniert die Röntgensoftware nicht mehr. Oft handelt es sich dabei um eine ältere Software und ihr Treiber (Programmteil zur Gerätekommunikation und Gerätesteuerung) kommt mit der upgedateten Windows 10-Version nicht klar. Dieses Risiko lässt sich minimieren, indem die Praxis an ihr IT-Equipment klare Anforderungen stellt:

Alle Geräte sind über ein Netzwerk angebunden. Die Software ist in modernen, verbreiteten Programmiersprachen geschrieben (z. B. Java, C#, C++) und lässt sich ohne vorherige Installation direkt starten (z. B. vom USBStick aus). Es gibt regelmäßige kostenfreie Updates und eine klar umrissene Zukunftsplanung (z. B. Planmeca Romexis, Abb. 1 bis 5).

Nun hat man als Praxisinhaber selbstverständlich immer auch die Nulloption: „Ich unternehme zunächst nichts, und vielleicht läuft Windows 7 ja noch eine ganze Weile störungsfrei.“ Was im Sinne einer konservativen Investitionspolitik sinnvoll klingt, wird jedoch schon bei der ersten kleinen Störung risikoreich. Denn von Microsoft ist für Windows 7 nun keine Hilfe mehr zu erwarten. Insbesondere sucht das Unternehmen nicht mehr nach Sicherheitslücken. Da die Praxis täglich mit sensiblen Daten umgeht, muss sie sich allein schon aus diesem Grund von Windows 7 verabschieden.

Die rechtfertigende Indikation ist immer anzugeben

Sensible Daten spielen ebenso eine große Rolle beim Kommunikationsstandard DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine). Dabei geht es nicht primär um ein Dateiformat, sondern um die Norm für die Weitergabe von Bildern als DICOMDaten, die DIN 6862-2. Sie definiert, welche Informationen in Form sogenannter „Tags“ an das Bild geheftet werden müssen.

Diese Metainformationen lassen sich über Identifikationsnummern eindeutig zuordnen. Welche Tags für welche Art Daten verwendet werden müssen, empfohlen sind oder optional angegeben werden können, ist im DICOM- Standard festgelegt. Institutionen oder Gesetzgeber können aber auch Tags verpflichtend machen, die im Standard nicht enthalten sind.

Nun könnte man meinen: „Wenn ich meine Röntgenbilder an eine zahnärztliche Stelle oder an einen Gutachter oder zwecks Falldiskussion an einen Studienkollegen sende, verwende ich dabei den DICOM-Standard, und alles ist gut.“ Dies ist jedoch zu kurz gedacht. Denn eine Rundum-sorglos-Kommunikation garantiert DICOM schon deswegen nicht, weil aktuell keine Software auf dem Markt ist, die die in der deutschen Norm geforderten Tags automatisch enthält.

Doch Rettung naht: Manche Programme ermöglichen eine nachträgliche Eingabe der Zusatzinformationen (z. B. Planmeca Romexis) für jedes Bild. Eine Information ist besonders hervorzuheben: Anders als noch bei der vorherigen Veröffentlichung der DIN 6862-2 (Veröffentlichung: 2011) fordert die aktuelle Version (Veröffentlichung: 2019) in jedem Falle die Angabe der rechtfertigenden Indikation, das heißt: Warum die Aufnahme notwendig war, muss mit dem Bild selbst weitergegeben werden, bevorzugt in den DICOM-Tags (0040,1002) oder (0040,100A) oder auch an anderer Stelle oder als Textdatei oder als Ausdruck.

Aber bereits beim internen Datentransfer ist Vorsicht geboten. Zum Beispiel wird die rechtfertigende Indikation nie über die ältere Schnittstelle vom PVS (Praxisverwaltungssystem) an das BVS (Bildverwaltungssystem) übertragen. Stattdessen muss sie nachträglich manuell wieder als Tag angehängt werden.

Aktuell modernisiert der Verband deutscher Dental-Software Unternehmen e.V. (VDDS) seine Media-Schnittstelle VDDS-DICOM. Diese schafft dann die Datenübertragung ohne den Informationsverlust.

Fazit für die Praxis

Eines ist klar: Die IT-Infrastruktur ist für eine Praxis genauso lebenswichtig wie die Dentaleinheiten oder Röntgengeräte. Ein gutes IT-Konzept, dokumentierte Notfallprozeduren („Wie spielt man ein Back-up ein“) und auch eine „Jahreswartung“ gehören dazu. Außerdem stehen aktuell zwei TopThemen auf der Agenda:

1. Wenn noch Windows 7 eingesetzt wird, ist es jetzt Zeit für eine saubere Planung des Umstiegs auf Windows 10. Dabei ist auch der Praxisserver in die Überlegungen einzubeziehen. Alles, was vor Windows-Server 2012 R2 liegt, basiert noch auf Windows-Versionen vor 10 und sollte ebenfalls aktualisiert werden. Die Umsetzung muss nicht zwingend vor dem 1. Januar 2020 erfolgen, dann aber zeitnah.
2. Unerlässlich ist eine Prüfung, ob die Praxis DICOM-Daten einlesen kann. Denn Daten von Kollegen sollten nur noch in diesem Kommunikationsstandard eintreffen. Dazu gehört auch ein Test der praxisinternen Schnittstellen: Leiten sie die Tags/Zusatzinformationen zuverlässig weiter?

Wer diese beiden Punkte bis zum Jahresende bearbeitet und gegebenenfalls einen IT-Experten mit intimer Kenntnis des Praxisequipments zu- rate zieht (empfehlenswert!), sichert sich einen geruhsamen Jahreswechsel oder kann – je nach persönlicher Disposition – mit ruhigem „IT-Gewissen“ an Silvester ausgelassen feiern.

Autor: Tobias Bauer

Der Beitrag ist in ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis erschienen.

Foto: Sikov – stock.adobe.com